在庫管理と発注業務の関係と重要性、システム活用で効率化する方法を解説
公開日：2023年12⽉26⽇
最終更新日：2024年02⽉29⽇
中小企業における発注業務と在庫管理は、ビジネスの効率化と生産性向上の鍵です。この記事では、発注点の理解から安全在庫レベルの設定、効率的な発注方式の選択まで、在庫管理の基本から応用までをわかりやすく解説します。さらに、発注数の決定方法、市場動向の考慮、ITツールの活用など、現代のビジネス環境に適した最新のアプローチを提供します。発注業務の効率化と在庫管理の最適化を通じて、中小企業の競争力を高めるための具体的な手法を紹介します。
発注業務の意味と重要性
発注業務は、製造業における在庫管理の中核を成す重要な業務です。はじめに、発注点と安全在庫の概念、効率的な発注における適切な在庫管理の重要性について詳しく解説します。適切な在庫管理がなければ、発注業務は効率的に行われず、企業の業績に悪影響を及ぼす可能性があります。
発注点・安全在庫とは
発注点は、再発注を行う在庫量のしきい値を意味します。「◯個以下になったら発注する」と決めてある在庫品の目安数量を指します。
安全在庫とは、予期せぬ需要の増加や供給の遅れに対応するために保持する余剰在庫のことです。これらは、発注業務を効率化し、在庫コストを最適化する上で非常に重要です。
例：常に100個以上を在庫し、50個以下になったら発注する品物の場合
発注点→50個
安全在庫→100個
効率的な発注には適切な在庫管理が必要
効率的な発注プロセスを確立するためには、在庫管理が欠かせません。発注点や安全在庫、在庫レベルを適切に管理することで、過剰在庫や欠品を防ぎ、企業の運営コストの削減に繋がります。正確な需要予測と在庫追跡は、効率的な発注業務の基盤となります。
主な発注方式
発注方式は、企業の在庫管理戦略と直接関連しており、ビジネスの効率性とコスト削減に大きく影響します。さまざまな種類がある発注方式には独自の特徴があり、企業の特定のニーズや状況に応じて最適な方式を選択することが重要です。
定期発注方式
定期発注方式では、一定の周期で一定量の商品を発注します。この方式は、予測可能な需要パターンを持つ商品に適しており、在庫管理をシンプルに保つことができます。
定量発注方式
定量発注方式は、在庫が特定のレベルに達した時に一定量を発注する方式です。需要の変動に柔軟に対応でき、在庫過剰や欠品のリスクを低減できます。
同期化発注方式
同期化発注方式では、供給チェーン全体を通じて発注と供給を同期させます。これにより、在庫レベルを最小限に抑えつつ、効率的な補充が可能になります。
不定期不定量発注方式
不定期不定量発注方式では、需要や市場の状況に応じて発注量とタイミングを決定します。この方式は、変動する市場環境に対応するのに適しています。
分納発注方式
分納発注方式では、一度の注文を分割して複数回にわたって納品します。これにより、在庫スペースの節約とキャッシュフローの改善が期待できます。
簡易発注方式
簡易発注方式は、棚にある在庫品を目視チェックし、在庫が少ないと判断したら発注する方式です。小規模企業や単純な在庫構造を持つ企業向けの、最もシンプルな発注方法です。手間をかけずに必要な在庫を確保できます。
ダブルビン方式
ダブルビン方式では、二つのビン（容器）を使用して在庫を管理します。一方が空になったら、もう一方から補充し、空になったビンを再発注の合図とします。
補充方式
補充方式では、在庫数が一定以下になったら在庫を補充します。この方式は、定期的な在庫管理と迅速な補充を可能にします。定量発注方式に似ていますが、「これだけ使ったら同じ数量を補充する」程度の、よりシンプルな管理方法です。
定量発注方式と定期発注方式の違い
定量発注方式と定期発注方式は、在庫管理と発注業務の中心的な戦略であり、それぞれに独特の特徴があります。定量発注方式は在庫レベルに基づいて発注するのに対し、定期発注方式は時間ベースで発注を行います。適切な発注戦略の選択は、企業の効率性とコスト削減に直接関わる重要な決定です。
定量発注方式のメリット・デメリット
定量発注方式のメリットは、在庫管理の自動化と効率化がしやすい点です。自動発注システムを活用すれば、在庫数が発注点を下回ったら自動発注を行うという在庫管理の自動化が可能です。一方、発注量が一定のため、予測不能な需要の増減に対応しづらいというデメリットがあります。欠品を防ぐためには、安全在庫を多めに設定する必要が出てくる場合もあります。よって、定量発注方式は、単価が低い品物や常備品、供給が安定している品物などに向いています。
