【生産管理システム】担当者の個別エクセル管理からシステム一元管理へ！在庫の見える化で過剰発注抑制やエリア管理も実現

業務用通信機器製造会社

システム概要

導入の背景

生産依頼の急増によるエクセル在庫管理の限界

業務用通信機器の設計・製造・販売を手掛ける同社では、顧客からの支給部品が多いため、顧客単位のエクセル在庫管理表を管理していました。

しかし、中長期的な販路拡大強化により、生産依頼が急増。エクセルでの在庫管理に課題感を感じるようになりました。例えば、担当者間で在庫状況が共有しづらいため、複数顧客で共有できる共通部品が過剰在庫になりやすい状況でした。

同社の役員様も生産効率化の重要性を感じ、在庫管理システムの導入を推進されることとなりました。

スマートＦに決めた理由

低コスト、かつカスタマイズ不要のシンプル導入

同社では、最終的に3〜4社のシステムを比較検討されました。その中からSmartFに決めていただいた理由は、以下2点です。

• クラウド型で低コストに導入できる
• 豊富な標準機能から使う機能を選べるため、カスタマイズが不要

同社はまず、Web検索や展示会などで「中小企業向けの在庫管理システム」について情報収集されました。しかし、オンプレミス型のシステムだと、中小企業向けでも初期費用が数千万円規模に。初のシステム導入においては、検討が難しい状況でした。また、自社にシステム専任の担当者がいないため、カスタマイズのための要件定義に対してもハードルを感じたとのことです。

対してSmartFは、初期費用を抑えて導入できるクラウド型で、豊富な標準機能から自社に合う機能を選んで使う仕様です。コストを抑えてライトに始められる点と、基準となる標準機能に業務を合わせていける点にメリットを感じ、導入を決めていただきました。

導入効果

在庫の見える化により社内での情報共有を円滑化

【導入前】生産管理担当者が各自でエクセル在庫管理表を管理、属人的な管理体制

生産管理担当者が顧客ごとのエクセル在庫管理表を管理。担当者1名につき4〜5社を担当していたため、合計20ファイルのエクセルがあり、管理が煩雑だった。実際に、エクセル在庫管理表の入力漏れや入力ミスが度々起きていた。

また、各人が独自で在庫情報を把握していたため、他担当者の顧客の在庫状況が見えにくい状況だった。

【導入後】在庫の見える化により、複数作業者・複数部門での在庫把握が可能に

SmartFの在庫一覧画面で、在庫状況を見える化。現在庫数や使用予定数などが自動反映されることで、有効在庫も把握できるようになった。

これにより、複数の生産管理担当者間だけでなく調達担当者も、システム上で在庫状況を共有できる体制を実現できた。

在庫情報・発注残の一元管理で発注精度向上

【導入前】最新の有効在庫が見えず、発注ミスや過剰在庫が起きていた

正確な在庫状況や発注残が見えにくく、発注ミスをなかなかなくせない状況だった。時には部品欠品が原因で、半日程かけて関係者と生産調整をしたり、特急料金を支払って急ぎ手配をかけたりすることもあった。

部品発注の際は、現在庫数把握のため、生産管理担当者に在庫状況やエクセル在庫管理表の更新状況を確認。さらに発注残も確認する際は、検収・支払管理用の別エクセルファイルで発注履歴を参照していた。このエクセルファイルは購入先別にシートが分かれているため、発注ためのデータ参照には再集計が必要だった。

【導入後】有効在庫の自動計算・見える化で、発注量の適正化・過剰在庫を防止

SmartFの在庫一覧画面では、自動計算された有効在庫を一目で確認できる。これにより、在庫管理と発注残確認を別々のエクセルで行う手間が不要になった。

また、得意先別の余剰在庫がシステム上で見えるようになったことで、必要最低限の発注量に抑えられるように。発注量の適正化も実現した。

エリア管理で入荷品の置き場所を見える化

【導入前】取扱部品の品目数が増え、入荷品を探す手間や残業が発生していた

入荷部品の置き場を定めていたが、顧客増加に伴い取扱品目も増え、イレギュラーな場所に入荷品を保管するケースが増加。入荷品のエリア管理強化の必要性が高まっていた。

実際に、入荷品が見つからず、倉庫内を探し回るトラブルが月2〜3回程度発生していた。見つかるまで長時間探し、残業につながるケースもあった。

【導入後】システムによる精緻なエリア管理で、入荷品を探す手間が激減

SmartFのエリア管理機能で、入荷品の保管場所がシステム上で確認できるように。これにより、入荷品を探す手間が激減した。

生産実績集計のシステム化で業務効率化

【導入前】生産実績の集計は紙・エクセルからの手入力で手間だった

機種別の生産数や作業工数の月次集計は、紙やエクセルから情報を拾い上げる必要があった。具体的には、生産実績数は各担当者のエクセルデータから、作業工数は現場の勤怠情報や作業報告書からの手入力で算出。いずれもアナログな作業で、集計工数が大きかった。

【導入後】生産実績の記録・管理をシステム化　データ抽出や集計作業を効率化

SmartFによる生産実績記録を導入。生産データをSmartFから簡単に抽出できるようになった。これにより、各担当者からエクセルデータを取り出してもらう手間がなくなった。

お客様の声

導入支援担当の方に丁寧にサポートしていただき、大変助かりました。お陰様で、初めてのシステム導入でありながら、追加費用なしで本稼働することができました。寄り添ったご支援をしていただきありがとうございました。

今後、さらにSmartFを使いこなしていくことで、なくなる見込みの業務がまだあります。例えば、入荷検品をSmartFで完結できるようになれば、捺印後の入荷伝票を担当者に回し、エクセルに手入力してもらう手間も丸々なくなる予定です。

生産性をより向上していくため、プロダクトサポートの皆さんの手も借りながらSmartFを活用していければと思います。

株式会社ネクスタ：営業担当の声

初回のお打ち合わせで課題と現行運用を伺った後、「SmartFなら、御社の課題を低コストで解決できます。他では、真にフィットするシステムは見つからないでしょう。」と、他社様の事例をベースにお伝えしたのを今でも覚えています。

この“言い切り”が転機となり、弊社をメインでご検討いただくことになったと感じております。

その後、部品点数が非常に多い点や 「在庫管理の精度向上が最優先」 という業界特有の課題を踏まえ、在庫管理・発注管理・工程管理をセットにしたスモールスタートをご提案しました。まずは小さな範囲で導入し、運用実績を蓄積しながら、段階的に機能を拡張していくロードマップをお示ししました。

導入前には「本当に使いこなせるか」「具体的にどう進めればよいか」といったご不安もお見受けしましたが、各部門・各ご担当者と複数回の打ち合わせを重ね、運用のイメージと導入ステップを共有することでご安心いただき、採用につながったと感じています。

株式会社ネクスタ：導入支援担当の声

【運用提案する上で心掛けたこと】

現場がお困りの内容をヒアリングし、標準機能を最大限活用できる運用フローをご提案しました。定例の伴走型サポートを通じて、取引様ごとに段階を踏み、SmartFを実業務に導入いたしました。

特にシステム導入直後は、想定外の事が発生する可能性を考え、ご相談への即時対応など安心して任せていただける関係構築を心掛けました。

【導入時を振り返って】

導入前後ともに、担当者様と定期的に状況確認の機会を場を設けさせていただきました。現場のフィット&ギャップの点検を行うことで、安定稼働まで着地できました。

今後、利用モジュールを拡張することで、更に業務の生産性を向上できると考えています。これからも継続した支援を行わせていただければと思います。