「エクセルの在庫管理はもう限界…」そんな企業のための4つの改善策を徹底解説

在庫管理をエクセルで行うのは、多くの企業にとって手軽で低コストな方法です。しかし、商品点数や拠点が増えると「入力ミスが多い」「ファイルが重い」「同時に編集できない」など、限界を感じる場面が出てきます。

本記事では、エクセル在庫管理の特徴と限界、改善策やシステム導入のステップ、さらに成功事例までを紹介します。エクセルでの管理に課題を抱える方は、是非参考にしてみてください。

エクセルでの在庫管理とは

エクセルでの在庫管理とは、Microsoft Excelを使って入出庫や在庫数を表や関数で管理する方法です。専用システムを導入せずに済むため、導入コストがかからず誰でもすぐに始められるのが大きな特徴です。

小規模な事業や商品点数が少ない場合には、テンプレートを用いるだけで簡単に在庫一覧を作成でき、担当者が自由にカスタマイズできる柔軟性もあります。その一方で、エクセルは本来データベースや在庫管理専用のツールではないため、運用規模が大きくなると管理の複雑化や人的ミスの増加といった課題が生じやすくなります。

→ エクセルの在庫管理表についての詳しい解説はこちら

エクセルでの在庫管理の特徴

エクセルを用いた在庫管理は、専用システムを導入する前に多くの企業が選択する方法です。その背景には、導入のしやすさや社内での普及度の高さ、自由に設計できる柔軟さがあります。

ここでは、エクセルで在庫管理を行う際の主な特徴を3つの観点から解説します。

導入コストがかからない

エクセルは多くの企業ですでにOffice製品として導入されており、追加の費用をほとんどかけずに利用できる点が大きなメリットです。

専用の在庫管理システムを導入する場合、初期費用や月額費用が発生することが一般的ですが、エクセルであれば新しい投資をせずに即日運用を開始できます。そのため、在庫管理を試験的に始めたい小規模事業者やスタートアップにとっては、低リスクで導入できる手段として選ばれます。

使い慣れている人が多い

エクセルは業務ソフトとして広く普及しており、基本操作に慣れている従業員が多いのも利点です。新しいシステムを導入すると操作教育やマニュアル整備が必要になりますが、エクセルなら既存のスキルを活かしてすぐに在庫管理業務を始められます。

特に中小企業や製造業の現場では、複雑なシステムに抵抗感を持つスタッフも少なくないため、馴染みのあるエクセルを使えば心理的なハードルが低く、導入から実運用までスムーズに進めやすいです。

自由度が高い

エクセルはセルの設計や関数の組み合わせによって、在庫表を自由にカスタマイズできる点が特徴です。商品ごとに管理項目を増やしたり、条件付き書式で在庫不足を自動で強調表示したりと、業務に合わせた柔軟な工夫が可能です。

市販の在庫管理システムでは仕様に縛られるケースが多いですが、エクセルは利用者自身が管理ルールやフォーマットを定義できるため、小規模かつ特殊な管理方法を求める現場に適しています。

一方で、ある程度規模が大きくなってくると、エクセルでの運用に限界を感じる企業も多くあります。

エクセルの在庫管理に限界がある理由

ここでは、実際の現場でよく見られる「エクセルでは対応しきれない」典型的な理由を6つに分けて解説します。

手入力に依存しミスが起きやすい

エクセルでの在庫管理は、多くの場合人の手による入力作業に依存しています。そのため、数値の打ち間違いや転記漏れ、コピペミスなどのヒューマンエラーが頻発しやすく、在庫差異の原因になります。

特に複数人が入力を担当する場合、入力ルールの違いや更新忘れが重なり、実際の在庫と表の数値が食い違うリスクが高まります。人手に頼る仕組みでは、正確性を維持するのが難しいのです。

データ量が増えると処理が重くなる

扱う商品点数や取引量が増えると、エクセルのファイルサイズは急速に大きくなり、計算処理が遅くなります。特に関数やマクロを多用している場合、1つの更新に数十秒以上かかることもあり、業務効率が著しく低下します。