定期発注方式のメリット・デメリット
定期発注方式のメリットとして、発注プロセスを簡略化しやすい点があげられます。毎月もしくは毎週など、決まった日に在庫を確認しながら発注するなど、発注スケジュールを管理しやすくなります。また、発注数量は都度変えられるため、需要変動に応じた発注も可能です。一方、デメリットとして、在庫が急に増減した際に気づきにくい点があります。たとえば、毎週月曜に定期発注する場合、木曜日に在庫を多く使用し欠品間近になってしまっても、気づけない場合があります。よって、定期発注方式は、需要変動が多い品物や、在庫過多にしたくない品物（重要部品や高単価な品物など）に向いている方式といえます。
発注数・発注量の決め方
発注数と発注量を決める際には、需給のバランス、市場の動向、季節性、リードタイム、安全在庫のレベルなど、多くの要因が関わってきます。効率的な在庫管理とコスト削減を実現するためには、これらの要素を正確に分析し、適切な発注戦略を立てることが重要です。
需給バランスに基づく発注量の決定
需給バランスを分析し、市場の需要と供給の状況に基づいて発注量を決定します。これにより、過剰在庫や欠品のリスクを最小限に抑えることができます。
市場動向と季節性を考慮した発注
市場の動向と季節性の変化を考慮して発注を行います。特定のシーズンやイベントに合わせて需要が増加する商品の発注計画を立てることが重要です。
リードタイムの考慮と安全在庫レベルの設定
仕入れ先からの納品にかかる時間（リードタイム）を考慮し、それに基づいて安全在庫のレベルを設定します。これにより、供給の遅延にも柔軟に対応できるようになります。
在庫管理における具体的な発注の流れ
次に、効率的な発注のために必要な一連の手順を詳細に説明します。発注プロセスは購買依頼書の作成から始まり、仕入れ先の選定、見積りの依頼、発注、検品、受領書の送付、そして最終的な支払いまで、さまざまなステップを含みます。これらのステップを正確に実行することで、発注業務の効率化と在庫管理の最適化が可能になります。
購買依頼書を作成
発注プロセスの第一歩として、必要な商品やサービスに関する詳細を記載した購買依頼書を作成します。これは、発注の根拠となり、後のステップでの参照資料となります。
仕入れ先の選定
適切な仕入れ先を選定することが重要です。価格、品質、納期、信頼性などを基準にして、最適な供給元を選びます。
見積りの依頼
選定した仕入れ先に対して見積りを依頼します。これにより、コストや納期の交渉の基盤が築かれます。
発注
見積りの結果に基づいて発注を行います。発注書には、注文する商品の詳細、数量、価格、納期などが明記されている必要があります。
検品
商品が納品されたら、品質や数量を検品します。これにより、注文通りの商品が届いているかを確認します。
受領書の送付
検品後、商品が適切であることを確認したら、受領書を送付します。これは、商品の受け取りを正式に記録するものです。
支払い
最終ステップとして、合意された条件に基づいて仕入れ先への支払いを行います。適時に支払いを行うことで、良好な取引関係を維持できます。
発注業務と在庫管理においてよくある課題
発注業務と在庫管理は、製造業におけるビジネス運営の根幹をなすプロセスです。しかし、これらのプロセスには多くの課題が存在します。主な課題には、過剰在庫の発生や欠品の問題があります。これらの課題に効果的に対処することで、企業は資源の無駄遣いを減らし、収益性を高めることができます。
過剰在庫
過剰在庫は、需要予測の誤りや市場の変動により発生することが多く、資金の浪費や保管スペースの不足、古くなった在庫の廃棄などの問題を引き起こします（参考：死蔵品とは）。
欠品
欠品は、発注の遅延や在庫管理のミスによって生じ、顧客満足度の低下や売上の損失に繋がります。安全在庫は絞りすぎず、適切な在庫レベルでの維持が重要です。
発注業務を効率よく行うためのポイント
発注業務は、在庫管理の効率性に直接影響を及ぼします。具体的には、在庫管理業務のマニュアル化、ABC分析の活用、需要予測の精度向上、生産リードタイムの短縮、日次棚卸の実施、エクセルを用いた在庫管理表の作成、在庫管理システムの導入などがあります。これらのポイントを適切に実行することで、発注の正確性を高め、在庫の最適化を図ることができます。
在庫管理業務のマニュアル化
