中小企業が直面する在庫管理の課題は多岐にわたります。その中で最も基本的かつ重要な課題が、棚卸しです。棚卸しの基本概念から具体的なやり方、さらには効率的な方法、業態や業種ごとの棚卸しの特徴や、よくあるミスとその対策方法を詳しくご紹介します。在庫管理システムの活用方法も含め、中小企業の方々が直面する在庫管理の問題を解決するためのヒントを解説します。

棚卸しとは

棚卸しは、企業が保有する在庫や資産の数量と状態を確認し、財務報告の正確性を保つために行われる重要な作業です。

棚卸しは単に在庫を数える作業ではなく、企業の経営状態を正確に把握し、経営判断の基礎となるデータをとるための業務です。また、法的な要件を満たすためにも不可欠な作業であり、企業の信頼性と透明性を保つためにも重要です。

棚卸しの目的と重要性

棚卸しの主な目的は、以下6点です。

• 利益計算の正確性を保つ
• 在庫管理の精度を高める
• 販売期間中の損失を防ぐ
• 帳簿と実在庫の一致を確認する
• 在庫の物理的な状態を把握する
• 決算に必要な期末商品棚卸高を確定する

これらの目的を理解し、適切に対処することで、企業の財務報告の正確性と運営の効率性を高めることができます。

利益を正確に計算する

在庫を正確に評価することによって、売上原価を適切に算出し、正確な利益額を導き出すことができます。これにより、企業の財務状況を正しく反映し、経営戦略の策定に役立てることが可能です。

正確に在庫を管理する

製造現場では、しばしば理論在庫と実在庫の差異が生じます。適切に棚卸しを行うことで、在庫の正確な数と状態を把握することができます。

これにより、過剰在庫や不足在庫を防ぎ、需要に応じた適切な在庫管理を行うことができます。結果として、在庫コストの削減と効率的な資源配分が可能になります。

販売期間の損失を防ぐ

棚卸しによって正確に在庫データを管理することは、販売機会の最大化にも繋がります。不足在庫による販売機会の損失を防ぎ、過剰在庫によるコスト増加を抑えることができます。これにより、企業の利益率を最適化し、競争力の強化に繋がります。

帳簿と商品数を一致させる

企業の会計処理において、帳簿上の在庫数と実際の在庫数が一致することは法的にも重要です。棚卸しを通じて、一致していることを確認し、財務報告の正確性と信頼性を保つことができます。また、監査対応においても重要です。

在庫の状態を確認する

棚卸しを行うことで、在庫の物理的な状態を確認することもできます。破損や劣化、賞味期限切れなどの問題を早期に発見し、在庫の品質管理ができます。これにより、顧客満足度の向上とブランドイメージの保持も可能になります。

決算に必要な期末商品棚卸高の確定

期末の商品棚卸高の確定は、決算報告の正確性を保つために不可欠です。企業の財務状況を正確に反映し、株主や投資家への信頼性を高めることができます。また、税務申告においても重要なデータとなります。

棚卸しの種類

棚卸しの方法は多岐にわたります。主に使用される棚卸方法は、実地棚卸と帳簿棚卸です。実地棚卸は、物理的な在庫を直接カウントする方法であり、一方で帳簿棚卸は、在庫管理システムや帳簿に基づいて在庫を評価する方法です。これらの方法を、企業の特定のニーズや在庫の特性に合わせて選びましょう。

実地棚卸

実地棚卸は、最も基本的な棚卸し方法です。企業が物理的に在庫を確認し、各アイテムを手動で数えます。実地棚卸は、在庫の精度を保証し、物理的な在庫の損失や盗難を見つけ出すのに役立ちます。しかし、時間がかかり、労力を要するというデメリットがあるため、計画的に実施する必要があります。

