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化粧品製造業の在庫管理でよくある課題とシステム導入のポイント

化粧品は直接肌につけて使用する製品であることから、品質管理が極めて重要になります。化粧品の多くは使用期限が定められているため、期限切れを起こさないように在庫管理を行わなければなりません。また、多種多様な原材料にもそれぞれ使用期限が定められていることが多く、製造現場での正しい在庫管理も求められます。

本コラムでは、化粧品製造業の在庫管理でよくある課題を紹介した上で、それらの課題を解消するのに役立つ在庫管理システムの機能と導入メリットを解説いたします。

化粧品製造業の在庫管理でよくある課題

ここでは、化粧品製造業の在庫管理でよくある4つの課題をご紹介します。

在庫の種類が多すぎて管理しきれない

化粧品製造業では、原材料・中間品・製品・資材といったあらゆるモノの在庫管理を行っています。その中でも、特に管理が難しいのが原材料です。化粧品を作る際には、1つの製品に対して数十種類の原材料が使われることも多く、膨大な種類の原材料を管理しなければなりません。

化粧品の製造工程は、レシピ(配合表)をもとに原材料を秤量し、調合・充填・包装のプロセスを経て製品が完成するという流れが一般的です。原材料の種類が多いと、秤量・調合を行う際に間違った原材料を使ってしまい、廃棄ロスを招く恐れがあります。そういったトラブルを防ぐためにも、正しい在庫管理を行わなくてはなりません。

また、在庫の種類が多いと、どこに何が保管されているのかが分からず、目的のモノを見つけるのに時間がかかるという問題もあります。一部の担当者しか保管場所を把握できておらず、属人化が進んでいる企業は少なくありません。誰でもすぐに在庫を探せるように、管理方法を見直しましょう。

在庫状況をリアルタイムに把握できない

化粧品の原材料は、複数の製品に共通で使用されるものが多く、在庫数の増減が激しい傾向にあります。紙やエクセルを用いたアナログな在庫管理では、日々変化する在庫状況をリアルタイムに把握するのは困難です。記録漏れやミスによって正しい在庫状況が分からなくなり、「あると思っていた原材料がない」といった事態を招く恐れがあります。

また、在庫状況をリアルタイムに把握できなければ、発注業務も難しくなります。発注担当者は在庫状況を見ながら適切なタイミングで発注を行わなくてはなりませんが、正確な在庫数が分からない場合は勘や経験をもとに発注するしかありません。発注ミスによって過剰に在庫を抱えたり、欠品による生産の遅れを引き起こしたりする恐れがあるため、リアルタイムかつ正確な在庫管理を目指すべきです。

期限管理の徹底ができていない

化粧品製造業が扱う原材料や製品の多くには、使用期限が定められています。そのため、原材料の入庫日や製品の製造日を正確に記録したり、先入れ先出しを徹底したりと、厳しい期限管理を行わなければなりません。

人が目視チェックで作業を行っていると、期限切れの原材料を使用してしまう、期限切れの製品を出荷してしまう、といったミスが発生しやすくなります。製品の品質を保証するためには、システムによる使用期限のチェックが必須といえるでしょう。

トレーサビリティへの対応が難しい

化粧品は直接肌につけて使用する製品であることから、厳しい品質管理が求められます。化粧品製造業では、万が一製品に不具合が生じた場合に備えてトレーサビリティを確保しておく必要がありますが、簡単に実現できるものではありません。

トレーサビリティを確保するためには、原材料から中間品、製品に至るまでの詳細なロット管理が求められます。たとえば、仕入れ先から入荷した原材料のロットを正確に記録し、どの製品のどのロットで使用したかを漏れなく記録しておかなくてはなりません。また、記録するだけではなく、すぐにトレースできるように情報を整理しておかなければ、不具合発生時の対応が遅れて顧客からの信頼を失う恐れがあります。

人による管理に頼っていると、手間がかかるだけでなくミスも発生しやすくなります。システムを活用して効率的なトレーサビリティ体制を構築することが重要です。

化粧品製造業向け在庫管理システムに必要な機能

ここでは、化粧品製造業が正しい在庫管理を行うために必要なシステムの機能がどういったものかを解説します。

バーコードとハンディターミナルによるペーパレス機能

化粧品製造業の在庫管理を効率化する上で必ず実施しておきたいのが、バーコードとハンディターミナルを用いたペーパレス化です。入出庫・秤量・投入・出荷といった作業をするたびに手書きや手入力で記録を残すのは非常に手間ですが、ハンディターミナルであればバーコードを読み込むだけで手間なくミスなく記録を行えます。また、ハンディターミナルで記録した内容がすぐにシステムに反映されるため、正確な在庫状況をリアルタイムに把握できる点もメリットです。

