在庫管理のやり方・基礎編　成功事例から在庫管理システムの選び方までわかりやすく解説

在庫管理の適切なやり方を知らずに行うと、企業の業績に深刻な影響を及ぼすことがあります。より効果的な在庫管理をするために知っておくべき、在庫管理の基本からよくある課題の解決方法、効率的な管理の重要性、そして現状の把握と整理の手順を解説します。

さらに、紙・エクセル・在庫管理システムの違いと導入メリット・デメリットを比較します。在庫管理システムの成功例や失敗しないためのポイントまで紹介しますので、自社に合う在庫管理方法を検討する参考にしていただければと思います。

在庫管理とは何か 

在庫管理とは、必要な製品や材料を適切な量、適切な時期に保有し、需要に応じて効率的に供給できるように管理するプロセスです。在庫管理を正しく行うことで、コスト削減、顧客満足度の向上、そして最終的には企業の収益性向上に繋がります。

また、常に最新の在庫状況を把握できる体制があれば、予測不能な市場の変動にも対応しやすくなります。よって、在庫管理を適切に行うことは、企業の持続可能性を確保するために重要といえます。

在庫管理の業務

在庫管理には、大きく分けて以下3つの業務があります。

• 入出庫の記録・管理
• 棚卸し
• 在庫の保管・整理

企業によっては、上記に加えて需要予測や在庫分析、発注管理まで在庫管理の業務として行うケースもあります。

入出庫記録・管理

日々の入出庫の記録・管理は、正確な在庫管理に欠かせない業務です。入出庫情報を正確に記録することで、欠品や過剰在庫を防ぎ、適正在庫を保ちます。

また、常に正確な入出庫管理ができていると、適切な発注計画にも役立ちます。発注数量は所要量と現在庫数から算出するため、在庫管理と発注管理は密接に関係しています。

→ 在庫管理と発注業務の関係と重要性とは

棚卸し

棚卸しは、実際の在庫数と記録上のデータが一致しているかを確認する作業です。定期的な棚卸しを実施することで、誤差の発生を防ぎます。

棚卸しには一斉棚卸と循環棚卸があり、状況に応じて使い分けます。日頃から正確な在庫情報を維持できれば、

→ 棚卸しとは？よくある課題と解決策、システム導入の注意点を解説

在庫の保管・整理

在庫の適切な保管・整理も、ピッキング作業や管理業務を効率化するために重要です。品目ごとに適切な保管方法を決め、取り出しやすい配置にすることで、作業スピード向上やスペースの有効活用ができます。

特に、在庫保管時は先入れ先出しを行えるように気をつけることが望ましいといえます。古い在庫から順に使用することで、品質の劣化を防止できます。

在庫管理の重要性と目的

適切な在庫管理を行うことで、不必要な在庫コストの削減、需要の変動に対応する柔軟性の向上、顧客からの信頼獲得につながります。効率的な在庫管理がビジネスにもたらす5つのメリットは以下の通りです。

キャッシュフローの改善

適切な在庫管理で過剰在庫を抑えると、在庫として滞留する資金を削減できます。資金繰りが良くなるとキャッシュフロー改善に繋がり、事業活動への投資や新たなチャンスに資金を回すことができます。

保管・管理コストの最適化

在庫過多を防ぐと、保管スペースや管理費用、廃棄ロスなどの無駄なコストを削減できます。また、在庫の回転を効率化することで、最適な在庫レベルを維持し、経費を抑制します。

顧客満足度の向上

適正な在庫管理で欠品や納期遅延を防止し、製品を安定供給できると、顧客満足度の向上が期待できます。売上機会の損失も回避でき、顧客からの信頼によりリピート受注に繋がる可能性も高くなります。

生産計画・発注計画の精緻化

日頃の在庫管理のデータを蓄積し、正確に把握・分析できるようになると、生産計画や発注計画にも役立ちます。

過去の販売データや在庫の動きから、どの在庫品がどれだけの頻度で動くのかがわかると、生産計画のための需要予測に役立ちます。また、生産計画に応じて必要な原材料を適切な数量で発注できれば、欠品による生産遅延なども防げます。

経営判断の精度向上

在庫管理システムなどで精緻に在庫データを分析できると、経営者の意思決定にも役立ちます。リアルタイムでの在庫状況の把握は、どの製品がよく生産・販売されているかを把握することを意味します。

これらのデータを需要の変動やトレンドの予測に活用できると、経営者はデータに基づいた意思決定を迅速に行えます。データ駆動型（データドリブン）な意思決定により、事業戦略を強化するためにも、在庫管理は非常に重要です。