帳簿棚卸

帳簿棚卸は、在庫管理システムや帳簿に記録されたデータを基にして行います。物理的にカウントするのではなく、記録された数値に基づいて在庫を評価します。この方法は時間と労力を省くことができますが、データの正確性に大きく依存するため、定期的な確認と更新が必要です。

棚卸しのカウント方法

棚卸しのカウント方法は、企業の在庫管理システムや特定のニーズに応じて様々ですが、主に以下2つの手法が用いられます。

• リスト方式
• タグ方式

リスト方式は、在庫リストを基にして物理的な在庫を確認する手法です。一方、タグ方式は、各在庫アイテムにタグを付けて管理する手法です。これらの方法は、在庫の正確性を保証し、効率的な在庫管理を実現する上で重要です。

リスト方式

リスト方式は、事前に作成した在庫リストに基づいて、個々の商品を手作業で確認する方法です。この方式では、リストに記載されたアイテムごとに、実際の在庫数をカウントし、リストと照らし合わせます。

リスト方式は、在庫の正確性を高めるためには効果的ですが、時間がかかることが欠点です。特に、大量の在庫を持つ企業や、頻繁に在庫が変動する場合には、リストの更新が追い付かないことがあります。

タグ方式

タグ方式では、各在庫商品にタグ（通常はバーコードやRFIDタグ）を付け、それをスキャナーで読み取ることで在庫をカウントします。タグには商品に関する詳細情報が含まれ、簡単に在庫を管理することができます。この方法は、特に大規模な倉庫や複雑な在庫がある場合に有効で、効率的かつ迅速に在庫の管理ができるメリットがあります。しかし、導入時にコストと時間がかかるため、中小企業にとっては導入が難しい場合もあります。

棚卸在庫の評価方法

棚卸しで用いられる主要な在庫評価方法には、原価法と低価法という2種類があります。原価法は、在庫を購入または製造コストで評価する方法です。一方、低価法は、市場価値と原価のうち低い方で在庫を評価する方法です。これらの評価方法を理解し、適切に適用することで、正確な財務報告と効果的な在庫管理に繋がります。

原価法

原価法は、在庫をその購入または製造にかかったコストで評価する方法です。在庫の実際のコストを基に評価するため、財務報告における在庫の価値を正確に確認することができます。

原価法は、市場価格の変動による影響を受けにくいため、安定した財務報告を望む企業におすすめです。しかし、市場価格が原価を下回った場合、企業の財務健全性が過大評価されるリスクもあります。

低価法

低価法は、在庫を市場価値と原価のうち低い方で評価する方法です。市場価格の下落による損失を財務報告に反映させることができるため、市場価格の変動が大きい商品を扱う企業におすすめです。

低価法を用いて評価することで、企業が潜在的な在庫の損失を前もって認識し、それに応じた対策を講じることができます。ただし、市場価格の変動によって財務報告が頻繁に変わる可能性があるため、注意が必要です。

棚卸対象の種類

棚卸しでは、さまざまな種類の資産が対象となるため、一般的に棚卸しで考慮される主な対象物について説明します。在庫（棚卸資産）、有形固定資産、そして紛失や外部流出を避ける必要がある資産には、異なる管理と評価方法が必要です。それらを理解することで効果的な棚卸方法を選ぶことができます。

在庫（棚卸資産）

在庫は、製造業で最も一般的な棚卸し対象で、原材料、仕掛品、完成品などが含まれます。在庫を正確に数え上げ、評価することで、必要な在庫レベルを維持し、過剰在庫や不足を防ぐことができます。

有形固定資産

有形固定資産には、機械、設備、建物など、企業の運営に必要な長期的な物理的資産が含まれます。これらの資産の棚卸しは、資産の状態を評価し、減価償却や修理・メンテナンスの必要性を判断するために重要です。

紛失や外部流出を絶対に避けねばならないもの

貴重な原材料、特許や知的財産を含む文書、重要な研究データなどは、紛失や外部流出を避けるために特別な注意を払って管理する必要があります。これらの棚卸しは、企業の安全性と知的資産を保護し、セキュリティリスクを最小限に抑えるうえで重要です。

