棚卸差異の原因と解決法：在庫管理の最適化を目指す
公開日：2024年05⽉30⽇
最終更新日：2024年09⽉26⽇
棚卸差異は、在庫管理における重要な課題であり、製造業の経営に大きな影響を与える可能性があります。本記事では、棚卸差異の基本的な概念からその原因、影響、そして具体的な解決方法について詳しく解説します。適切な対策を講じることで、棚卸差異を減少させ、在庫管理を最適化できます。
棚卸差異とは？
棚卸差異とは、在庫管理において、実際の在庫数と帳簿上の在庫数が一致しないことを指します。
棚卸差異には、棚卸差損と棚卸差益の2種類があります。棚卸差損は、実際の在庫が帳簿上の在庫よりも少ない場合を指します。在庫管理表上の在庫数が100個だけど、実在庫が80個しかない状況は、棚卸差損が生じています。棚卸差益はその逆で、実際の在庫が帳簿上の在庫よりも多い場合を指します。在庫管理上の在庫数が100個のとき、実在庫が120個あるような状況です。
これらの差異は、在庫管理の不備や人的ミスなど、さまざまな要因によって引き起こされます。棚卸差異の発生を防ぐには、まずはその発生要因を理解することが重要です。
棚卸差異の原因
棚卸差異が発生する主な原因には、出荷・入荷時のミス、在庫管理上のミス、棚卸作業でのミスが挙げられます。これらの要因を理解し対策を講じることで、棚卸差異の発生を防ぐことができます。
出荷・入荷時のミス
出荷や入荷時に発生するミスは、棚卸差異の主な原因の一つです。例えば、入荷・出荷の記録漏れ、誤った品目や数量の出荷・入荷、バーコードのスキャンミスなどが挙げられます。これらのミスは多忙な現場で起きやすく、実際の在庫数量と記録上の数量にズレが生じ、結果として棚卸差異が生まれます。
在庫管理上のミス
在庫管理の不備やミスも、棚卸差異の原因となります。よくある例は、エクセルの在庫管理表を使用しており、入出庫の記録漏れが起きるヒューマンエラーなどです。他にも、在庫管理システムの更新が遅れる、または仕掛品などの把握・反映ミスがあると、在庫情報にズレが生じます。
棚卸でのミス
棚卸作業自体におけるミスも棚卸差異の一因です。例えば、数え間違いやラベルの読み間違い、記録の入力ミスなどがあります。棚卸作業は慎重に行わなければならず、これらのミスが蓄積すると、在庫の正確な把握が困難となり、棚卸差異が生じることになります。
棚卸差異の影響と問題点
棚卸差異は、企業の運営にさまざまな悪影響を及ぼします。販売機会の損失、キャッシュフローの悪化、生産効率の低下、そして顧客満足度やブランドイメージの低下といった、具体的な問題点について解説します。
販売機会の損失
棚卸差異が発生すると、在庫が不足している状態で顧客の注文に応えられず、結果として販売機会を逃してしまうことがあります。この損失は、売上に直接的な影響を与え、企業の成長を妨げる要因となります。
キャッシュフローの悪化
企業のキャッシュフローにおいても、棚卸差異は悪影響を及ぼします。特に過剰在庫が発生すると、資金が在庫に固定され、他の重要な投資や支出に回せなくなります。これにより、企業の資金繰りが厳しくなることがあります。
生産効率の低下
棚卸差異による在庫管理の混乱は、生産効率の低下を引き起こすこともあります。必要な材料や部品が不足したり、過剰在庫が発生したりすることで、無駄な時間や労力が生じ、生産ラインのスムーズな運営が妨げられます。在庫管理表に対して実在庫数が少なく、倉庫内で在庫を探し回ったことがあるという声も多く聞きます。
顧客満足度・ブランドイメージの低下
棚卸差異による在庫不足や納期遅延は、顧客の期待に応えられないことを意味します。このような状況が続くと、顧客満足度が低下し、企業のブランドイメージにも悪影響を及ぼします。顧客の信頼を失うことは、長期的なビジネスにおいて致命的な問題となります。
棚卸差異を減らす・なくす方法
棚卸差異を減らすには、差異が発生する原因を知り、対策する必要があります。
棚卸差異率を把握する
棚卸差異の原因を明確にする方法の一つとして、棚卸差異率の把握があります。在庫管理の正確さを評価し、必要な改善策を見つける手助けとなります。
棚卸差異率は、実際の在庫量と帳簿上の在庫量の差を百分率で表したものです。具体的には、以下の通り計算します。
棚卸差異率＝（棚卸差異 ÷ 帳簿上の在庫量）×100
この計算により、棚卸差異率を定期的に把握し、異常がないか確認できます。
棚卸差異率の許容範囲は業種や企業の方針によって異なります。一般的には、5％以下の棚卸差異率が許容範囲とされていますが、実際には多少の誤差が生じることは避けられません。許容範囲を超える差異が発生した場合、迅速に原因を究明し、適切な対策を講じることが求められます。定期的なチェックと改善を繰り返すことで、棚卸差異率を低く保つことが可能です。