また、巨大なファイルは保存や共有にも時間がかかるため、日常業務に支障をきたしやすく、在庫管理のスピード感が損なわれてしまいます。

複数人での同時管理が難しい

エクセルは基本的に1人が編集する前提で設計されているため、複数人で同時に在庫表を更新すると競合や上書きが発生します。クラウド上で共有しても、誰かが開いている間は他の人が編集できないなど、スムーズな同時作業が困難です。

結果として更新タイムラグが生じ、在庫情報の整合性が保てなくなります。リアルタイム性が求められる在庫管理では、大きな制約となります。

データベース機能が弱い

エクセルは表計算ソフトであり、本格的なデータベースとしての機能は備えていません。データを大量に蓄積すると管理が煩雑になり、検索や抽出も効率的ではありません。

商品マスタや入出庫履歴を一元的に管理するには不向きで、管理者が複雑な関数やVBAを駆使して補わざるを得ないのが実情です。結果として属人化が進み、担当者が変わると運用が途端に難しくなるケースも多く見られます。

分析やレポート作成に手間がかかる

在庫状況を分析してレポートを作成する場合、エクセルでは関数やピボットテーブルを駆使する必要があります。ある程度のスキルがあれば可能ですが、毎回手作業で集計を行うのは時間と労力がかかり、迅速な意思決定を妨げます。

特に複数拠点や多品種を扱う場合、正確なレポートを短時間で作成するのは困難で、経営層に求められるリアルタイムな情報提供ができなくなるリスクがあります。

セキュリティや監査に対応できない

エクセルはファイル単位での管理が基本であり、権限設定やアクセス制御が弱い点も課題です。誰がどのタイミングで修正したのか履歴を追いにくく、監査対応や不正防止には不向きです。

また、USBメモリやメールで簡単に持ち出せるため、情報漏洩リスクも高まります。内部統制やセキュリティ強化が求められる現在のビジネス環境では、エクセルのみで在庫情報を扱うのは大きなリスクとなります。

エクセルの在庫管理の限界を突破する方法

在庫管理をエクセルだけで行う場合、限界を感じる場面は少なくありません。しかし、必ずしもすぐにシステムを導入しなければならないわけではなく、まずは既存のエクセルの機能を工夫して活用する方法もあります。

ここでは、エクセルの在庫管理に限界を感じたときの対策について解説します。

エクセルの機能を活用する

エクセルには関数や条件付き書式、ピボットテーブル、マクロなど在庫管理に応用できる機能が豊富に備わっています。例えば、条件付き書式を使って在庫数が一定以下になると自動で色を変える設定をすれば、発注点を直感的に把握できます。

また、ピボットテーブルを活用すれば入出庫データを簡単に集計でき、レポート作成の手間を軽減できます。小規模な現場や商品点数が少ない場合には、これらの工夫で一定の課題をカバーできます。

■在庫管理に活用しやすいエクセル機能

• 条件付き書式：在庫数が設定した発注点を下回ったら自動でセルの色を変えてアラート表示
• データ入力規則：入力値をプルダウン形式に制限し、商品コードや担当者名の入力ミスを防止
• 関数：SUMIFやCOUNTIFで在庫数や入出庫回数を自動集計
• ピボットテーブル分析：入出庫データを簡単に集計し、月別・商品別の在庫推移をレポート化
• マクロ・VBAで自動化：定型的な集計や帳票作成をワンクリックで処理し、作業時間を大幅削減
• テーブル機能：データを表形式にして行や列が増えても自動拡張し、計算式も連動更新
• クラウド共有：ファイルをクラウド上で共有し、複数人で更新履歴を管理できるようにするなど

在庫管理システムを導入する

扱う商品点数や拠点数が増え、リアルタイム性や正確性が求められる段階では、在庫管理システムの導入が有効です。システムを導入すれば、入出庫データが自動で反映され、複数人が同時に利用しても情報の整合性を保つことができます。

また、アクセス権限やログ管理などのセキュリティ面も強化されるため、監査や内部統制の観点からも安心です。さらに、自動集計やレポート機能により、迅速な意思決定ができる点も大きなメリットです。

