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発注ミスを防ぐ5つの対策 原因分析と在庫管理システムの導入メリットも解説

発注ミスが発生すると、顧客満足度の低下やリカバリー業務による工数圧迫など、経営面で多くの悪影響が生じます。本記事では、発注ミスの主な原因を分析し、具体的な対策方法を解説します。さらに、正確な発注を実現するために必要な要素や、発注機能つき在庫管理システムの導入メリットについても詳しく紹介します。

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発注ミスの主な原因 

考える従業員

発注ミスが生じる主な原因としては、ヒューマンエラーや情報の不確実性、部門間のコミュニケーション不足など、さまざまな要因が考えられます。それぞれの原因を理解し、適切な対策を講じることで、発注ミスの発生を防ぐことが可能になります。 

ヒューマンエラー

ヒューマンエラーは、発注ミスの最も一般的な原因の一つです。エクセルやシステムへの人的な入力ミス、計算ミス、誤った判断などが含まれます。例えば、発注数量の入力間違いや、現在庫から発注数量を計算する際のミスなどが典型的な例です。これらのエラーは、疲労や注意力の欠如、経験不足などによって引き起こされることが多いです。 

FAXやメールによる発注書の不着

FAXやメールでの発注書送信は、通信トラブルや誤送信によって発注ミスが発生するリスクがあります。例えば、FAXがうまく送信されなかったり、メールが迷惑メールフォルダに入ってしまったりすることがあります。これにより、必要な発注が行われず、製品の製造に支障をきたすことがあります。

情報の不確実性

在庫状況がリアルタイムで把握できていない場合や、需要予測が不正確な場合など、発注に関する情報が不確実である場合、ミスが発生しやすくなります。例えば、在庫管理表と現場の実在庫に差異がある状態で、在庫管理表の在庫数量をもとに発注すると、発注数の不足による欠品や過剰在庫といったミスに繋がる可能性があります。情報の不確実性を減らすためには、正確なデータ収集と分析が重要です。

部門連携・コミュニケーション不足

製造業では、部門間の連携やコミュニケーションの不足が発注ミスを引き起こすことがあります。例えば、購買部門と生産部門が連携を取れていない場合、発注担当者が現場在庫を正確に把握できず、必要な部品が適切なタイミングで発注されないことがあります。また、発注担当者が複数いる場合、別々に重複発注をしてしまうケースもあります。 

担当者の健康トラブル・ストレス

発注担当者が健康トラブルや過度のストレスを抱えていると、過労による疲労や精神的なプレッシャーが原因で、注意力が散漫になりミスが発生しやすくなります。担当者の健康管理やストレスケアの充実、業務量の適正化が求められます。 

手続きや手順の不備

発注書の記入方法が曖昧だったり、承認フローが明確でなかったりする場合など、発注業務における手続きや手順に不備があると、ミスが発生しやすくなります。手続きや手順を明確化し、標準化することでミスの発生を防ぐことができます。 

人手不足

必要な業務を十分にこなせる人員が揃っていないと、業務が過負荷となりミスが発生しやすくなります。例えば、発注業務を担当する人が複数の役割を兼任している場合、注意力が分散しやすくなるため、適切な人員配置と業務分担を行う必要があります。 

社員の教育不足

発注を行う社員の教育不足は、発注業務に関する知識やスキルの不足に繋がり、ミスが発生しやすくなります。社員教育を充実させることで、適切なトレーニングを行うことで、発注ミスを減少させることができます。定期的な研修や勉強会の実施が効果的です。

発注ミスが及ぼす悪影響とは

発注ミスが発生すると、顧客満足度の低下などを引き起こし、ビジネスチャンスを失うリスクが高まります。また、ミスをリカバリーするための追加作業により、生産性も低下する可能性があるため、発注ミスの防止は非常に重要です。 具体的な発注ミスの影響は、以下のとおりです。

顧客満足度の低下 

発注ミスが発生すると、納期遅延や誤納入が起きやすくなります。特に製造業では、顧客が期待する品質や納期を守ることが信頼の基盤となるため、発注ミスは直接的に顧客満足度に影響します。一度失った信頼を取り戻すのは容易ではなく、長期的な取引に悪影響を及ぼしかねません。

