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在庫管理の自動化とは?中小企業こそ必要な理由と失敗しないシステムの選び方

中小企業にとって、効率的な在庫管理はとても重要です。当記事では、自動化の重要性や実現できること、多くの企業で導入が遅れている理由から、自動化によるメリットまで網羅的に解説します。また、実際の効率化ツールの種類や選び方、事前準備の重要性、注意点なども詳細に紹介し、具体的なコスト削減や効率化の事例を通じて、自動化が中小企業の在庫管理にもたらすメリットをご説明します。

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在庫管理の自動化とは

在庫管理の自動化とは、テクノロジーを活用して在庫の追跡と管理を効率化することです。在庫管理の自動化により、以下3点の実現が可能です。

  • 時間とコストの削減
  • 正確な在庫情報の提供
  • 全体的な業務効率の向上

在庫管理の自動化は、リアルタイムでの在庫追跡、自動発注システムの実装、データ駆動型の意思決定サポートなど、多くの利点をもたらします。これにより、効率的かつ正確な在庫管理が実現できます。

自動化する重要性

在庫管理を自動化することの重要性は、特に時間とコストの効率化にあります。自動化によって、在庫の追跡や更新のプロセスが簡素化され、手作業によるミスを減らすことができます。

多くの企業が在庫管理を自動化できていない理由

在庫管理の自動化は多くのメリットをもたらしますが、いくつかの理由で中小・中堅規模の製造業会社では導入が遅れがちです。主な理由として以下が挙げられます。

  • コストやリソース不足
  • 従来の手動管理への依存
  • 技術や教育の不足

これらの要因が自動化のハードルとなり、効率的な在庫管理システムの導入を妨げるケースが多くあります。

コストやリソース不足

自動化システムの導入には初期投資が必要であり、特に資金や人的リソースが限られている中小・中堅規模の企業にとっては大きな負担となることがあります。また、運用や維持にかかるコストも自動化を遅らせる一因となります。

手動管理の発生

多くの企業では長年にわたり手動での在庫管理が行われており、そのプロセスやシステムに対する依存度が高いため、自動化への移行が難しい場合があります。また、手動管理への慣れとその利便性が自動化の妨げになることもあります。

技術不足・教育が不十分

自動化システムを適切に運用するためには、特定の技術知識が必要ですが、従業員がこれを十分に持ち合わせていない、または適切な教育を受けていないことが導入の障害となることがあります。技術的なハードルや教育の不足は、自動化の導入を躊躇させる要因となります。

在庫管理の自動化によるメリット

生産管理フロー

在庫管理を自動化することには、以下の多くのメリットがあります。

  • より正確な在庫情報の把握
  • 効率的な在庫管理・コスト削減
  • データ分析が可能になる
  • 人手不足の解消
  • 顧客満足度の向上

これらのメリットは、中小・中堅規模の製造業会社にとって、運営の効率化と競争力の強化に直接的に貢献します。

より正確な在庫情報の把握

自動化システムはリアルタイムでの在庫追跡を可能にし、常に正確な在庫情報を提供します。これにより、過剰在庫や品切れのリスクを大幅に減らすことができます。

たとえば、中小企業に多い事例の一つに、現時点の実在庫数を知るために現場へ確認しなければならないケースがあります。これは、既存の在庫管理データでは入出庫が反映されていない場合があり、在庫更新にタイムラグが発生することが原因です。在庫管理にシステムを導入し、自動化すれば、入出庫データも自動的に反映されるようになり、誰でもリアルタイムな在庫が確認できるようになります。

効率的な在庫管理

自動化により、在庫管理のプロセスが簡素化され、時間と労力が削減されます。これは特に、在庫の頻繁な回転が必要な企業にとって大きなメリットです。

たとえば、手書き帳票や棚カードなどで在庫管理をしている企業は、紙のデータを集計する作業が発生します。在庫管理を自動化すれば、各在庫数を一元管理できるようになり、データ集計や転記などの作業をなくせます。

