実地棚卸とは 帳簿棚卸との違いや目的、効率化の方法や具体的事例を解説
公開日：2024年02⽉26⽇
最終更新日：2024年02⽉26⽇
製造業や小売業など、製品を製造、管理、販売する企業では、正確な在庫状況を把握するための実地棚卸は非常に重要です。この記事では実地棚卸とは何か、その目的や重要性、具体的な方式や手順、効率的に作業を行う方法について解説します。最後には、実地棚卸の工数削減に成功した企業の事例も紹介します。
関連記事：棚卸しのやり方を種類別に徹底解説！中小企業のための効率的で正確な在庫管理とは？
実地棚卸とは
実地棚卸とは、企業が物理的に在庫を確認し、その数量を帳簿上の記録と照合する作業のことを指します。実地棚卸は、在庫の正確性を保証し、財務報告の信頼性を高めるために不可欠です。特に、製造業や小売業など在庫を多く抱える企業にとって、実地棚卸は資産管理という観点から非常に重要です。また、正確な在庫データを把握することで、過剰在庫の削減、必要在庫の確保、内部監査の強化などの意思決定にも活用できます。
実地棚卸と帳簿棚卸の違い
実地棚卸以外の棚卸方法として、帳簿棚卸があります。実地棚卸は、物理的に倉庫や店舗を巡り、実際に手に取って在庫を数える直接的な方法です。これに対して帳簿棚卸は、会社の記録やシステムに記載された在庫データを基に行われる間接的な方法です。
帳簿棚卸は日常的な在庫管理や財務報告に用いられ、効率的ながらも物理的な確認を伴わないため、誤差が生じる可能性があります。実地棚卸を行い、帳簿との違いを確認することで正確な在庫状況の確認と管理体制の見直しを行うことが可能です。
実地棚卸の目的と重要性
実地棚卸を行う目的は、主に3つあります。企業の資産や在庫の状況を把握するだけでなく、不正防止のためにも実地棚卸は非常に重要です。
売上原価の算出
実地棚卸によって、企業は在庫の正確な数量と状態を把握できます。これにより、売上原価を正確に計算し、収益性の分析や価格設定の精度を高めることが可能になります。また、正確な売上原価の算出は、利益の確定に必要であり、決算書を作成するうえで非常に重要です。
在庫状況の確認
実地棚卸により、在庫の過剰や不足を明らかにし、需要に応じた適切な在庫管理を行うことができます。在庫数量は、入出庫の記録漏れや書き間違い、現品の取り間違いなどで日々差異が生じる可能性があります。定期的に実地棚卸をすることで、帳簿上は記載があるが、実際には在庫がなく追加発注が必要になるなどのトラブルを防止することができます。また、在庫の品質や保管状態もチェックでき、製品の管理体制見直しなども同時に行うことが出来ます。
内部不正の防止
定期的に実地棚卸を行うことで、帳簿上との違いが明確になります。これは従業員に対しての抑止力となり、不正行為や盗難のリスクを減少させることができます。この点から実地棚卸は2人以上で行い、1名がカウントミス、もしくは不正を行ってももう1名が気付けるダブルチェック体制を構築することが重要です。
実地棚卸の方式
実地棚卸は主に次の3つの方式により実施されるのが一般的です。
リスト方式
リスト方式は、在庫品を手作業でリストアップし、それを帳簿上の記録と照合する最も基本的な方法です。担当者が物理的に在庫を確認し、紙のリストやエクセル表に記入します。この方式は、在庫量が少ない小規模な事業所や、特定の商品に限られる場合に適しています。手軽さが魅力でありながら、人的ミスが発生しやすいというデメリットもあります。
タグ方式
タグ方式では、各在庫品にタグ（棚札）を付けて管理します。タグには在庫品の詳細情報が記載されており、担当者が物理的に在庫を確認する際に、これらのタグを使用して記録を行います。
タグ方式で棚卸を行う際は、在庫数を数えたら、在庫数を書き込んだタグを貼付するという作業を繰り返し、最後にタグをすべて回収します。そして、集まったタグに書かれた在庫数をまとめて集計します。
この方式は、在庫の移動が頻繁にある中規模の事業所や、多種多様な商品を扱う場合に適しています。タグ方式を用いることで、在庫管理の精度を向上させることができますが、タグの作成や管理には追加の労力が必要になります。
バーコード方式
