在庫管理の効率化を実現する方法：製造業が直面する課題とその解決策
公開日：2024年03⽉29⽇
最終更新日：2024年09⽉26⽇
在庫管理の効率化は、中小・中堅製造業の成長の鍵です。本記事では、紙やエクセルの手間、在庫の不透明性、情報共有の難しさなど、多くの製造業の悩みを解決する具体的な方法を提案します。作業効率を上げ、コストを削減するロケーション管理の最適化から在庫管理システムの導入まで、即実行可能な方法を紹介。成功事例を元に、あなたのビジネスを変革するヒントを得ることができます。
在庫管理とは
在庫管理は、企業が保有する商品や資材を適切に管理し、必要な時に必要な量を確実に供給できるようにするための業務です。
在庫管理の課題とは
中小・中堅規模の製造業が直面する在庫管理の課題のうち、多くの企業に共通するものは以下の5点です。
- 紙やエクセルによる管理の手間
- 在庫の可視性の低さ
- 情報共有の難しさ
- 記録におけるヒューマンエラー
- 棚卸しの手間と正確性の問題
これらの課題への理解と対策が、効率的な在庫管理への第一歩となります。
紙・エクセル管理の手間
紙やエクセルでの在庫管理は、データの入力や更新に多大な時間と労力がかかります。リアルタイムでの情報共有が困難であるため、効率的な在庫管理を妨げる大きな要因といえます。また、データの手入力によるミスが発生しやすく、これが在庫不足や過剰在庫の原因となることも少なくありません。
在庫の可視性の低さ
在庫が多くの場所に分散して保管されている場合や、在庫情報がリアルタイムで更新されていない場合、正確な在庫量を把握することが難しくなります。これにより、適切な在庫補充の発注タイミングを逃すことがあり、顧客への迅速な対応が困難になることもあります。
たとえば、紙の棚札で在庫管理をし、エクセルの在庫管理表に手入力している例があります。エクセルへの転記には手間がかかるため、更新頻度は1週間に1度など、定期的に転記するケースが多いかと思います。この場合、在庫管理表が最新ではないタイミングに発注すると、実在庫と在庫管理表の在庫数が異なる場合があり、発注ミスに繋がる可能性があります。
情報共有の困難さ
在庫情報が一元管理されていない場合、担当者以外の従業員や部署間での情報共有がスムーズに行われないことがあります。これにより、発注の遅れや在庫の二重計上など、効率的な在庫管理を阻害する問題が発生する可能性があります。
たとえば、倉庫で在庫管理を行い、購買部で発注する場合、購買部も在庫数を把握する必要があります。しかし実際には、倉庫の現場担当者しか在庫数を把握できていないことが多くあります。そうなると、正確な発注が難しくなります。
記録のヒューマンエラー
人の手による記録作業では、誤入力や記録漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすいです。これらのエラーは、在庫管理の正確性を大きく損なうことになり、最悪の場合、顧客満足度の低下にもつながりかねません。
よくある例としては、棚札への記載漏れや誤記載、棚札からエクセル転記時の読み間違えや入力ミスなどです。
棚卸しの手間と正確性
定期的な棚卸作業は、在庫管理において重要ですが、実施頻度が高すぎると現場の負担が大きくなります。また、物理的な在庫と記録上の在庫が一致しない場合、その原因を特定し、修正する作業もまた手間がかかります。
在庫管理を効率化する方法8つ
在庫管理の効率化は、コスト削減や顧客満足度の向上、業務のスムーズな運営に直結します。より効率的に在庫管理を行うための手法は、大きく分けて8つあります。
- ロケーション管理によるピッキング効率化
- 人的ミスの削減
- 死蔵在庫の処分
- 先入れ先出しによる在庫ロス削減
- ABC分析による優先順位付け
- 適切な発注方式の選択
- 外部コンサルタントへの相談
- 在庫管理システムの導入
これらの方法を組み合わせることで、在庫管理の課題を克服し、ビジネスの効率化を実現することができます。
ロケーション管理によるピッキング効率化
在庫品の保管場所を最適化することで、ピッキングの時間短縮と誤配送のリスク低減が可能になります。正確で迅速な商品の出荷は、顧客満足度の向上に直結します。
人的ミスの削減
紙やエクセル転記などの管理を減らし、ヒューマンエラーを起きにくい管理体制にするのも効果的です。
特に、在庫管理プロセスの自動化やシステム化を進めることで、データ入力の誤りや更新漏れといった人的ミスを大幅に減らすことができます。
死蔵在庫の処分
定期的な在庫分析を行い、需要のない死蔵在庫を特定して処分することで、保管コストの削減と資金の有効活用が可能になります。不要な在庫を減らすことで、より需要の高い商品への投資が可能になります。
先入れ先出しによる在庫ロス削減
先入れ先出し法（FIFO）を徹底することで、商品の劣化や廃棄を防ぎ、在庫ロスを削減することができます。これは特に、賞味期限や消費期限がある商品の管理に有効です。
ABC分析による優先順位付け
