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棚卸しとは?よくある課題と解決策、システム導入の注意点を解説

棚卸しとは、企業の商品や材料の在庫数を確認し、記録する業務を指します。製造業や倉庫業では、決算のために年1回は行う必要があります。

そんな重要な業務である棚卸において、多くの企業が課題を抱えています。在庫品が多い倉庫では棚卸工数が多くなりがちで、棚卸が1日で終わらないケースもあります。さらに、手作業で棚卸を行う企業では、ヒューマンエラーの悩みが尽きません。

これらの課題を解決するには、棚卸の基礎や目的を理解したうえで、自社に合う解決策を打つ必要があります。本記事では、棚卸の基本的なやり方とメリット・デメリット、近年導入企業が増えつつある在庫管理システムを使う棚卸についても解説します。システムの費用対効果が気になる方向けの情報もまとめました。

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棚卸とは:現在庫の数量・状態を把握する業務

冒頭でも述べた通り、棚卸とは現在庫の数量や状態を確認し、正確に記録する業務です。日頃の在庫管理のなかで、実在庫と理論在庫に差異が生じていないか、品質に問題が置きている品物はないかをチェックします。

棚卸の目的とは

棚卸の大きな目的は、生産の効率化と資産の最適化、そして最終的には企業の健全な運営です。

棚卸を通してこれらを実現できるのは、棚卸に以下3点の役割があるからです。

実在庫数量の把握・管理

実際に倉庫にある在庫、すなわち「実在庫」数量を把握することが、棚卸の大きな役割です。在庫管理表を使用していても、さまざまな要因で実在庫数に差異が生じる場合があります。棚卸では、理論在庫である在庫管理表と実在庫の差異を確認し、正しい在庫を把握することを目指します。

また、実在庫を把握することで、在庫管理方法の見直しの機会にもなります。想定より多く在庫を抱えている品物を発見できれば、今後の過剰在庫防止の対策ができます。逆に、在庫管理表より実在庫数が少なく、生産計画に影響が出る水準だと発覚すれば、すぐに対処できます。

正確な利益計算

棚卸は、企業の財務状況を正しく反映させるためにも重要です。在庫の正確な把握により売上原価を正確に計算できるようになります。特に決算に向けての期末棚卸では、この利益を把握する目的が大きいと言えます。

不良在庫の洗い出し

棚卸を通じて、滞留在庫や不良在庫を特定することも重要です。棚卸にて、不良品や期限切れの製品、今後の流動が見込めない死蔵在庫を早期に発見できれば、処分や再利用といった対処を検討できます。棚卸は、品質管理の観点からも重要な業務なのです。

たとえば、材料在庫の棚卸中、ある材料の劣化に気付いたとします。この劣化に気付くのが、実際に材料を持ち込んだ製造現場だったら、急ぎ材料入れ替えや再発注を行わないといけません。その手間が原因で、その後の生産計画が遅れる可能性もあるかもしれません。この例では、棚卸によって、顧客満足度の向上とブランドイメージの保持にも繋がったと言えます。

代表的な棚卸し方法とメリット・デメリット

■レンタルした施設にて撮影を行っています。

棚卸の手法には、大きく分けて実地棚卸と帳簿棚卸があります。

実地棚卸では、実際に倉庫へ実在庫を確認しに行って実在庫を数えます。一方、帳簿棚卸では、帳簿上の在庫数を確認することで棚卸を行います。一般的には、期末の棚卸では実地棚卸を行う企業が多い傾向にあります。

また、実地棚卸にはタグ方式とリスト方式という2通りのやり方があります。確実性が高いのはタグ方式ですが、棚卸にかかる時間を減らしたいのであればリスト方式が向いています。

タグ方式リスト方式
メリット・確実性が高い・短時間で棚卸できる
デメリット・工数がかかる・リストに漏れ等があると正確な棚卸ができない

それぞれの棚卸方法を詳しく解説します。

タグ方式

タグ方式とは、倉庫の在庫を数えながら、品目や数量を記載したタグ(棚札)を貼っていき、全在庫をチェックし終えた後にタグを回収して帳簿に反映させる棚卸方法です。倉庫内の在庫を順番に確認し、タグを貼っていくため、もれなく棚卸しができるメリットがあります。

ただし、商品点数が多い倉庫での在庫管理では手間が大きくなるため、小規模な在庫に適している方法と言えます。担当者に過度な負荷がかかると、タグの付け替えや紛失といったヒューマンエラーに繋がる可能性もあります。