バーコード方式は、在庫品にバーコードを付与し、バーコードリーダーを使用して在庫をスキャンする方法です。バーコードを読み取るハンディ端末や在庫管理システムを連携して使うと、端末から入力した在庫数の情報は即座にシステムへ反映されます。そのため、リスト方式やタグ方式のように、手書きで書き込んだ在庫数をエクセル等に転記するという作業が不要になります。これにより、データの入力ミスを大幅に減少させるため、大規模な事業所や多数の商品を扱う企業に最適です。
また、バーコードシステムを導入することで、在庫の追跡と管理が迅速かつ正確に行えるようになります。しかし、初期投資やシステムの維持管理にはコストがかかるという点の考慮が必要です。
バーコード管理についてはこちら：生産管理ではバーコードの活用がおすすめ！理由や具体的な用途を解説
実地棚卸の手順
実地棚卸の基本的な手順は次のようになります。
事前準備
実地棚卸を行う前に、詳細な計画を立て、必要な資材（棚卸票、ペン、バーコードリーダーなど）を準備します。また、実施棚卸を実施する日程を事前に決定し、関係する全てのスタッフに通知します。この段階で、在庫エリアの整理整頓も行い、実地棚卸作業の効率化を図ります。
担当者の割り当て
実地棚卸作業を効率的に進めるためには、担当者を明確に割り当てることが重要です。各担当者またはチームに対して、実地棚卸しを行う範囲やエリアを指定し、具体的な役割と責任を決定します。
棚卸票への記入
担当者は、実際に在庫を数えながら、棚卸票に数量や状態などの詳細を記入します。この際、正確性を確保するために、二人一組で作業を行う「ダブルチェック」の方法も有効です。
帳簿棚卸との整合確認
実地棚卸し作業が完了したら、棚卸票上のデータと帳簿上の在庫データとの差異を確認します。不一致があった場合は、原因を究明し、必要に応じて調整を行います。このプロセスは、在庫管理の正確性を高める上で非常に重要です。
棚卸在庫の評価
実地棚卸の結果をもとに、在庫として存在している商品の金額を棚卸資産として算出します。金額の評価方法としては、以下2つの手法があります。
- 原価法：購入した際の原価を元にして算出
- 低価法：購入した際の原価とその時点での原価を比較し、いずれか安い方を採用
いずれの方式を採用するかによって税金が変わるので、自社に合った方法を検討する必要があります。
実地棚卸の頻度
実地棚卸を行う頻度は、企業によってさまざまです。最低でも年1回、決算棚卸の際は実地棚卸を行い、期首棚卸高を確定する必要があります。
在庫の正確な把握が必要な企業だと、半年に1回や四半期に1回など、より高い頻度で実地棚卸を行うケースもあります。中には、毎月実地棚卸を行う企業もあります。しかし、頻度が高すぎる実地棚卸は現場への負荷が大きくなるので、適切な頻度を検討する必要があります。
実地棚卸作業を効率化する方法
実地棚卸作業を効率的に行うためには事前の段取りが最も重要です。
事前計画の策定
実施日程、対象となる在庫、必要な人員と資材を事前に計画します。これには、実地棚卸しを行うエリアの明確化や、作業の優先順位付けが含まれます。また、実地棚卸作業の手順を明確に文書化し、全員が同じ方法で作業を進められるように記録フォーマットを統一しておくことも重要です。
人員の適切な配分と教育
実地棚卸作業を効率的に進めるため、各担当者には明確な役割と責任を割り当てます。また、実地棚卸作業に関わるスタッフに対して、使用するツールや機器の操作方法、記録の正確な方法などについて教育を実施します。これを怠ると、各人が異なる方法で記録を行い正確なデータが収集できなくなります。
作業環境の整備
実地棚卸し前に在庫が保管されているエリアを整理整頓し、アクセスしやすくします。これにより、作業の迅速化と正確性の向上が図れます。また、対象となるエリアを区分けするなどの工夫も重要です。
多くの企業が悩む実地棚卸の課題
実地棚卸には、実在庫数を確実に把握できるという大きなメリットがあります。しかし、多くの企業が実地棚卸について、大きく分けて2種類の課題を持っています。
- 棚卸工数が多く、現場担当者の負担が大きい
- 製造ラインを止めなければならず、生産に負荷がかかる
- 在庫の保管場所を探す時間のロスが発生している
実地棚卸は、すべての在庫をカウントする必要があるため、実際に棚卸を行う担当者の負担が大きくなります。在庫点数が多い企業では、何人もの担当者が1週間以上かけて実地棚卸を行うケースもあります。