ABC分析とは、売上に占める割合の高さやコストなどから製品をA・B・Cにランク付けする管理方法です。在庫品をABC分析により分類し、A品目に対してはより厳密な管理を行うことで、全体の在庫管理の効率化を図ることができます。これにより、重要な在庫の過不足を防ぎ、資源の有効活用が可能になります。
自社に合う発注方式で過剰在庫・在庫不足防止
自社の需要予測に基づいて最適な発注方式を選択することで、過剰在庫や在庫不足のリスクを低減することができます。適切で正確な発注を行うことで、在庫コストの削減と顧客サービスの向上が実現します。
外部コンサルタントに相談する
在庫管理の専門家や外部コンサルタントの意見を取り入れることで、自社の在庫管理プロセスの問題点を客観的に把握し、効果的な改善策を導入することができます。
在庫管理システムを導入する
在庫管理システムの導入により、在庫のリアルタイム管理や発注プロセスの自動化、データの一元管理などが、少ない手間で実現できます。在庫管理システムの導入メリットは多くあるので、次に解説します。
在庫管理システムのメリット
在庫管理システムを導入すると、在庫管理の精度と効率が飛躍的に向上します。具体的な主要メリットは以下5点です。
- リアルタイムな在庫管理の実現
- 情報共有の容易さ
- 人的エラーの防止
- 記録管理の自動化
これらのメリットにより、企業はコスト削減、顧客満足度の向上、そして競争力の強化を実現することができます。
リアルタイムな在庫管理
在庫管理システムを導入することで、入出庫による在庫の動きや在庫レベル、発注状況、納品スケジュールなどの情報をリアルタイムで把握することができます。その結果、実在庫と理論在庫の差異がなくなり、発注ミスによる在庫不足や過剰在庫のリスクを低減できます。
管理の効率化
在庫管理システムは、発注プロセスの自動化や在庫レベルの最適化、報告書の自動生成など、従来は紙やエクセルなどで行うことが多い管理業務を自動化・効率化します。これにより、管理にかかる時間とコストを削減することができます。
情報共有の容易さ
紙やエクセルと違い、在庫管理システムは共通の在庫データを複数人で管理できます。そのため、在庫管理以外の担当者もかんたんに在庫情報を閲覧できます。たとえば、在庫情報の更新は倉庫の担当者が行い、購買担当が事務所から正確な在庫数をもとに発注することも可能です。
また、クラウド型の在庫管理システムを使えば、どこからでも在庫情報にアクセスできるようになります。別の工場や在庫保管場所、場合によっては社外関係者とも情報共有が容易になり、コミュニケーションの効率が向上します。
人的エラーの防止
紙の棚札やエクセル在庫管理表を使っていた企業が在庫管理システムを導入すると、人的エラーを大幅に削減できます。
よくある事例としては、在庫の入出庫にバーコード管理も併用する方法です。まず、棚カードの手書きミスや読み間違いをなくせます。さらに、在庫の入出庫による変動は在庫システムへ自動反映されるので、エクセルなどへの転記作業もゼロにできます。その結果、アナログな管理が原因で生まれる人的エラーを防止できます。
記録管理の自動化
在庫管理システムは、データの自動収集により、取引や在庫変動の記録を手間なく管理できます。これにより、記録の整合性と追跡性が保たれ、将来的な分析や監査に有用なデータベースを構築することができます。
在庫管理システムのデメリット
在庫管理システムには多くのメリットがありますが、導入コストの高さや既存の業務フローとの統合の難しさなど、いくつかのデメリットも存在します。これらのデメリットを理解し、対策を講じることが、システム導入の成功には不可欠です。
導入コストが必要
多くの在庫管理システムは有償で、初期投資としてのシステム購入費用やカスタマイズ費用、運用開始までの準備費用などがかかります。これらのコストは、中小・中堅規模の企業にとって負担となることがあります。初期費用を抑えたい場合は、クラウド型の在庫管理システムがおすすめです。少ない初期費用と月額料金で導入可能です。
システム導入に時間がかかる
在庫管理システムの導入は、システムの選定からカスタマイズ、スタッフのトレーニング、データ移行などの時間が必要です。特にオンプレミス型など、自社に合わせて一から開発するタイプのシステムだと、導入までの時間が長くなりやすいです。
計画的にシステム導入が進められないと、業務の中断や生産性の一時的な低下を引き起こすこともあります。在庫管理システム導入前に、ベンダーとスケジュールをすり合わせておくと安心です。
トレーニングや学習コスト
在庫管理システムを効果的に運用するためには、スタッフの十分なトレーニングが必要です。これには、トレーニングプログラムの開発や実施にかかるコスト、スタッフの業務からの離脱によるコストなど、追加的な投資が必要になります。検討中のシステムが現場に合うものか事前に知りたい場合は、トライアル利用可能な在庫管理システムをおすすめします。
既存の業務フローとの統合の難しさ
既に別の領域でシステムを使っている場合、新しい在庫管理システムを既存の業務フローに統合するのに手間がかかる場合があります。ときには、技術的な課題や組織内の抵抗に直面するかもしれません。在庫管理システムと連携したい既存システムがある場合は、事前にベンダーに相談しておきましょう。