効率的な棚卸しに役立つ方法

限られた時間で棚卸しを進めるうえでは、棚卸しの効率化が必要です。以下の方法を状況に合わせて導入することで、時間やコストを節約し、棚卸しの正確性も高めることができます。

• 物理的な棚卸手順の見直し
• サイクルカウント
• ABC分析の活用
• 年末棚卸

物理的な棚卸手順の見直し

多くの企業は、在庫を直接数える物理的な棚卸しを行っているかと思います。これは最も基本的な棚卸方法で、在庫領域の準備、適切なカウントツールの選定、在庫アイテムの丁寧な数え上げ、そしてカウント結果の正確な記録が求められます。

物理的な棚卸しは時間がかかる可能性があるため、計画的に準備し、必要に応じて追加の労働力を確保することが重要です。また、日頃から入出庫の記録を行い、理論在庫と実在庫との差異を最小限に抑えることも、棚卸工数の削減に効果的です。

サイクルカウント

サイクルカウントは、年に一度の大規模な棚卸しの代わりに、定期的に在庫の一部を数える方法です。循環棚卸とも呼びます。

サイクルカウントでは、在庫を保管場所や種類などに分け、順番に棚卸を行います。そのため、大規模な棚卸しに伴う作業の中断をしないのが特徴です。小売店やネット通販倉庫など、業務を止めて一斉棚卸を行うのが難しい業態に向いています。

サイクルカウントは、在庫の継続的な監視や問題の早期発見に役立つ一方、カウントの重複や漏れが出やすいデメリットもあります。日頃から正確な在庫管理を行うことが重要です。

ABC分析を活用

ABC分析は、在庫アイテムを価値や回転率に基づいてA・B・Cの3種類に分類し、管理を最も重要な商品に集中させる方法です。たとえば、単価が高額な在庫や、重要部品の在庫などはAに分類し、高い優先順位で管理します。これにより、リソースを最も影響力のある在庫に集中させ、全体的な在庫管理の効率を高めることができます。

年末棚卸

年末棚卸は、決算に必要な在庫データを確保するために行われ、在庫エリアの整理、カウントチームの準備、在庫アイテムの精密な数え上げ、そして結果の分析が含まれます。年末棚卸は、企業が新年度に向けて在庫状況を正確に把握するために重要です。

棚卸しの具体的なやり方

棚卸しを効率的かつ正確に行うための具体的なやり方を紹介します。

1. 実施者を選び、担当範囲を割り振る
2. 作業マニュアルの作成
3. 棚卸計画書・棚卸表の作成
   棚卸しを行う日時、場所、担当者、および各商品の特定方法などが記載されています。
4. 現物の目視確認・カウント
5. 集計
   各担当者のカウント結果を集め、総在庫数を確定します。
6. 帳簿に入力

【業態・業種別】棚卸しの特徴

棚卸しの形態は、業態や業種によって異なります。製造業では、仕掛品や完成品など多種多様な在庫が存在し、正確な数値が重要です。小売では、販売用商品の多様性と動きが速いことが課題です。倉庫業では、大量の商品を効率的に管理する必要があります。それぞれの業種に応じた棚卸しの方法を理解することで、効率的かつ正確な棚卸しが可能になります。

製造業（工場）

製造業における棚卸しは、原材料、仕掛品、完成品など、製造過程の各段階に存在する在庫を正確に数え上げることが求められます。製品の仕様や品質、安全性などにも注意を払いながら、効率的なカウント方法を導入することが重要です。また、製造業の棚卸しでは、製品の生産サイクルや季節性を考慮する必要もあります。