エクセルの在庫管理に限界を感じたら取るべき行動

エクセルでの在庫管理に限界を感じたとき、焦ってシステム導入に踏み切るのではなく、まずは現状を冷静に把握し、改善と移行の選択肢を比較検討することが重要です。

ここでは、担当者が段階的に進めるべき行動を4つに整理しました。

現状を分析し課題を数値化する

最初にすべきことは、現在の在庫管理方法を見直し、どこに無駄やトラブルが生じているのかを明確にすることです。入庫・出庫・棚卸の流れをフローチャート化し、作業時間や実在庫との差異を数値で把握します。

例えば「棚卸に毎月30時間かかっている」「差異率が5％ある」といった指標が見える化されれば、改善すべきポイントが具体的に浮かび上がります。

• 棚卸作業時間の計測：毎月の棚卸にかかる時間を記録し、担当人数×作業時間を合計してコストを見える化
• 在庫差異率の算出：実在庫数と帳簿在庫数の差を割合で算出し、誤差の大きさを数値で確認
• 入力ミス件数の記録：棚卸や出荷時に判明した入力ミスの件数を記録し、月次で推移を追跡
• データ更新頻度と遅延時間の測定：在庫表が実際にどのくらいの頻度で更新され、どれだけ遅れて現場に反映されているかを調査など

エクセル改善策を試みる

課題が軽微であれば、条件付き書式で在庫不足を自動通知したり、ピボットテーブルで集計作業を効率化したりと、エクセル内の機能を駆使することで一定の改善が可能です。

また、VBAやマクロを活用すれば繰り返し作業を自動化でき、担当者の負担を軽減できます。これらの改善策を試したうえで、依然として限界を感じるかどうかを判断するのが良いでしょう。

システム導入を見据えて要件を整理する

上記のような改善だけでは根本解決が難しい場合は、在庫管理システムの導入を検討します。その際に大切なのが要件定義です。

「複数拠点での同時管理が必要」「リアルタイム更新が必須」「外部システムとの連携を希望」など、自社に必要な条件をあらかじめ洗い出しておくことで、後の比較検討がスムーズになります。

小規模導入から本格運用へ移行する

候補のシステムが見つかったら、いきなり全社展開するのではなく、小規模な範囲で試験導入するのがおすすめです。

実際に現場で使うことで、運用の課題や教育の必要性が明らかになります。その後、段階的に本格導入へ移行し、KPI（在庫差異率や棚卸時間の削減率など）を追跡しながら改善を継続することで、導入効果を最大化できます。

エクセルでの在庫管理が不十分になったら在庫管理システムがおすすめ

エクセルは小規模な在庫管理には十分対応できますが、取扱商品数や拠点数が増え、リアルタイムでの正確な把握や情報共有が求められる段階に入ると限界を迎えます。そのような場合に有効なのが、在庫管理システムの導入です。

在庫管理システムを活用すれば、以下のような機能を利用できます。

• リアルタイム在庫更新：入出庫のたびに自動で在庫数が更新され、常に正確な在庫を把握できる
• バーコード・QRコード管理：ハンディ端末やスマホでスキャンするだけで入出庫処理が可能になり、入力ミスを削減
• 複数拠点管理：複数倉庫や店舗の在庫を一元管理でき、拠点間の在庫調整や横持ちが容易に
• ユーザー権限・アクセス制御 ：閲覧・編集権限を細かく設定でき、不正利用や情報漏洩のリスクを低減
• 履歴管理・監査ログ：誰がいつ操作したかを記録し、監査やトレーサビリティ対応が可能
• レポート・分析機能：在庫回転率、欠品率、棚卸差異などを自動集計し、経営判断を支援
• 発注点アラート：在庫が設定した基準を下回ると自動通知され、欠品防止に役立つ
• システム連携（会計・販売・購買）：他システムと連携し、受発注から在庫、会計までの業務を一気通貫で効率化

エクセルを利用する場合と比較すると、運用コストはかかりますが、日々の業務を効率化することで長期的に見ればリターンの大きい投資といえます。また、スモールスタート可能なクラウド型の在庫管理システムもあるので、是非一度検討されてみてはいかがでしょうか。

