【発注管理システム】オーダーメイドシステムからの置き換えを標準機能のみで完結！約半年での低コスト×スピーディな代替導入に成功

農業用ビニールフィルムメーカー

システム概要

導入の背景

従来のシステムの使用終了に伴い、代替システムの導入が必要だった

農業用ビニールフィルムをはじめ、農業資材や施設資材の製造を行う同社は、オーダーメイドシステムで発注〜検収業務を行っていらっしゃいました。しかし、システムの保守終了に伴い、当該システムが約1年内で使用できなくなることとなり、代替システムの検討を始められました。

同社は、従来のシステムが使えなくなることで、エクセル管理に移行する事態を避けたいとお考えでした。エクセル管理だと、複数人での同時編集によるデータ同期の不具合や正確性の欠如、承認記録の管理が難しくなるといったリスクが懸念されていたためです。これらの意向も、新たなシステムを検討する背景の一つでした。

SmartF（スマートＦ）に決めた理由

必要な機能だけ導入でき、コストパフォーマンスが高かった

SmartFを知っていただいたきっかけは、展示会でした。SmartFと合わせて2〜3社を比較検討され、最終的には以下の理由からSmartFの導入を決定して頂きました。

1. 必要な機能のみ導入できる：実際に使用する機能にのみ費用が発生するため、コストパフォーマンスが高い
2. 標準機能の網羅性：必要な機能が標準で含まれている
3. クラウド型システムである：システム管理や保守を自社で行う必要がない
4. トライアルが可能：現場で使いやすいかどうかを事前に試せる
5. サポート体制：提案から導入サポートまで手厚く、不安なく導入できそう

特に、必要な機能のみを選んで導入できるパッケージシステムはSmartFのみだったとのことで、大きなメリットを感じていただけました。

他社システムもパッケージ型で探されていたものの、必要ない機能も含め「パッケージソフト」として導入する必要があり、保守費用も発生する想定だったとのことです。必要な機能のみ入れる場合は一から開発が必要となり、いずれにしても費用負担が大きくなってしまう状況でした。SmartFで機能を絞った導入をしたことで、これらの他社パッケージソフトのトータル費用よりも安価に導入できました。

導入効果

発注・検収業務の効率とデータの正確性を担保

【導入前】従来システムの置き換えができないと、エクセル管理による工数増加やデータの信頼性欠如の恐れがあった

従来のオーダーメイドシステムの代替システムを導入できなかった場合、エクセル管理になる見込みだった。その場合、発注書作成のための品目の転記や、検収書類へのコピーなど、煩雑な手間が非常に多くなる恐れがあった。

また、エクセルを使用する場合、クラウドサーバー上にファイルをアップロードし、共同編集する想定だった。しかし、データの同期不具合や正確性の欠如、承認プロセスの管理が困難になるという懸念があった。

【導入後】低コストのSmartFに置き換え、作業効率とデータの正確性を確保

従来のオーダーメイドシステムを、クラウド型システムのSmartFの「発注・仕入管理」の標準機能に代替。コストを抑えつつ、発注・検収業務のシステム置き換えに成功した。

SmartFでは、発注書・検収用書類のデータを同時に作成し、ワンクリックで発行可能。エクセルのような二重作業をせずに、一連の運用ができている。

さらに、SmartFで管理するデータは、システム側に正確に取り込まれ、ログが残る。発注や検収の状況をリアルタイムに確認できるほか、正確性と信頼性も確保される。

発注明細を1画面で見える化

【導入前】発注明細の確認のため、発注伝票を1つずつ開く手間あり

以前のシステムでは、1つの発注伝票に複数の明細が含まれる場合、1伝票ずつ開いて確認する必要があった。承認者にとっては見づらく、手間になっていた。

【導入後】1画面内で発注伝票・発注明細を見える化

SmartFの画面は、発注伝票一覧と同じ画面内で、発注明細まで確認可能。伝票を1点ずつ開く手間が不要になったことで、承認者の確認作業がスムーズになった。

システム内データのエクスポートで管理の柔軟性向上

【導入前】システム内データはエクスポートできない仕様

従来のシステムは、システム内に溜まったデータをエクセルデータとしてエクスポートできない仕様だった。

【導入後】必要な発注・検収データをエクセルとしてエクスポート可能となり、集計作業が円滑化

SmartFのデータは、エクセルデータとしてエクスポートが可能。必要な発注・検収データを抽出し、エクセル上での集計作業もできるようになったことで、管理業務の利便性が向上した。

お客様の声

SmartFの検討から導入まで約半年間と、短期間での導入となりましたが、皆さんの迅速な対応により目標期日に間に合う形で導入できました。導入検討中もシステムの仕様を丁寧にご説明していただき、不安なく導入に臨めました。改めてご支援ありがとうございます。

従来のシステムも、オーダーメイド型だったこともあり使いやすかったですが、SmartFの標準機能のみでそれらの基本業務を補えた点は大きかったです。画面も使いやすく、早々に慣れることができました。 

また、改めてSmartFの「必要な機能だけを選んで導入できる」という点は、大きなメリットだと思います。当社が探した限りでは、機能を絞って導入できるシステムは、他にありませんでした。むだな機能を入れる必要がないと、既存システムとの機能の重複なく併用できますし、導入コストも抑えられます。総じて、導入検討しやすいシステムだと感じました。

今後もシステムアップデートで、SmartFが使いやすいシステムになっていくことに期待しています。

株式会社ネクスタ：営業担当の声

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