在庫管理システムの導入を検討するポイント
在庫管理システムの導入を成功させるためには、事前の準備と慎重な計画が必要です。検討すべきポイントは以下3点です。
- 業務のニーズと要件の明確化ベンダーの信頼性とサポート体制の評価
- ROI（投資収益率）の検証
- スタッフのトレーニングと運用体制の整備
これらのポイントを十分に検討し、自社に最適な在庫管理システムを選択することが、効率的な在庫管理とビジネスの成長につながります。
業務のニーズと要件の明確化
在庫管理システムを導入する前に、自社の業務ニーズと要件を明確にすることが重要です。まずは、直面している課題を特定し、それを解決するために必要な機能をリストアップします。さらに、将来のビジネス拡大に向けた要件の予測も加味して、在庫管理システムを検討できると、同じシステムを長く使いやすくなります。
ベンダーの信頼性とサポート体制の評価
システムベンダーの信頼性や、提供するサポート体制も、システム選択の重要な要素です。ベンダーの実績や評判、提供するサポートの範囲や品質、カスタマイズや追加機能の提供能力などを慎重に評価することが必要です。また、導入後のサポート体制についても確認しておくと安心です。
ROI（投資収益率）の検証
在庫管理システムの導入による投資収益率（ROI）を検証することは、導入の経済的正当性を確認する上で不可欠です。これには、コスト削減や生産性の向上の見込みなど、システム導入による具体的なメリットの評価が含まれます。
スタッフのトレーニングと運用体制の整備
在庫管理システムを効果的に運用するためには、スタッフの十分なトレーニングと運用体制の整備が必要です。まずは運用責任者を決め、現場の運用プロセスの標準化を進めます。また、継続的なトレーニングとサポートも必要です。これにより、システムの効率的な運用と持続的な改善を実現することができます。
在庫管理システムとの併用でより効率化できるツール
在庫管理システムと併用することで、さらなる効率化を実現するツールや機能が多数存在します。これらのツールを活用することで、在庫管理の自動化や正確性向上、作業効率のさらなる向上が目指せます。
在庫情報の入力・スキャンができる端末
在庫情報の入力やスキャンができるハンディーターミナルなどの端末を使用することで、データ入力の時間を短縮し、入力ミスを減らすことができます。
ラベラーなどの印字機器
ラベラーなどの印字機器を使用することで、在庫品の識別情報を迅速かつ正確にラベルに印刷することができます。これにより、在庫管理の精度が向上し、ピッキングや梱包の効率が向上します。
成功事例の紹介
効率的な在庫管理を実現した、企業の成功事例を紹介します。具体的な改善策の導入から在庫管理システムの効果的な活用まで、様々なアプローチで紹介します。
外部倉庫の在庫も含めた一元管理に成功した事例
ある組立品メーカーではエクセルを中心に在庫管理を行っており、最新の在庫数を確認するためには現場に確認しに行くことが常態化していました。外部倉庫の在庫を確認するには、都度電話せねばならず手間でした。
そこで、外部倉庫も含めてハンディ端末を導入し、入出庫をバーコード管理化しました。外部倉庫も含めた入出庫データがリアルタイムに把握できるようになり、最新の在庫数がシステム上で誰でも確認できるようになりました。
詳細はこちら：在庫管理の一元化と属人化の課題を一挙に解決！ミスほぼゼロで顧客満足度向上
エクセルによる人的ミスを削減した事例
とあるボルトメーカーでは、鋼材の在庫管理を手書き帳票やエクセルで行っていました。しかし、手書き帳票などからエクセル在庫管理表を更新する作業は負担が大きく、ミスも度々起きていた。
そこで、在庫管理システムとバーコード管理を導入し、在庫や入出庫の管理をバーコード管理に移行。将来的には、手書きやエクセルによる作業をほぼゼロに移行できる見込みとなっています。
詳細はこちら：鋼材の在庫管理をバーコード管理化！リアルタイムの在庫把握＆ロットトレースが可能に
在庫適正化で在庫金額を年間100万円圧縮した事例
金属加工を手掛ける企業では、かんばん発注方式による部品在庫管理を行っていました。しかし、購買担当が実在庫をリアルタイムに把握できず、二重発注や在庫過多の傾向にありました。
これらの課題を受け、在庫管理システムとハンディ端末を導入し、在庫を見える化。かんばん発注方式で管理していた部品のうち、都度発注でも管理できるものも多く見つかり、在庫金額を年間100万円圧縮することに成功しました。
詳細はこちら：在庫管理のシステム化に成功！リアルタイムな在庫管理で年間100万円の在庫削減
22種類の生産管理システムをランキングで比較
初期費用相場や選び方のポイントをチェック
生産管理システムをそれぞれの特徴や初期費用相場などで比較したい場合は、「生産管理システムランキング」も是非ご覧ください。生産管理システムは、自社の製品・生産方式・企業規模などに適したものを導入しないと、得られるメリットが限定されてしまいます。事前適合性チェックや生産管理システムを選ぶ前に押さえておきたいポイントも解説していますので、製品選びの参考にしてみてください。