小売（店舗）

小売業における棚卸しは、店舗に陳列されている商品の多様性と、それらが頻繁に動く環境を管理することが必要です。在庫変動に対応するため、定期的な棚卸しと、販売データに基づく調整が必要です。顧客のニーズに合わせた在庫管理が、小売業における棚卸しの成功の鍵です。

倉庫（卸）

倉庫業における棚卸しは、大量の在庫を効率的に管理し、正確な在庫データを保持することが求められます。自動化技術やバーコードシステムを導入することで、大規模な在庫の迅速かつ正確なカウントが可能になります。また、在庫の物理的な保管状態やセキュリティにも注意を払う必要があり、在庫の損失や盗難を防止するための対策も重要です。

棚卸を行う際のポイント

棚卸しを成功させるためには、数え間違いを防ぎ、所定の棚卸日にカウントし終えることが不可欠です。そのために、ミス防止や事前の棚卸計画、棚卸ルールの策定が重要になってきます。これらを適切に実践することで、棚卸しの正確性を高め、時間とコストを節約することができます。

数え間違いや入力ミスを防ぐ手立てをする

棚卸しでは、数え間違いや入力ミスが一般的な課題です。これを防ぐためには、適切な人材教育、二重チェックのシステム、または自動化ツールの使用がおすすめです。

具体的には、カウント方法を統一する、結果を二人以上のスタッフで確認する、バーコードスキャナーや在庫管理ソフトウェアの使用などがあります。少ない人員や時間でミスなく棚卸をするためには、バーコードやソフトウェアの活用が効果的です。

参考事例：【在庫管理システム】複数拠点の在庫を見える化！ハンディ端末の活用で棚卸工数560時間削減のインパクトも

実務との兼ね合いを考慮した計画を立てる

棚卸しは通常の業務に影響を与える可能性があるため、実務とのバランスを考慮して計画を立てることが重要です。例えば、棚卸しを営業時間外や閑散期に行う、必要に応じて臨時スタッフを雇用する、サイクルカウント方式で棚卸しを行う、または部分的に棚卸しを行うなどの方法が考えられます。

棚卸ルールを策定しておく

棚卸しをスムーズに行うためには、明確なルールとガイドラインを事前に策定し、関係者全員に周知することが必要です。カウント方法や記録の仕方、誰がどのエリアを担当するかなど、棚卸しの各ステップに関する具体的な指示を行うことで、混乱を避け、プロセスの効率化が可能になります。

よくある棚卸しのミス

棚卸しの過程では、さまざまなミスが発生する可能性があります。棚卸しの時期の誤り、データの正確性の欠如、作業員のトレーニング不足、作業の優先順位の誤りなど、このようなミスを理解し、予防策を講じることで、棚卸しの効率と正確性を向上させることができます。

棚卸しの時期を誤る

棚卸しを行うタイミングは、その正確性に大きく影響します。例えば、繁忙期に棚卸しを行うと、作業員の過負荷や誤りが発生しやすくなります。また、決算期の近くで棚卸しを行わないと、財務報告に影響が出る可能性があります。適切なタイミングで計画的に棚卸しを実施することが重要です。

棚卸しデータの正確性を確保できない

データの間違いは、棚卸しの最も大きな問題です。誤ったカウント、入力ミス、古いデータを使用することで、在庫を誤って報告してしまう可能性があります。これを防ぐために、データの二重チェック、最新の在庫管理システムの使用、適切な人材教育が必要です。

棚卸作業員のトレーニング不足

作業員が棚卸しのプロセスやシステムを十分に理解していない場合、ミスが発生しやすくなります。十分なトレーニングと明確な指示は、作業の正確性を高めるために不可欠です。作業員に対する事前の教育や定期的な研修を実施することが重要です。

棚卸作業の優先順位の誤り

棚卸作業において優先順位を誤ると、より重要な作業が遅れてしまう原因となります。たとえば、在庫の高価値アイテムや頻繁に動くアイテムから始めるなど、計画的に進めることが必要です。また、緊急性の低い作業に時間を割きすぎないよう注意することも重要です。これらの優先順位の策定には、ABC分析を活用した在庫管理が効果的です。