リカバリー業務による工数圧迫 

発注ミスが発生した場合、リカバリー業務が必要となります。追加発注や在庫の再確認、配送の手配などにより、本来の業務にかける時間が減少します。このリカバリー業務は生産ラインの効率を下げるだけでなく、従業員の負担を増やし、ストレスや疲労を引き起こす原因ともなります。結果的に、全体の生産性が低下し、コストも増大することになります。

正確な発注に必要な要素 

前述のようなミスを減らし、正確な発注を行うためには、以下5点の要素が必要です。

  • 在庫の見える化
  • 情報共有と明確な発注指示
  • 適切な教育とトレーニング
  • 過去のデータと分析の活用
  • 発注プロセスの改善と効率化

これらの要素を整えることで、発注ミスのリスクを大幅に減少させ、業務の効率化と顧客満足度の向上につながります。

在庫の見える化

ミスなく発注するためには、正確な在庫管理が必須となります。発注時点での在庫をいつでも把握できる状態を作るため、「在庫の見える化」が必要です。在庫の見える化には、在庫をリアルタイムに更新する必要があるため、現場で即座に入出庫を記録できるバーコード管理などのIoTツールも検討します。

→ 「在庫の見える化」の具体的な方法はこちら

情報共有と明確な発注指示 

情報共有と明確な指示は、発注ミスを防ぐための基本です。関係部門間での情報共有を徹底することで、誤解や伝達ミスを防ぎます。また、発注指示を明確にし、誰が何をどのように行うべきかを明確にすることで、作業の漏れや重複を防ぎます。

これらを行う方法としては、定期的なミーティングや報告書の活用などがあります。しかし、より少ない工数で発注ミスを防ぐには、システムによるリアルタイムな情報共有が効果的です。

適切な教育とトレーニング 

新入社員だけでなく、全社員に対して定期的な教育とトレーニングを行うことで、発注に関する知識や技術を最新の状態に保つことができます。また、実際の業務シナリオを使ったシミュレーションや、問題発生時の対応方法を学ぶことで、実務における判断力と対応力が向上します。

過去のデータと分析の活用 

過去の発注履歴やミスのデータを収集・分析することで、どのような状況でミスが発生しやすいかを特定し、対策も可能となります。例えば、特定の時期や品物の発注においてミスが多発している場合、その原因を解明すれば、改善策を検討することができます。 

発注プロセスの改善と効率化 

無駄な手順や重複作業を省き、迅速かつ正確に発注できるプロセスを構築することで、発注業務の効率化とミスの減少に直結します。現行のプロセスを定期的に見直し、業務の効率化と改善を図ることが重要です。

例えば、発注書を手作業で作成しており、その際にミスが起きているなら、システムから発注する仕組みを導入することで「発注書作成」という業務そのものをなくせます。これにより、発注プロセスが効率化され、発注ミスが起きるリスクをなくすことができます。

発注ミスを防ぐ5つの対策方法

タブレットとハンディで作業する男性

発注ミスを防ぐための対策方法として、システム導入で正確な在庫管理を行うことや、チェック体制の強化、フォローアップとフィードバックの実施、作業フローの可視化、人員不足の解消などが考えられます。これらの対策を実施することで、発注ミスの発生を大幅に減らし、業務の効率化と品質向上を図ることができます。 

システム導入で正確な在庫管理を行う

在庫管理システムや、在庫管理・発注機能を兼ね備えた生産管理システムなどを導入することで、リアルタイムで正確な在庫情報を把握することができます。部門を超えて同じデータベースの情報を管理できるため、情報共有のための手間もなくなります。これにより、発注時のミスを減らし、必要な物品が確実に揃うように管理することが可能です。