エクセルから在庫管理システムに変更した成功事例

実際にエクセルから在庫管理システムへ移行した企業では、大きな成果を上げているケースが多く見られます。ここでは、エクセルから在庫管理システムに移行したことで、改善できた事例を3つ紹介します。

在庫管理システム導入で在庫精度と業務効率を大幅改善した事例

業務用通信機器を手掛ける某社では、顧客ごとにエクセルで在庫を管理していましたが、生産依頼の急増により入力ミスや在庫共有の不便さが目立ち、過剰在庫や発注トラブルが頻発していました。

そこで、低コストかつカスタマイズ不要で導入できるクラウド型の在庫管理システムを採用しました。導入後は在庫情報を一元化し、複数担当者や調達部門でも共有できるようになりました。また、発注量が自動計算されることで過剰在庫を防ぎ、入荷品の保管場所や生産実績もシステムで可視化できるようになりました。

その結果、在庫精度が向上して業務効率が大幅に改善し、初めてのシステム導入ながらスムーズに定着しました。

→ 事例記事：担当者の個別エクセル管理からシステム一元管理へ！在庫の見える化で過剰発注抑制やエリア管理も実現

紙・エクセル管理から脱却し年間3000時間削減

プラスチックやガラスの表面処理・塗装を行う某社では、紙やエクセルによる在庫管理を続けてきましたが、先入先出の徹底や監査対応に課題を抱えていました。

入荷や在庫移動はすべて手入力で、棚卸にも丸1日と5営業日以上の集計時間を要していたため、膨大な工数が発生していました。そこで同社は、低コストかつ段階的な導入が可能な在庫管理システムを採用しました。

導入後はハンディターミナルとQRコードを活用し、入出庫をリアルタイムで記録。先入先出や期限管理を自動化でき、棚卸時間は2時間に短縮されました。結果として年間3000時間以上の工数削減と300万円規模の経費削減を実現し、品質管理体制の強化にも成功しました。

→ 事例記事：紙・エクセル管理をやめて年間3000時間以上の工数削減！先入先出・期限管理の精緻化で品質管理体制の強化まで実現

棚卸工数を半年で1000時間削減して発注精度を向上

多品種少量生産で紙・エクセルに依存していた同社は、理論在庫と実在庫の差異や棚卸の長時間化、現物確認の手間、紙ベースのロット管理により発注ミスや欠品リスクを抱えていました。

在庫管理システムとハンディーターミナルを導入し、入出庫と払出をリアルタイム更新し、在庫・エリア・ロットを一元管理しました。その結果、棚差を低減し、半年で約1000時間の棚卸工数を削減し、発注精度を高め、現場と管理部門の在庫認識の相違を解消してロットトレースを強化しました。

→ 事例記事：半年の棚卸工数を1000時間規模で削減！精緻な在庫管理で発注ミス防止やロットトレースも強化

まずは低コストに導入したいなら在庫管理システムSmartF

上記3社の事例は、いずれも「スモールスタート」が特長の在庫管理システムSmartF（スマートＦ）の導入企業です。SmartFは、初期費用を抑えて導入できるクラウド型でありながら、幅広い業界・生産方式の在庫管理に対応しています。エクセルでは複雑になりがちな、ロット管理や期限管理などの細かい機能も搭載しています。

また、リーズナブルな在庫管理システムでは珍しく、IoT連携が標準機能なので、追加費用なしでQR・バーコード管理を始められる点も好評です。

SmartFは、トライアル導入も可能です。「初めての在庫管理システムが使いこなせるか不安なので、まずはトライアルから始めたい」といった相談も、遠慮なく仰ってください。

22種類の生産管理システムをランキングで比較

初期費用相場や選び方のポイントをチェック

生産管理システムをそれぞれの特徴や初期費用相場などで比較したい場合は、「生産管理システムランキング」も是非ご覧ください。生産管理システムは、自社の製品・生産方式・企業規模などに適したものを導入しないと、得られるメリットが限定されてしまいます。事前適合性チェックや生産管理システムを選ぶ前に押さえておきたいポイントも解説していますので、製品選びの参考にしてみてください。

生産管理システムのランキング22選！機能や特徴、導入メリット、選び方をまとめてご紹介