棚卸し在庫管理システムを活用するメリット

棚卸しに在庫管理システムを活用することで、作業の効率化、在庫精度の向上、リアルタイムな在庫情報の取得、棚卸し作業のミスの軽減、在庫のロスの低減など、多くのメリットがあります。

棚卸作業の効率化

在庫管理システムを利用する最大のメリットは、棚卸作業の効率化です。自動化されたシステムによって、手作業によるカウントよりも迅速かつ正確に在庫を追跡し、カウントにかかる時間と労力を大幅に削減することができます。これにより、人手を他の業務に割くことが出来ます。棚卸に人員を割くことが難しい中小・中堅企業にこそ、棚卸工数を削減できる在庫管理システムは必要といえます。

在庫精度の向上

在庫管理システムを利用することで、在庫を正確に記録することが出来ます。リアルタイムで更新される正確なデータを用いて、企業は在庫の過剰や不足を避け、需要の変動に迅速に対応でき、在庫に関連するコストを最適化できます。

リアルタイムな在庫情報の取得

在庫管理システムを使用することで、企業はリアルタイムで在庫情報を取得できます。これにより、現在の在庫状況や動向に基づいて、より情報に基づいた意思決定が可能になります。

棚卸作業のミス軽減

自動化された在庫管理システムは、人的ミスを減らし、棚卸し作業の精度を高めます。手動でのカウントや記録に比べ、システムによる自動化はミスのリスクを大幅に低減し、信頼性の高い在庫データを得ることが出来ます。

在庫ロスの低減

在庫管理システムは、在庫のロスを最小限に抑えるのにも有効です。リアルタイムの監視と正確なデータにより、過剰在庫や廃棄が必要な在庫を減らし、全体的な在庫コストを削減することができます。

在庫管理システムの活用方法

在庫管理システムの導入は、計画的かつ段階的に行うことが重要です。在庫管理システムの導入手順、システムの主な機能、そして選定する際の重要なポイントについて説明します。

在庫管理システムの導入手順

最初に、現在の在庫管理プロセスを評価し、システムの必要性を特定します。その際、システム導入によって解決したい課題も可視化しておくと、ベンダーとの打ち合わせもスムーズになります。

次に、予算設定、市場調査、そして適切なシステムを選びます。在庫管理システムの中には、特定の業界や企業規模、生産方式に特化したものがあります。自社の特性に合うシステム選びが難しい場合は、業種などを問わないシステムを比較検討し、ベンダーと要件をすり合わせることをおすすめします。

システムを選んだ後は、ソフトウェアのインストールや従業員へのトレーニング、そして段階的な実装を行っていきます。これらを、ニーズに合わせて調整していきます。

在庫管理システムの機能一覧

在庫管理システムには、多くの機能が備わっています。代表的な機能は以下のとおりです。

• リアルタイム在庫監視
• 期限管理
• ロット管理
• 棚番管理
• 自動発注システム
• 発注点管理（在庫レベルの警告）
• 在庫の履歴追跡
• レポート生成
• 分析ツール

在庫の追跡と管理を容易にするこれらの機能の中から、どれが自社に必要なのか見極める必要があります。

ただし、全ての在庫管理システムに上記すべての機能が備わっているわけではありません。現在の自社の在庫管理のフローを整理しておくと、ベンダーとの要件確認で役立ちます。

在庫管理システムの選び方のポイント

在庫管理システムを選ぶ際には、システムの使いやすさやコストだけでなく、機能性や拡張性、カスタマイズの可能性、サポート体制などを比較することが必要です。また、将来的なビジネスの成長や変化に対応できるかどうかも重要な判断基準です。正しいシステムを選択することで、長期的な企業の運営効率と競争力の強化に繋がります。

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