前述の通り、正確な発注には正確な在庫管理が必要となります。紙やエクセルでの在庫管理だと、情報更新が手作業になるためヒューマンエラーが起きやすく、集計を終えるまで最新の在庫情報がわからず、発注時に正確な在庫把握が難しくなります。発注のたびに手作業で在庫確認を行う企業もありますが、担当者の工数を圧迫するため、そのストレスもまた発注ミスに繋がる可能性があります。 

チェック体制の強化

発注前後のチェック体制を強化することで、ミスを未然に防ぐことができます。具体的には、複数の担当者によるクロスチェックや、チェックリストの活用が効果的です。また、定期的な監査やレビューを行うことで、問題点を早期に発見し、改善することができます。

フォローアップとフィードバックの実施

発注後に問題が発生した場合、その原因を明確にしたうえで担当者にフィードバックし、後日フォローアップまで行うことで、次回以降の発注時に同様のミスを防ぐことができます。また、成功例や改善点を共有することで、チーム全体のスキル向上にも寄与します。

作業フローの可視化

発注業務の作業フローを可視化することで、プロセス全体の流れを理解しやすくなります。フローチャートやマニュアルを作成し、全員が同じ手順を踏むようにすることで、一貫性を持たせることができます。また、可視化することで、どの部分でミスが起きやすいかを特定しやすくなり、対策を講じることができます。

人員不足の解消

発注ミスを防ぐ上で、適切な人員配置を行い、必要なスキルを持ったスタッフを確保することは重要な対策となります。また、繁忙期や急な欠員に備えて、臨時スタッフやパートタイムの人員を確保することも有効です。さらに、スタッフのスキルアップを図るための研修や教育を定期的に実施し、業務の質を向上させることが求められます。

一方、在庫管理や発注をシステム化により作業効率を上げることで、人員不足が解消できた事例もあります。また、システム導入により発注作業を標準化すると、作業分担もしやすくなり、経験が浅い従業員も

発注機能つき在庫管理システムの導入メリット 

生産管理フロー

発注機能がある在庫管理システムを導入することで、発注ミスを大幅に減少させることができます。特に大きなシステム導入のメリットは、以下5点あります。

ヒューマンエラーの削減 

発注機能つき在庫管理システムは、手動の発注作業を自動化するため、ヒューマンエラーを大幅に削減できます。たとえば、発注点を切りそうになった在庫のアラート機能などは、担当者の負担を軽減し、発注ミスの削減に役立ちます。人間による入力ミスや確認ミスを防ぐことで、発注ミスのリスクが低減します。例えば、数量の入力ミスや発注先の選択ミスといったエラーがなくなり、正確な発注が実現します。

リアルタイムでの在庫管理 

在庫管理システムでは、在庫データが常に最新の状態で更新されるため、在庫切れや過剰在庫のリスクを避けることができます。また、在庫の動きをリアルタイムで把握することで、タイムリーな発注が可能になります。 

発注プロセスの効率化 

発注機能つき在庫管理システムを導入することで、従来の手動での発注作業に比べて、システムを利用することで時間と労力が大幅に削減されます。また、発注履歴の管理も容易になり、過去のデータを基にした発注計画の立案が可能になります。これにより、発注業務の全体的な効率が向上します。 

部門間の連携強化 

在庫管理システムを通じて情報が共有できるため、在庫状況や発注状況が各部門で一目で確認できます。これにより、部門間のコミュニケーション不足による発注ミスが減少し、スムーズな業務運営が実現します。例えば、現場倉庫で在庫の入出庫情報を更新し、事務所の発注担当者がパソコンでそのデータを見ながら発注する、という連携が可能となります。

コストの削減 

ビジネスマンとパソコン

発注機能つき在庫管理システムを導入することで、発注ミスによるコストの増大を防ぐことができます。例えば、誤った発注による返品や追加発注のコスト、在庫過剰による保管コストなどが削減されます。また、効率的な発注プロセスにより、時間的コストも削減されます。結果として、全体的なコスト削減が期待できます。 

また、在庫管理システムの導入で、発注点を低く抑えられる部品を多数発見し、年間の在庫コストを約100万円削減した例もあります。
詳細:在庫管理のシステム化に成功!リアルタイムな在庫管理で年間100万円の在庫削減

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