リスト方式

リスト方式とは、在庫数のリストをもとに現場在庫を確認する棚卸しを行う方法です。リスト数量と実在庫が一致しているかを確認する手法で、タグ方式より短時間で終えやすい棚卸方法です。在庫点数が多い企業などに向いています。

しかし、リスト方式で確実な棚卸を行うためには、リストそのものを不備なく作成する必要があります。たとえば、リストにそもそも漏れている在庫品があれば、棚卸の時点で気付くことが難しくなります。在庫を品番等で整備できている企業には向いていますが、在庫管理ルールが未確立の企業だと正確な棚卸が難しいかもしれません。

実地棚卸

実地棚卸は、実際に倉庫や店舗を歩き回り、手作業で在庫を確認する方法です。タグ方式とリスト方式は、実地棚卸のなかの主な手法2つです。実地棚卸の最大のメリットは、在庫の実際の状況を目で見て確認できることです。これにより、在庫の品質や状態も把握できます。

ただし、手間と時間がかかる点が大きなデメリットです。特に、在庫の種類が多い場合や在庫が頻繁に動く場合は、効率的な実地棚卸が難しくなります。

帳簿棚卸

帳簿棚卸は、会計上の在庫記録をもとに棚卸しを行う方法です。実物の在庫を直接確認する必要がなく、時間と労力を節約できるメリットがあります。しかし、帳簿上の記録と実在庫が乖離するリスクがあるため、在庫管理が徹底されていない企業には不向きです。在庫管理ルールが浸透し、ふだんから実在庫と理論在庫が一致している企業にとっては効率的な棚卸方法です。

多くの企業が抱える棚卸の課題

棚卸に課題を感じている企業の状況を分析すると、いずれの棚卸方法を採用している企業でも悩みは類似していることがわかります。

多くの企業が棚卸に対して抱える悩みは、大きく分けて3通りです。

棚卸の手作業によるミス

手作業による棚卸は、ヒューマンエラーが生じる主要因の一つです。特に、在庫数量が多い企業では、商品の数え間違いや記録ミスが発生しやすいと言えます。また、ベテラン従業員と新人従業員とで、棚卸の精度やスピードの差が出やすいという属人的な課題が生まれやすいという課題もあります。

棚卸の時間と労力

棚卸は通常、大きな時間と労力を要する作業です。在庫数量が膨大であればあるほど、棚卸に必要な時間は長くなり、それに伴い人件費やその他のコストも増加します。特に年末年始のような忙しい時期に棚卸が集中すると、業務に大きな負担をかけることになります。

在庫管理ルールが徹底されていない

在庫管理ルールの不徹底は、誤った在庫数量の把握に繋がります。例えば、入出庫の記録が不正確であったり、在庫の置き場所が一定していなかったりすると、そのしわ寄せが棚卸日に一気にのしかかります。

また、在庫管理ルールの整備と認知が不十分だと、棚卸以外の弊害も多く出ます。在庫の過剰や不足、さらには使用期限切れなどの問題が起きると、生産計画や顧客トラブルを引き起こしかねません。在庫管理方法の確立は、棚卸の精度を高めるだけでなく、企業の運営にも極めて重要です。

棚卸の課題を解決する3つの方法

前述のような棚卸の課題を解決するには、社内の在庫管理や入出庫体制の見直しが必要です。また、在庫管理システムの導入も1つの解決策といえます。

以下3つのアクションのうち、いずれかから始めてみることをおすすめします。

入出庫のルール見直し

棚卸時の実在庫と理論在庫の差異をなくすには、入出庫ルールの見直しが必要です。商品や材料が入荷したときの入庫と、製品を出荷したときの出庫の記録を徹底することで、正確に在庫数を把握できるようになります。

また、入出庫ルールがありながらも現場で徹底されていない場合は、どうすればルールが浸透するか検討する必要があります。現場の運用に即していない、もしくは工数が多すぎる場合は、運用方法の抜本的な見直しも検討します。

入出庫ルールを整備すると、在庫過剰や不足、品質劣化などの問題を未然に防げるだけでなく、適正在庫を維持できるようになります。また、定期的なレビューを行うことで、在庫管理をより効率化していけます。

定期的な在庫評価と分析

棚卸の時間と労力を減らす鍵は、在庫管理の効率化と精度向上です。そのためには、定期的な在庫評価と分析による在庫適正化が不可欠です。これにより、過剰在庫や滞留在庫を解消できます。

特に、在庫数が多く、倉庫整理も不十分な企業は、過剰在庫を解消すると倉庫内の作業性も向上する可能性があります。日頃の入出庫作業がスムーズになり、棚卸の際に品物を探す手間も減ります。