在庫管理業務をマニュアル化することで、作業の標準化が図られ、効率的かつ一貫した発注プロセスを確立できます。
ABC分析で優先度を決める
ABC分析とは、在庫アイテムを重要度に応じて3段階に分類し、資源を最適に割り当てることです。ABC分析で、重要部品と一般品などを分けて管理することで、効率的な発注が可能になります。
需要予測で適切な在庫数を保つ
市場の需要を正確に予測し、在庫数を適切に維持することで、過剰在庫や欠品を防ぎ、コストを削減できます。
生産リードタイムの短縮で無駄な在庫を作らない
生産リードタイムを短縮することで、迅速な発注が可能となり、無駄な在庫の蓄積を防ぐことができます。
日次棚卸を行う
日次での棚卸を行うことにより、在庫状況を常に最新の状態に保ち、発注の正確性を高めることができます。
エクセルで在庫管理表を作成する
エクセルを使用して在庫管理表を作成し、在庫の状態を視覚的に把握しやすくすることで、発注業務の効率化を図ることができます。
在庫管理システムを導入する
最新の在庫管理システムを導入することで、在庫の自動追跡、発注の自動化など、発注業務の効率化と精度の向上が期待できます。
在庫管理の発注にはITツールを活用しよう
在庫管理において、ITツールの活用は業務の効率化や精度向上に大きく寄与します。自動発注、在庫の整理整頓、業務の属人化の防止、部門間連携の強化、人手不足の解消など、多岐にわたる利点があります。ITツールを活用することで、在庫管理の発注プロセスがどのように改善されるかについて詳しく説明します。
業務の属人化を防止できる
ITツールを使用することで、個々の担当者に依存することなく、一貫した発注プロセスを実現し、業務の属人化を防ぎます。特に中小企業では、ベテラン担当者しかリアルタイムの在庫数を把握しておらず、その人に都度在庫確認する必要があるというケースが多くあります。在庫情報のブラックボックス化を防ぐことで、在庫確認の工数も大幅に削減できます。
属人化解消の例：【在庫管理システム】鋼材の在庫管理をバーコード管理化！リアルタイムの在庫把握＆ロットトレースが可能に
部門間の連携が強化される
ITシステムを通じて部門間の情報共有が容易になり、連携が強化され、全体的な業務の効率化を図ることができます。たとえば、購買担当が現場に部品在庫を問い合わせている企業は、システムから双方が最新の在庫数を確認できるようになることで、この手間をなくすことができます。
自動発注が可能になる
在庫レベルに基づいて自動で発注を行うシステムを導入することで、手動での発注ミスを減少させ、時間を節約できます。特に、定量発注方式を採用している企業は、発注点を下回ったら自動的に発注するシステムがおすすめです。
在庫の整理整頓
ITツールによる在庫管理は、在庫の状態をリアルタイムで把握し、整理整頓を容易にします。たとえば、棚番管理ができる在庫管理システムを使えば、在庫がどの棚に保管されているかも常に把握できるようになります。
人手不足解消
発注の自動化や効率化により、人手不足に対するプレッシャーを軽減し、リソースを他の重要な業務に割り当てることが可能になります。
発注業務を効率化するシステム
中小・中堅企業にとって重要な課題である、発注業務を効率化するための各種システムについて紹介します。発注管理システム、購買管理システム、在庫管理システムなど、それぞれの特徴と利点を解説し、企業が自社のニーズに合わせて最適なシステムを選択するためのポイントについてご説明します。
発注管理システム
発注管理システムは、発注業務を自動化し、効率化するためのツールです。在庫レベルに基づいた自動発注、発注書の作成、発注履歴の管理などが可能です。
購買管理システム
購買管理システムは、仕入れプロセスを最適化し、コスト削減に貢献します。仕入れ先の選定、価格交渉、契約管理などを一元的に行えます。注文書の発行やメール・FAX送信まで行えるシステムもあります。
在庫管理システム
在庫管理システムは、在庫の正確な追跡と管理を可能にし、過剰在庫や欠品を防ぎます。在庫レベルの自動監視、在庫の予測、在庫の最適化などが行えます。また、在庫管理システムに発注・購買機能が含まれている場合もあります。
在庫管理システムについてもっと詳しく知りたい方はこちら：在庫管理システムを導入するメリット｜失敗しないための選び方
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