また、実地棚卸では、在庫品の流れを止めるために製造も停止するのが基本です。連休などを利用して一斉棚卸を行う場合もありますが、連休明けに通常通り製造を開始できる準備も含めて完了しなければなりません。
特に注意が必要なのは、仕掛品や半製品なども在庫としてカウントしなければならない点です。在庫エリアから製造エリアに移した在庫品がどこにあるかわからず、在庫探しに時間を取られてしまうという悩みも多くあります。
実地棚卸における在庫管理システム導入のメリット
実地棚卸は在庫を正確に管理するうえで大切な作業ですが、人手や時間がかかるため、如何に効率よく行うかが非常に重要です。実地棚卸作業における在庫管理システムの導入のメリットは次のようになります。
コスト削減につながる
バーコードやRFIDタグのような技術で在庫を追跡することで、手作業による数え間違いを減少させ、実地棚卸作業の時間を大幅に短縮します。また、バーコードやタグでロケーション情報も管理すれば、在庫品の保管場所もシステム上からすぐに確認できるようになり、棚卸時に在庫品を探す手間も削減できます。
さらに、在庫管理システムを活用すると、普段から効率的な在庫管理ができるようになるため、死蔵品などの在庫ロスを減らせる効果もあります。これにより、実地棚卸作業にかかる担当者の手間と在庫金額、双方のコストを削減できます。
正確性が向上する
在庫管理システムでは、入出庫による在庫数や保管エリアの変動をリアルタイムに反映することで、常に最新の在庫状態を記録できます。ヒューマンエラーが起きやすい紙やエクセルからの転記作業をなくすことで、棚卸時における在庫数の差異も最小限に抑えられます。これは、財務報告の正確性を確保し、過剰在庫や在庫不足といった問題を未然に防ぐのに役立ちます。
管理が容易になる
在庫管理システムで実地棚卸を行うことで在庫データはデジタル化され、リアルタイムでのアクセスが可能になります。在庫レベルの監視、履歴の追跡、分析が簡単に行えるようになり、在庫管理体制の見直しなどの対策立案も実施できるようになります。
関連記事：棚卸システムを使って得られる効果｜棚卸の最適化について
実地棚卸の工数を大幅削減した事例
在庫管理システムの導入で、実地棚卸の工数を大幅削減した企業の事例を紹介します。
棚卸工数を年間560時間削減する事例
自動車部品を製造するセラミックセンサ株式会社様は、毎年2回の棚卸を行っており、ある拠点の17万点以上の在庫品の集計に840時間かかっていました。
そこで、在庫管理システムとバーコード管理を導入し、まずは約4万点の予備品を棚卸に活用しました。今までは、予備品4万点の棚卸だけでも62時間かかっていましたが、システム導入により20時間まで削減。全在庫品を同じ方法で棚卸すれば、年間840時間の工数を280時間まで圧縮でき、560時間の工数削減となる試算となっている。
詳細はこちら：【在庫管理システム】複数拠点の在庫を見える化！ハンディ端末の活用で棚卸工数560時間削減のインパクトも
2人体制の実地棚卸を1人で完結できるようになった事例
医薬品メーカーのA社は、毎月の実地棚卸を2名体制で行っており、年間で約400時間の棚卸工数がかかっていました。棚卸を行う2名の役割分担は、リフトオペレーターとデータ入力でした。
在庫管理の効率化のため、在庫管理システムとハンディーターミナルによる在庫管理を導入。その結果、リフトオペレーターがハンディーターミナルを使うことで在庫数量を記録できるようになりました。2名体制の棚卸は1名で完結するようになり、年間の棚卸工数を50％削減できました。
詳細はこちら：【医薬品/在庫管理システム】年間200時間の工数削減！棚番管理の脱エクセルで棚卸・入出庫の手入力が不要になった効果とは
まとめ
企業にとって実地棚卸は在庫状況の正確性を保証し財務報告の信頼性を高めるために不可欠です。ただ、全て手作業で行う場合には多くの人手と時間がかかり、正確性を担保するのが難しい業務であると言えます。是非、在庫管理システムなどのツールを上手く活用しながら実地棚卸作業の業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
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