この後に紹介する機能を実現するためにも、バーコードとハンディターミナルの活用は必須となります。

品質ゲート機能

化粧品製造業の在庫管理では、製品の品質を保証するために次のようなチェックを行う必要があります。

  • 間違った原材料や資材を使おうとしていないか
  • 原材料の投入量は間違っていないか
  • 使用期限切れの在庫ではないか
  • 先入れ先出しが徹底できているか
  • 検査に合格している在庫か

在庫管理システムにこれらのチェック機能が備わっていれば、人が目視チェックを行うのに比べて品質保証のレベルが確実に向上します。上述したバーコードとハンディターミナルを活用すれば、バーコードを読み込むだけで問題に気付けるため、手間もほとんどありません。化粧品製造の各プロセスで品質チェックを行い、不良の発生・流出を未然に防げるようになれば、ムダな作業や廃棄ロスが削減されて収益性も改善します。

化粧品製造業に最適な在庫管理機能

化粧品や原材料の在庫管理では、入庫日や製造日、使用期限、ロット、検査結果といったさまざまな情報を紐づけて管理する必要があります。一般的な在庫管理システムではこれらの情報を網羅していない場合があるので、化粧品製造業に適したシステムを導入しましょう。

また、原材料の発注業務を効率化するために次のような機能も求められます。

  • 将来の生産計画を考慮した所要量計算
  • 実在庫だけでなく、入出庫予定も考慮した有効在庫管理
  • グラムから袋、リットルから本といった原材料の使用単位と発注単位の変換機能
  • 適正在庫や発注点を考慮したアラート機能

これらの機能を活用することで、担当者の勘や経験に頼った発注業務から脱却し、過剰在庫や在庫欠品のない最適な発注管理を行えるようになります。

トレーサビリティ機能

化粧品製造業向けの在庫管理システムでは、トレーサビリティに関する機能も必ず必要になります。誰が、いつ、どのような作業をしたのかがすべて履歴に残り、必要な時にすぐに検索できるようになっていれば、万が一不具合が生じた場合にすぐにトレースして適切な対応を取ることが可能です。一般的なシステムの多くは手入力で記録しなければならず、抜け漏れが発生する恐れがありますが、上述したバーコードとハンディターミナルを活用すれば、記録の手間やミスを軽減できます。

トレーサビリティ機能としては、製品のロットから使用した原材料や資材をトレースできるだけでなく、原材料のロットからも製品を特定できる双方向なシステムを導入するのがおすすめです。また、製造工程での作業履歴や検査履歴まで紐づけて管理できるシステムであれば、化粧品製造業に求められるレベルのトレーサビリティ体制を構築できます。

在庫管理システムを導入するメリット

ここまでの内容を踏まえると、化粧品製造業が在庫管理システムを導入するメリットは大きく4つにまとめられます。

  • 在庫管理の手間とミスがなくなり、在庫状況をリアルタイムに把握できる
  • システムによる品質チェックで、確実な品質保証体制を構築できる
  • 属人的な発注業務を最適化し、過剰在庫や在庫欠品を削減できる
  • 市場からの要求に応えたトレーサビリティ体制を構築できる

化粧品製造業の在庫管理は品質保証に直結するため、システムの導入は欠かせません。正しい在庫管理を行うことで生産性や品質が向上し、収益性を改善できます。

「紙やエクセルを使ったアナログな在庫管理を行っている」「既存のシステムでは十分な品質保証ができていない」といった悩みのある方は、化粧品製造業に適した在庫管理システムの導入を検討してはいかがでしょうか。

まとめ

本コラムでは、化粧品製造業の在庫管理でよくある課題を紹介した上で、それらの課題を解消するのに役立つ在庫管理システムの機能と導入メリットを解説しました。

化粧品製造業の在庫管理は難しく、多くの企業が何らかの課題を抱えています。また、昨今では市場から求められる品質要求がより厳しくなったり、人手不足が深刻化したりと、在庫管理がさらに難しくなっている状況です。人の手でミスなく在庫管理を行うのは限界に近づいているため、システムの導入が急務といえるでしょう。

本コラムを参考にしつつ、在庫管理システムの導入を検討していただければ幸いです。

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