コスト削減

在庫の正確な管理は、不要な在庫保有コストの削減につながります。また、自動化により人的リソースの効率的な配分が可能になり、全体的な運用コストを削減します。

実際に、在庫管理システムの導入により、在庫金額を年間100万円圧縮できた実例もあります。

参考:【在庫管理システム】在庫管理のシステム化に成功!リアルタイムな在庫管理で年間100万円の在庫削減

データ分析が可能になる

自動化システムを導入すると、詳細な在庫データを集計・分析できるようになります。これにより、需要予測や在庫最適化の戦略を策定することが可能になります。

人手不足の解消

自動化は、特に人手不足が問題となる業務領域での労働力を削減し、他の業務に人手を配置することができます。

顧客の満足度向上

在庫管理の自動化は、より迅速かつ正確な顧客サービスを実現し、結果として顧客満足度を向上させることができます。たとえば、効率的な在庫管理で在庫切れを防ぐことができると、入荷や製造待ちで顧客を待たせることがなくなります。

在庫管理効率化ツールの種類

在庫管理の自動化には様々なツールが存在します。これらのツールは、中小・中堅規模の製造業会社にとって、在庫の精度を高め、効率を向上させるために不可欠です。

  • かんばん方式
  • データベース形式の在庫管理システム
  • バーコード・QRコード
  • RFID
  • 画像認識AIシステム
  • 重量センサーによる自動秤量

それぞれのツールには特徴があり、企業のニーズに合わせて選択することが重要です。

かんばん方式

かんばん方式は、生産や供給のプロセスを視覚化し、必要な時に必要な数量を供給することを可能にする在庫管理方法です。自動車大手のトヨタが採用した方法としても有名です。

かんばん方式では、製品1つずつに「かんばん」という製品情報が記載された帳票をつけます。この製品を使用したら、かんばんを外していきます。これにより、外されているかんばんの数=製造しなければならない製品の数がわかるようになり、過剰在庫を防げる仕組みです。システムを使わずに導入できる、在庫効率化の方法の1つです。

データベース形式の在庫管理システム

データベース形式の在庫管理システムは、在庫情報を集中的に管理し、リアルタイムでの在庫状況の把握を可能にします。データの一元化により、在庫の見える化が実現されます。

在庫管理システムとあわせて、後述のバーコード・QRコード管理等のスキャン端末を導入すると、現場でスキャンした入出庫情報が自動的にシステムへ反映できるようになります。リアルタイムな在庫管理が可能となり、より効果的です。

バーコード・QRコード

バーコードやQRコードを使用することで、入出庫情報のリアルタイムな反映が容易になります。これらによって、効率的な在庫管理と正確なデータ収集が可能になります。在庫1点ずつをスキャンするため、検品を兼ねて入出庫できます。

RFID

RFID(無線周波数識別)とは、商品に付けられたタグから情報を非接触で読み取る自動認識技術です。複数のタグの自動読み取りも可能なため、いくつかの入荷品を一度にスキャンし、システム在庫に反映することも可能になります。

RFID技術の身近な例は、ファッションブランドのユニクロの無人レジです。ユニクロはRFIDタグを採用しており、商品が入ったかごを所定の場所に置くだけで商品情報を読み取れます。バーコードリーダーで1点1点読み取る必要がないため、スムーズな会計を実現しています。

画像認識AIシステム

画像認識AIシステムは、商品の画像を分析し、在庫を自動で識別、管理する技術です。手動で在庫数を数える必要がなく、QRコードや商品タグも貼らなくてよいため、リモートでの在庫管理も可能となります。ただし、在庫品を必ずカメラに映るように置く必要があるため、スペースが限られた狭い倉庫等では運用が難しい場合もあります。

重量センサーによる自動秤量

重量センサーを在庫管理システムと連携して利用することで、商品の重量に基づいて自動的に在庫を管理します。製品単重を登録し、重量で個数を自動計算できるツールもあります。これにより、重量の読み違いや転記ミスを削減できます。

在庫管理システムの選び方

適切な在庫管理システムを選ぶことは、企業の効率化とコスト削減に直結します。システムの操作性やカスタマイズ性、適合性、他システムとの連携、サポート体制など、選択の際に考慮すべき重要な要素を詳しく解説します。これらの要素を考慮することで、企業の特定のニーズに合った最適な在庫管理システムを選べます。

操作性

在庫管理システムを選ぶ際には、操作性が重要です。直感的で理解しやすいユーザーインターフェースは、従業員の教育に必要な時間を短縮し、日々の操作が簡単になります。トライアル可能なシステムであれば、本格導入前に使いやすさも確認できます。

カスタマイズ性

自社の要求に対応できるカスタマイズ性も重要な要素です。柔軟に設定や機能を変更できるシステムは、企業の成長や変化に合わせて適応しやすくなります。導入検討の段階で、現在の業務だけでなく、将来的に必要になると考えられる機能についても考慮できると安心です。