在庫管理のよくある課題

在庫管理は製造業において重要なプロセスですが、多くの企業がさまざまな課題に直面しています。紙ベースやエクセルでの管理に起因するミス、在庫管理表と実在庫の数量に生じる差異、そして在庫過多や欠品が顧客満足度や経営に与える影響など、これらの課題は企業の効率性と収益性に大きく影響します。

紙やエクセルの管理でミスが多発する

多くの中小・中堅企業では、今でも紙やエクセルを使った在庫管理が行われています。誰でも手軽に取り入れやすい一方で、入力ミスや情報の非同期化など、さまざまな問題が起きやすいというデメリットがあります。

よくあるアナログな在庫管理の課題は、以下の通りです。

• 紙の棚札や在庫管理表への書き忘れ
• 手書き文字の書き損じ・読み間違え
• エクセル手入力時の入力ミス
• 手書きやエクセルでの管理の手間がかかる
• リアルタイムでの情報更新や共有が難しい

データの手入力は時間がかかるだけでなく、誤りが発生しやすいため、誤った情報に基づいた判断が行われる可能性があります。

これは、紙とエクセルによる在庫管理に課題を感じている企業のごく一例です。同じ悩みを持つ中小企業は少なくありません。

在庫管理表と実在庫の数量に差異が生じる

在庫の記録と物理的な在庫量の間に差異が生じることも、製造業においてよくある問題です。在庫数の差異の主な原因は、製品の紛失、盗難、記録ミスなどです。この在庫数の差異が大きいと、棚卸工数も増えやすく、業務負荷が増えやすくなります。

在庫の差異には、在庫不足（欠品）と在庫過多の2パターンがあります。それぞれ、以下の問題を引き起こす可能性があります。

	問題点
在庫不足（欠品）	・原材料の急ぎ手配により、調達単価が割高になる可能性大 ・急ぎ生産の差し込みによる生産現場の負荷増大納期遅延リスク
在庫過多	・在庫の長期保存で品質低下や死蔵品（デッドストック）となるリスクあり ・在庫コスト増加によるキャッシュフロー悪化

このような在庫リスクに直面すると、生産計画や顧客への納品に悪影響を及ぼす可能性もあります。多くの企業は、在庫管理表の情報を信用できない場合、現場への在庫確認を都度行うという対処をします。在庫確認の手間は、現場・管理者双方の負荷となり、業務効率化の妨げとなります。

在庫過多や欠品で顧客満足度や経営に影響が出る

在庫管理の不備が在庫過多や欠品という形で現れると、顧客満足度の低下や経営上の問題を引き起こします。

在庫過多は、不必要な保管コストや資本の浪費によるキャッシュフロー悪化につながります。対して欠品は、顧客の信頼や売上機会の損失リスクがあります。「この会社は欠品が多く、納期遅延も多いから、他の会社に注文する」という事態になりかねません。

在庫管理のやり方

次に、適切な在庫管理のやり方を具体的に解説します。以下の手順を踏み、自社に合う在庫管理の手法を採用することが重要です。

• 手順1：在庫管理の現状把握と整理
• 手順2：適正在庫の設定
• 手順3：自社に合う在庫管理のやり方を選定
• 手順4：入出庫記録の方法を選定

手順1：在庫管理の現状把握と整理

在庫管理の最初のステップは、現状を正確に把握し、整理することです。新工場の立ち上げなどの状況を除くと、まずは在庫の状態を分析し、自社の課題を整理するところから始めます。

具体的には、どの製品が最も価値が高いか、または最も頻繁に動いているか、滞留しやすい在庫はあるか等を分析します。

■在庫分析に役立つ具体的な手法

ABC分析	在庫品を売上高や利益貢献度に基づいてカテゴリー分けする方法 ・在庫品をA・B・Cの3グループに分類することで、優先順位をつけて管理 ・売上貢献度が高い在庫は、工数をかけてでも欠品を防ぐよう管理するなど、リソース配分の判断が可能
在庫回転率の分析	一定期間内に在庫がどのくらいの速さで売れているかを示す指標 ・在庫回転率は高い方が望ましいが、高すぎると欠品リスクあり ・在庫回転率が低いと、過剰在庫の可能性大
在庫回転期間の分析	在庫を売り切るまでの平均日数 ・日次で集計するケースが多く、年次で算出することが多い ・在庫回転率より細かい管理が可能在庫回転期間が長いと、過剰在庫の可能性大

生産管理システムや在庫管理システムを使用していない場合は、自社管理の在庫管理表や、売上データや棚卸しをもとに分析します。

手順2：適正在庫の設定

適正在庫とは、顧客の需要を満たすために保持する必要がある最適な在庫の量を指します。適正在庫数を定めることで、常に保つべき在庫水準の目標を定め、過剰在庫や在庫不足を防ぎます。