在庫管理業務のマニュアル化
在庫管理や棚卸のマニュアルを整備し、従業員が一貫して正確な作業を行うために業務標準化を進めるのも重要です。入出庫や棚卸しの手順、在庫の保管場所などを明確にすることで、人的ミスを減少させ、棚卸差異の発生を防ぎます。
標準化された手順書を作成したあとは、従業員への教育・訓練を通し、業務理解度を高めることも必要です。特に、新入社員や異動した従業員に対しては、入念な研修を行うことが必要です。
また、業務マニュアルは、定期的に更新・改善する必要があります。例えば、在庫管理のルールを決めたものの、従業員が異なる運用をしている場合は、標準作業が現場で使いにくいものになっていないか再確認します。従業員からのフィードバック収集も、マニュアル改善に役立ちます。
日次棚卸の実施
日次棚卸を導入し、毎日の入出庫の在庫数を確認することで、在庫差異の早期発見に繋がります。これにより、在庫差異が発生した際に迅速に原因を特定し、問題を解決することができます。さらに、日々のデータを蓄積することで、長期的なトレンド分析も可能となり、より効果的な在庫管理が実現します。
ただし、日次棚卸には労力と時間が必要で、現場の工数を圧迫する可能性があります。特に、在庫の種類や量が多い場合、一日で全ての棚卸を行うのは難しい場合があります。棚卸を効率的に行うためのツールやシステムの導入が求められます。例えば、バーコードスキャナーや在庫管理ソフトウェアを活用することで、棚卸作業をスムーズに進めることができます。
アウトソーシングの活用
在庫管理業務のアウトソーシングにより、内部での棚卸作業にかかる人件費や時間を大幅に削減できます。特に、繁忙期や決算期においては、外部業者に依頼することで、従業員の負担を軽減し、コア業務に集中させることが可能です。これにより、全体的な運営コストの効率化が図れます。
在庫管理方法の見直し
あまりにも棚卸差異が発生する場合は、在庫管理方法の見直しも必要となります。適切な在庫管理方法を採用することで、在庫の正確性を高め、差異を減少させることができます。
例えば、エクセルでの在庫管理表にて、ヒューマンエラーがなくならない、管理が煩雑になっている場合は、在庫管理システム導入も検討の余地があります。在庫管理システムを導入すると、在庫の可視性を高め、正確な在庫データをリアルタイムで把握できるようになります。特に、バーコードやRFID技術を利用したシステムは、在庫の移動や変動を正確に記録でき、棚卸差異の減少に効果的です。
在庫管理システムの導入効果
在庫管理システムは、在庫の正確な把握と管理をサポートするためのツールです。在庫管理システムで日頃から正確な在庫管理を行うと、棚卸時の差異も減らすことができます。
日頃の在庫管理の精度が上がる
在庫管理システムの導入により、在庫の可視化が進み、リアルタイムでの在庫状況の把握が可能になります。その結果、日頃から正確な在庫管理ができるようになり、棚卸差異も最小限に抑えられます。
例えば、在庫管理システムとバーコード管理を併用すると、入荷検品や出荷を行う現場で即座に入出荷情報を登録できます。事務所に戻り、エクセルに手打ちするなどの手間が不要となるので、入力漏れを防ぎやすくなります。このリアルタイムの在庫管理により、早い段階で在庫切れや過剰在庫を察知できるようになり、必要なタイミングで適切な在庫補充が行えるようになります。
在庫管理や棚卸しのヒューマンエラー削減
在庫管理システムには、手作業によるミスの削減効果もあります。
よくある棚卸方法として、棚卸表を印刷し、実地棚卸をしながら在庫数を手書きし、棚卸表やエクセルに手入力するというやり方があります。在庫数を書き込んだ大量の棚卸表を扱い、手打ちしていくというアナログな作業は、ヒューマンエラーの原因となります。在庫管理システムを導入すると、現場でハンディ端末やタブレットを使って在庫数を入力していけるため、手書き資料から手入力するという転記作業が不要になります。手作業を減らすことで、ミスが起きるフローそのものをなくす効果があります。
参考：在庫管理システムの導入で、棚卸工数を年間200時間削減した医薬品関連の企業例
在庫管理システムの選定ポイント
在庫管理システムを選定する際には、自社の業務プロセスに適合するかを確認することが重要です。具体的には、操作性の高さやカスタマイズの柔軟性、システムのスケーラビリティなどが選定のポイントとなります。また、サポート体制や導入コストも考慮し、総合的に判断することが求められます。信頼性の高いシステムを導入することで、在庫管理の精度と効率を最大限に高めることができます。
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