在庫管理システムの導入

近年、多くの企業が導入しつつある在庫管理システムは、棚卸の多くの課題を解決できます。アナログな管理による棚卸工数やヒューマンエラーを削減するだけでなく、在庫管理方法の標準化にも効果的です。

たとえば、手書きの棚カードからエクセルの在庫管理表に転記している企業の例を見てみます。ハンディ端末でのバーコード管理を導入すると、入出庫をバーコード管理に統一することができます。バーコードスキャンだけで在庫管理システムへ入出庫記録できるようになるため、手書き入出庫表からエクセルへの転記ミス等をゼロにできます。棚卸時の実在庫のズレも最小限に抑えることができ、棚卸工数の削減にも繋がります。

参考:バーコードを使った在庫管理とハンディターミナルの選び方

棚卸効率化のための在庫管理システムの選び方

現場に在庫管理システムを導入すると、棚卸だけでなく日頃の業務効率化にも繋がります。実際にシステムを導入する際は、以下のポイントをおさえておくと、自社にあうシステムを選定できます。

機能比較のポイント

在庫管理システム選びでは、機能面の比較が不可欠です。特に、在庫のリアルタイム管理、自動発注機能、棚卸データの分析機能など、棚卸の効率化につながる機能を重視しましょう。また、トライアルを活用して、実際にシステムが社内の業務フローに適合するかどうかを事前に評価できるとより安心です。実際の運用環境でのトライアルを通じ、理想の機能が備わっているかを慎重に検討しましょう。

カスタマーサポートの充実度

カスタマーサポートの質も、在庫管理システム選定時の重要な判断基準です。トラブル発生時の迅速な対応や導入後のフォローアップは、システム導入後にいかに活用できるかという成果を左右します。

また、トライアル期間中にサポートのレスポンスや質を確認することも有効です。特に、製造現場にデジタル端末の扱いに苦手意識を持つ人がいる場合は、トライアル利用可能なシステムをおすすめします。システムや端末の使い方、操作がわからないときの問い合わせ対応などを知っておいてもらいましょう。

導入時のステップ

在庫管理システム導入には、段階的なアプローチが必要です。可能であれば、棚卸前に在庫管理システムを導入しておき、一部の在庫品からシステム活用に慣れておけると理想です。全在庫品を確認しなければならない棚卸までに、従業員のトレーニングを終えられるスケジュールを立てられるかどうか、システム担当者に確認できるとよいでしょう。

棚卸のシステム化の費用対効果

棚卸の効率化を見込める在庫管理システムを選定すると、ほとんどが有料のサービスになってくるかと思います。在庫管理システムは大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」があり、費用感が大きく異なります。

オンプレミス・クラウドの費用の違い

オンプレミス型とは、サーバーやネットワーク機器を自社に置き、ソフトウェアも各社ごとに保有するサービス形態です。ソフトウェアだけでなくハードウェア機器も購入する必要があるため、初期投資は高額で、数千万円程かかる場合もあります。一方、自社でセキュリティを管理できる点や、カスタマイズ性が高い点はメリットです。セキュリティを重視する大手企業に向いています。

クラウド型とは、システム会社が保有するインターネット上のサービスを利用するサービスです。ハードウェア機器を購入する必要がないため初期コストが低く、比較的定額な月額利用料で運用できます。初めて在庫管理システムを導入する中小・中堅企業などにおすすめです。しかし近年は、大手企業でもクラウド型システムの利用が増えつつあります。

システム導入によるコスト削減効果

棚卸システムの導入は、初期投資や月額の支出が発生します。しかし、長期的なコスト削減効果が期待できます。在庫管理の自動化によって、従来の棚卸作業にかかる時間と人件費を大幅に削減できるためです。

たとえば、手作業での棚卸を行っていた企業が、在庫管理システムによって棚卸時間を約50%削減した事例もあります。これほどの現場の負担軽減ができれば、他の業務へ時間を割くことで生産性の向上も期待できます。人手不足解消にも効果があるでしょう。

他社事例:【在庫管理システム】棚卸時間を約50%削減・在庫の計算ミスが低減
また、在庫データの正確性が向上すると、過剰な在庫の抱え込みや在庫不足による機会損失を防ぎ、経営資源も最適化されます。システム化による効率化と精度の向上は、中長期的な経営効率化とコスト削減にも大きく貢献します。棚卸のシステム化で得られるメリットについては、「棚卸システムを使って得られる効果|棚卸の最適化について」でも解説しています。

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