【在庫管理システム】在庫・発注情報の一元管理を実現！エリア管理や納期管理のシステム化による工数削減も

インターステム株式会社

システム概要

導入の背景

長年使用している複数の自社製データベースを、一元管理できるシステムに置き換えたかった

再生医療に関する研究開発や、細胞培養加工の受託等を手掛けるインターステム様。汎用性のあるデータベース管理ソフトにて、在庫管理・発注管理のデータベースを自社構築し、使用されていました。

同社は、関連性の高い2つのデータベースを管理する煩雑さに課題感をお持ちでした。また、担当者ごとの業務の属人化も進んでおり、「誰が何を発注したのか」「納期が遅れているのか」などの情報把握に手間がかかる状況でした。

また、10年以上に渡り同データベースを使用していたため、メンテナンス面でも懸念がありました。メンテナンス専任の担当者がいないためファイルが壊れた際の対応が難しく、業務に支障がでるケースもありました。追加カスタマイズを外注するにも一定の費用が必要なことから、パッケージ型システムの検討を始められました。

選定条件としては、すでに運用していたバーコード管理を引き続き実施できるシステムで検討されました。

スマートＦに決めた理由

在庫管理の単機能からスモールに始められる

まずは、Web検索や展示会などで情報収集を行い、最終的には3社程度でシステムを比較されました。その中で、SmartFに決めていただいた理由は、在庫管理のみから始められる唯一のシステムだったからです。

同社は現在開発段階で、将来的に量産となった際は工程管理機能なども必要になる見込みです。しかし、導入時点では在庫管理機能のみに抑え、シンプルに始めたいと考えられていました。

他に比較検討された2社のシステムは、製造管理などを含む多機能な大規模システムで、使いやすさに不安を感じられたとのことです。また、導入・運用コストが高いというハードルもありました。そんな中、SmartFの「スモールスタート」のコンセプトにメリットを感じ、導入していただきました。

導入効果

在庫・発注情報をシームレスに一元管理

【導入前】発注・在庫管理が別々のデータベースで、転記作業が発生

在庫数の管理は在庫管理用データベース、発注書作成は発注用データベースで行っていた。そのため、発注品が入荷した際は、在庫管理データベースへ発注データを転記する必要があった。転記方法は、人の手によるコピー＆ペースト。

また、データベースは各業務の担当者が主に管理しており、データ入力者以外は確認が難しかった。

【導入後】在庫・発注情報の一元管理を実現

SmartFを導入し、在庫データと発注データの一元管理が実現。在庫管理・発注管理のデータが連携し、人の手によるデータ転記作業が不要となった。たとえば、発注品の入荷処理を後に発注数量が自動計上されるなど、リアルタイムな在庫管理も可能となった。

また、在庫・発注担当者がSmartF上で双方のデータにアクセスできるようになり、データベース管理の属人化問題も解消。

発注品納期のシステム一元管理で社内確認が不要に

【導入前】発注品の納期確認は担当者への社内問い合わせが必要だった

在庫・発注データベースを各担当者が別管理していたため、在庫管理担当者が入荷予定を知りたい時は、発注担当者へ確認する必要があった。

例えば、正確な納品日を知りたい場合は、まず発注担当に社内問い合わせを行う。このような社内問い合わせが月に数回は発生し、数が重なると本来の業務へ支障が出かねない状況だった。

【導入後】納期情報は部門問わずSmartF上で共有　社内確認が不要になり作業効率アップ

SmartF上で在庫・発注情報を一元管理できるようになったことで、在庫管理担当者も発注品の状況を確認が可能に。発注が漏れていないか、もしくは納期遅延が起きていないかをシステム画面上で簡単に照会できる。

その結果、発注状況の社内問い合わせは不要に。納期遅延時の対処もスムーズになり、担当者の負荷も軽減された。

在庫品のエリアや発注番号が一覧で確認できる体制に

【導入前】在庫品がどの発注分か確認するには両データベースの照会が必要だった

在庫管理データベースの中で、今ある在庫品がどの発注分かを確認するには、発注データベースを別途確認する必要があった。

【導入後】在庫一覧画面でエリアや発注番号も即座に確認可能に

SmartFの在庫一覧では、同画面上で発注番号も確認可能。従来、在庫と発注のデータベースを双方確認していた手間が不要になり、作業効率が向上した。

また、同じ画面上でエリア情報も確認できるため、エリア管理も実現できた。

お客様の声

汎用性のあるシステムの柔軟なカスタマイズ性にはメリットを感じていたものの、専門性の高い人材の確保ができず、カスタマイズもできないため、いつかパッケージ型システムで在庫・発注情報を一元管理する必要はあると感じていました。

煩雑な管理や属人的な体制には、人的ミスのリスクが潜んでいます。万が一、当方要因の納期遅延等が発生してしまうと信用問題に関わるため、どこかで刷新する必要がありました。

結果的に、在庫・発注のデータがSmartF一つにまとまり、誰でも正確な情報にアクセスできる体制を作ることができました。本格的に量産が始まる前に、SmartFで属人化解消に着手できてよかったです。

今後、当社でもSmatFをより使いこなせるようになり、さらに生産性を向上して量産体制に臨みたいと思います。引き続き、宜しくお願いいたします。

代表取締役社長　高尾様

株式会社ネクスタ：導入支援担当の声

【運用提案する上で心掛けたこと】

インターステム様の現状の課題を理解し、SmartFで十分な導入効果を出せるのか、またどのような使い方が一番効率よく、少ない負担で新しいシステムを運用にのせて頂けるかを意識しました。

【導入時を振り返って】

はじめに、SmartFの機能やマスタ構造などを理解していただく時間を取りました。トライアル時に登録作業を繰り返し試したり、チャットで随時コミュニケーションを取ったりすることで、徐々に理解を深めていただけたと感じています。

少し個人的な話になりますが、私自身も学生時代に再生医療の研究をしていた背景があります。インターステム様の業務イメージを比較的解像度高くイメージしながら、一緒に運用を検討できたことも双方にとって良かったと思います。

現在は在庫の発注と入出庫管理までのスモールスタートでご利用いただいていますが、生産管理モジュールも運用にのせ、現場のさらなる効率化のサポートをしていきたいと思います。引き続きよろしくお願いいたします。