適合性

企業の既存のプロセスやシステムとの適合性を確認することは、スムーズな導入と効率的な運用に不可欠です。システムが企業の現状の業務に適しているかを検討することが重要です。

各種システムとの連携

他のシステムやアプリケーションとの連携能力は、全体的な業務効率を向上させます。シームレスなデータ交換とプロセスの統合が可能なシステムを選ぶことが望ましいです。

サポート体制

システムの導入後のサポート体制も重要な選択基準です。信頼できるサポートとトラブルシューティングは、運用中の問題を迅速に解決し、ビジネスの中断を防ぎます。

在庫管理の事前準備

在庫管理の自動化を成功させるためには、事前準備が不可欠です。在庫管理システムの導入前にしておきたい、在庫の整理や担当者のトレーニング、棚卸改善の基本について詳しく説明します。これらの準備は、システムのスムーズな導入と効果的な運用を保証するために重要です。

在庫の整理

在庫管理システムを導入する前に、現在の在庫を徹底的に整理し、詳細かつ正確な在庫データを作成することが重要です。これにより、システムの精度が向上し、実際の在庫状況を正確に反映できます。特に、在庫管理システムは品番管理が基本となるため、品番の整備を進めておくと導入がスムーズになります。

担当者のトレーニング

新しい在庫管理システムを効果的に運用するためには、担当者に対する十分なトレーニングが必要です。システムの使い方、トラブルシューティング、データ入力の方法など、適切な研修を行うことが重要です。事前にトライアル可能な在庫管理システムであれば、本導入前に担当者がシステムに慣れる時間を確保しやすく安心です。

棚卸改善の基本を学ぶ

棚卸の効率化は、在庫管理の自動化において重要な要素です。棚卸プロセスの見直しや改善により、データの正確性を高め、在庫の不一致を減らすことができます。

在庫管理の自動化の注意点

在庫管理の自動化は多くのメリットをもたらしますが、その導入と運用にはいくつかの注意点があります。特に、システムのセキュリティ対策については、理解しておくことが望ましいです

自動化システムの導入において、セキュリティ対策は非常に重要です。データの保護、アクセス制御、ネットワークセキュリティなど、機密情報の漏洩やサイバー攻撃から保護するための対策を講じることが必要です。

自動化によるコスト削減や効率化の具体例

在庫管理の自動化によって、コスト削減や効率化が実現された具体的な事例を紹介します。

複数拠点の在庫管理・ロット管理を自動化した事例

1つ目の事例は、自動車用の製品を組立・販売されている企業です。システム導入前は、先入先出を徹底するため、いつ入庫した品物か1つずつ目視で確認しながら作業をしていました。また、在庫はエクセルで管理していたため、リアルタイムに在庫数が反映できませんでした。別工場の在庫を確認する場合は電話で確認し、実際に現地まで行って在庫確認しなければならないこともありました。

在庫管理システムとバーコード管理を導入したことにより、入出庫データの入力に成功。ハンディ端末で入庫処理をする際に入荷日を自動的に紐づけ、出庫する際に新しいロットの製品を読み取らなければ警告が出るよう運用することで、ロット間違い等にすぐ気付けるようになりました。先入先出の徹底と、より古いロットがないかを確認する手間の削減を実現しました。

また、システム上でエリア管理も行い、どの原料がどこに保管されているかをPCでリアルタイムに確認できるようになりました。現場に行って在庫確認する手間もなくなり、大幅な工数削減となりました

より詳しい改善内容:【在庫管理システム】ハンディ端末を用いた入出庫記録で先入先出を実現

年間176時間の工数を削減した事例

2つ目の事例の中堅企業では、年間3,000~4,000件もの保守部品の入出庫データを手打ち入力していました。人力のデータ入力ではヒューマンエラーをゼロにできず、棚卸差異がほぼ毎回発生していました。そのため、本来は年2回行う棚卸を、やむをえず毎月行っていました。

そこで、保守部品の持ち出しや返却の記録にバーコード管理を導入。読み取ったデータは在庫管理システムに自動入力されるので、データ入力の作業は不要になりました。また、在庫管理の工数は年間176時間の削減に成功されました。


より詳しい改善内容:【在庫管理システム】老朽化したシステムを刷新し、保守部品の在庫管理を最適化!

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