また、欠品を防ぐべき重要製品に関しては、適正在庫とは別に安全在庫も設定すると、リスクを低減できます。安全在庫とは、急な需要変動や仕入先からの納期遅延といった事態に備えるための最低限の在庫水準です。適正在庫を一時的に下回る場合も、安全在庫だけは下回らないように管理することで、生産の遅れや欠品を防止できます。

→ 安全在庫の計算方法や管理方法はこちら

手順3：自社に合う在庫管理のやり方を選定

自社の在庫管理の現状や目指すべき適正在庫を把握したら、自社の特性に合わせた在庫管理方法を選定します。

代表的な在庫管理の手法は、以下の通りです。在庫管理と発注管理は密接な関係にあるため、発注管理手法も合わせて紹介します。

■在庫管理（＋発注管理）の手法

ロケーション管理	入荷頻度や倉庫スペースを加味し、在庫品ごとに効果的なロケーションを設定 ・固定ロケーション管理 ・フリーロケーション管理 ・ダブルトランザクション
定量発注方式（発注点方式）	在庫が一定数量（発注点）を下回った時点で在庫を発注する管理方法 ・発注の手間を抑えられる ・需要変動が多いと対応しづらい
定期発注方式	決められた周期で在庫数確認・発注 ・高単価品や需要変動が大きい品物に向いている ・都度発注数を計算する手間が必要
ダブルビン方式	2つの容器のうち1つの在庫がなくなったら発注する方法 ・簡単な管理方法で欠品を防げる ・在庫過多にならないよう注意が必要
かんばん方式	後工程が「かんばん」を外したら発注する方式 ・トヨタ生産方式のジャストインタイム（JIT）の手法

手順4：入出庫記録の方法を選定・運用

在庫管理の手法が決まったら、入出庫を記録しながら実際に運用していきます。

適正在庫を保っていくためには、在庫数を日々把握できる体制を保つ必要があります。そのためには、漏れなく入出庫記録を行うことが最重要です。

多くの企業が行っている入出庫記録の方法は、以下3通りです。

■入出庫管理の方法

	メリット	デメリット
紙の棚札・在庫管理表	◯簡単に始められる	△リアルタイムな更新が難しい △集計工数が大きい △棚札の経費がかかる
エクセル在庫管理表	◯簡単に始められる ◯関数などを利用すると自動計算できる	△リアルタイムな更新が難しい △属人化しやすい
システム （在庫管理システム・生産管理システムなど）	◯ハンディ端末などの活用でリアルタイム更新できる ◯複数人・複数拠点で管理しやすい	△導入費用がかかる

紙のみでの在庫管理は、気軽に始められる一方、集計のためには電卓での計算やエクセル管理表への転記が必要となります。すべて紙のみで在庫管理をしている企業は、一部の品物からエクセル在庫管理表の活用を始めてみてもいいかもしれません。

すでに在庫管理でエクセルを使用しており、工数の負荷が大きいと感じている企業も多くあるかと思います。その場合、現作業人数に対し、在庫点数や管理工数がオーバーしていると考えられます。業界によっては、ロット管理や期限管理などの品質水準が厳しく、エクセルでは管理しきれていないという可能性もあります。

エクセルで管理しきれない場合は、在庫管理システムの検討がおすすめです。導入には費用が必要ですが、初期費用を抑えられるクラウド型システムであれば、少ないコストで大きな工数削減が期待できます。

紙・エクセルから在庫管理システムに変えるメリット

在庫管理を効率化し、工数を削減するためには、在庫管理システムの導入が効果的です。紙・エクセルの在庫管理をしていた企業が、在庫管理システムを導入すると以下のメリットがあります。

• リアルタイムでの在庫状況の見える化
• IoTツールの連携使用による工数削減
• 余剰在庫や在庫不足のリスク軽減

在庫状況をリアルタイムに見える化

在庫管理システムを利用すると、最新の在庫状況をリアルタイムで確認できるようになります。在庫の見える化を実現すると、在庫の過剰や不足を防ぐだけでなく、需要の変動にも迅速に対応できるようになります。また、生産計画や販売戦略をより正確に立てることも可能になり、結果的に顧客満足度の向上にもつながります。

IoTツールの連携使用による工数削減

在庫管理システムと「IoTツール」を連携使用すると、データの手入力作業をなくせます。

計量器上記のようなIoTツールを導入すると、在庫管理に関わる入力作業を自動化できます。手動でのデータ入力や在庫チェックなどの時間を要する作業が減少し、作業員の負担を大幅に軽減できます。そして、従業員はより価値の高い業務に集中できるようになります。将来的に人手不足がより深刻化するとされる製造業においては、人手不足対策にも役立つといえるでしょう。

余剰在庫や在庫不足の防止

在庫管理システムの中には、発注点や安全在庫数を設定し、欠品前にアラートを出せるものもあります。要発注品の一括発注機能もあるシステムを選べば、誰でも簡単に最適な在庫レベルを維持できます。

在庫管理システム導入の成功例

実際に在庫管理システムを導入し、在庫の見える化や省人化などに成功した企業の事例を2社紹介します。

2人で行っていた入出庫作業を1人で可能にした省人化事例

ある医薬品原料メーカーは、日々の入出庫のたびに発生する棚番管理のエクセル入力と倉庫整理にかかる工数、毎月末の簡易棚卸や4半期ごとの棚卸に要する時間、実在庫とシステム在庫の差異による課題を抱えていました。

これらの問題を解決するために、在庫管理システムと連動するハンディターミナルを導入し、エクセルでの手入力を不要にすることで、年間約200時間の棚卸工数を削減し、在庫と棚番を正確に把握できるようになりました。また、2人1組で行っていた入出庫作業は、1人で完結するようになり、省人化にも成功しています。

参考：【医薬品/在庫管理システム】年間200時間の工数削減！棚番管理の脱エクセルで棚卸・入出庫の手入力が不要になった効果とは

エクセル手作業の工数を420時間削減した事例

ある大手自動車部品メーカーは、エクセル等で行っていた在庫管理から在庫管理システムを導入し、入出庫と在庫管理のシステム化に成功しました。その結果、エクセルでの入出庫情報の入力作業が激減したことで、年間420時間の工数を削減しました。また、棚卸の手間も大幅に減り、全在庫品あわせて560時間の棚卸工数が削減できる見込みとなっている。

参考：【在庫管理システム】複数拠点の在庫を見える化！ハンディ端末の活用で棚卸工数560時間削減のインパクトも

在庫管理システム導入を失敗させない3つのポイント

在庫管理システムの導入に際しては、失敗のリスクも伴います。在庫管理システムの導入に成功し、最大限の効果を得るために重要な3つのポイントを解説します。

システムの運用ルールを決める 

在庫管理システムを導入する際、システムの運用ルールを明確にすることが非常に重要です。このルールには、データの入力方法、アクセス権限の設定、システムの定期的な監査方法などが含まれます。運用ルールを事前に決定し、従業員に徹底することで、システムの効果を最大化し、ミスや不正使用を防ぐことができます。

既存システムと連携できる在庫管理システムを選ぶ 

新しい在庫管理システムを導入する際は、既存のシステムやプロセスとの連携が可能かどうかを検討する必要があります。連携がスムーズに行えるシステムを選択することで、データの一貫性を保ち、作業の効率化を実現します。また、システム間の互換性は、情報の正確な伝達と分析に欠かすことができないため、既存システムとの連携を考慮した在庫管理システムの選択が重要になります。

少しずつ導入し、現場に過度な負荷がかからないようにする

在庫管理システムを導入する際には、一度に全てを実装しようとするのではなく、段階的に導入を進めることがおすすめです。このアプローチにより、従業員が新しいシステムに慣れる時間を確保し、導入過程での混乱やストレスを最小限に抑えることができます。また、段階的な導入は問題点を早期に特定し、修正する機会を提供します。現場に合うかどうか事前に検証したい場合は、トライアルを利用できる在庫管理システムを選ぶと安心です。

在庫管理システムの選び方 

自社に合う在庫管理システムを選ぶためには、企業の規模や特定のニーズに応じて最適なシステムを選択する必要があります。在庫管理システムを選ぶための基準と考慮すべきポイントを、大規模製造業と中小規模製造業に分けて解説します。

大規模製造業に適した在庫管理システム 

大規模製造業では、複数の工場や供給チェーンを管理する必要があります。このような企業には、高度な機能を備えた在庫管理システムが求められます。例えば、自動化された在庫追跡、統合された供給チェーン管理、予測分析機能などです。大規模な製造プロセスや複雑な供給網を持つ企業が、自社のニーズに合致する在庫管理システムを選択する際には、システムのスケーラビリティ、統合性、カスタマイズの容易さ、技術サポートの質などの項目を考慮することが重要になります。

中小規模製造業に適した在庫管理システム

中小規模製造業の場合、運用の簡易性、コスト効率、使いやすさが重視されます。小規模ながらも効率的な在庫管理を実現するためには、誰でも利用しやすいインターフェース、必要最低限の機能を備えたシステムが適しています。また、低コストで導入可能なシステム選びや、柔軟性とカスタマイズの重要性も考慮すべきポイントとなります。導入後に自社の運用が変わっても、システム側が柔軟に対応できれば、長く使い続けられるからです。

特に、クラウド型の在庫管理システムは、導入コストが低く、導入後も柔軟なカスタマイズがしやすいメリットがあります。リスクを抑えて在庫管理システムを導入したい中小・中堅製造業と相性がいいシステム形態といえます。

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