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製造業向け/不適合対策書の書き方と実践方法 生産管理システムの活用方法も解説

製造業における対策書は、品質管理や顧客との信頼関係構築のために重要です。この記事では、対策書の基本的な書き方から、作成方法、作成時の注意点や具体的な事例について解説します。また、生産管理システムの活用方法についても紹介します。

製造業における「対策書」とは

製造業における「対策書」とは、クレームや不具合が発生した際に、その原因を特定し、再発防止策を考え、実施を検討するための文書です。ISO規格(ISO9001)でもトラブル発生時の是正処置として文書化を要求されており、品質管理や顧客信頼回復において重要な役割を果たします。

不具合対策書を作成する4つの目的

不具合対策書を作成する目的は、主に4つあります。

  1. 関係者への不具合内容の伝達
  2. 不具合の再発防止
  3. 顧客の信頼回復
  4. 品質管理体制の向上

関係者への不具合内容の伝達

不具合対策書によって、影響を受けた部門や担当者に対して、発生した不具合の詳細や現在の状況、進行中の対策を共有することができます。文書によって共有することで、部門ごとに適切な対応を検討できます。

不具合の再発防止

不具合対策書には、不具合の発生原因と、それに基づいた具体的な対策が記載されています。不具合対策書により再発防止策を明確にすることで、同様の不具合の再発リスクを低減できます。

顧客の信頼回復

発生した不具合が顧客に影響を与えた場合は、顧客に対して不具合対策書を提出し、問題の原因と対策を明確に説明することで、信頼回復を図ることができます。また、再発防止策について顧客の納得が得られなければ、再検討を行うなど、顧客に対して誠意を示すことが重要です。

品質管理体制の向上

不具合対策書は、社内の品質管理体制を向上させます。発生した不具合の記録と対策の文書化により、過去に発生した不具合を参照できるようになるため、同様の不具合が発生した際に迅速に対応できるようになります。作成した不具合対策書を一時的に利用するだけでなく、適切に管理することが重要です。

不具合対策書の書き方

不具合対策書に記載する内容は、主に以下4点です。

不具合の概要

不具合対策書には、発生した不具合を詳細に記載する必要があります。不具合の種類により変わりますが、一般的には次のようになります。

  • 日時
  • 場所
  • 状況
  • 影響範囲(量、ロット)
  • 具体的な症状
  • 発生頻度
  • 関連する製品や部品など

発生した不具合に対し、出来るだけ詳細に、誰が見ても分かるような内容となるよう、過不足のない情報を記載することが重要です。

発生原因・流出原因

不具合の発生原因と流出原因を分析し、詳細に記載します。発生原因とは、不具合が発生した根本的な理由を指し、流出原因とは、その不具合が検査や管理の過程で見逃された理由を指します。原因の特定を誤ると、適切な対策が取れなくなるため、単なる事象だけでなく、さまざまなデータを比較しながら、根本的な原因を詳しく検討することが重要です。

再発防止策(暫定・恒久)

再発防止策として、暫定的な対策と恒久的な対策の両方を検討し、不具合対策書に記載します。暫定対策は、問題の即時対応として行う対策であり、恒久対策は、根本的な原因をなくし、再発を防ぐための長期的な対策です。具体的な対策内容と実施計画を明記する必要があります。

実施状況や効果の確認

不具合対策書は、作成して終わりではありません。定期的に見直しながら、記載した再発防止策の実施状況や、その効果に関する情報も追記します。これにより、策定した対策の有効性を確認し、必要に応じて追加の対策を検討できます。

再発防止策の検討プロセス

不具合対策書の目的として最も重要なことは、発生した不具合の再発防止です。再発を防止するための適切な再発防止策の検討プロセスは、以下のとおりです。

  1. 不具合の事実確認
  2. 発生原因の調査(工程洗い出し)
  3. 流出原因の調査(検査体制の確認)
  4. 再発防止策の検討

不具合の事実確認

現場の状況確認や関係者への聞き取り調査などを行って、不具合が発生した状況を詳細に調査し、正確な情報を収集します。また、製品や部品、機械、作業者の状況など収集可能なデータを集め、聞き取り調査の結果と照らし合わせながら確認を行うことが重要です。感覚や想定ではなく、数値に基づく確認を行うことで、より正確な事実内容の記載が可能となります。

発生原因の調査(工程洗い出し)

発生原因の調査では、不具合が発生した工程を洗い出し、どの工程で問題が発生したのかを特定します。工程ごとに詳しい調査を行い、問題の根本的な原因を明らかにすることが重要です。単に不具合が発生した工程だけではなく、不具合発生の要因となった可能性のある前工程の調査も行うことが重要です。

流出原因の調査(検査体制の確認)

流出原因の調査では、検査体制や管理体制の見直しを行い、不具合がどのようにして検査や管理の過程を通過してしまったのかを確認します。流出原因を調査することで、適切な対策が作業員の教育なのか、設備のメンテナンスや更新なのか判断することができます。

再発防止策の検討

発生原因と流出原因を基に、具体的な対策を考えます。対策の効果や必要な費用を予測し、実施計画を立てます。また、対策の実施後には、その効果を確認し、必要に応じて追加の対策を考えます。

具体的な再発防止策を考える際は、なぜなぜ分析が効果的です。不具合対策書のフォーマットの中には、なぜなぜ分析の書式で原因を掘り下げる形式のものもあります。

不具合対策書を書く際の注意点

不具合対策書は、自社の他部門のみならず、場合によっては顧客にも提出する書類となります。そのため、作成時には以下のような注意点を意識する必要があります。

対象と目的を明確にする

不具合対策書を書く際には、まず対象と目的の明確化が重要です。誰に向けて何のために作成するのかを明確にすることで、記載すべき内容が変わります。

例えば、自社向けであれば、社内事情を考慮した対策や他部署にて実施して欲しいことなどを記載します。一方で、顧客向けであれば、不具合対策に加えて、影響を最小限に抑える代替策を提案するなど、読み手を意識しながら作成することが重要です。

簡潔な文章で書く

不具合対策書は報告書の一つのため、簡潔で分かりやすい文章で作成することが求められます。不必要に長い文章は読み手にとって負担となり、内容が伝わりづらくなります。必要な情報を過不足なく伝えるために、箇条書きなども用いながら、要点を押さえ簡潔に書くよう心がけましょう。

理解しやすい表現で書く

不具合対策書は、社外向けにも利用されるため、専門用語や難解な表現を避け、誰でも理解しやすい言葉で書くことが重要です。誰にでも理解しやすい表現を用いることで、内容がより効果的に伝わります。特に、複雑な内容や技術的な説明は、図や表を活用して視覚的に補足することが求められます。

声に出して読んで確認する

報告書を書き終えたら、声に出して読んで確認することが重要です。音読することで、文章の流れやリズム、誤字脱字を発見できます。また、声に出して読むことで、文章の自然さや分かりやすさを再確認できます。

全体的な見栄えに注意する

報告書の全体的な見栄えも確認する必要があります。適切な段落分けや見出しの使用、フォントの統一など、視覚的に読みやすいレイアウトを用いることも重要です。特に社外向けに作成する場合は十分に注意しましょう。

事実に基づいた内容を書く

不具合対策書は、事実に基づいた正確な情報が求められます。推測や曖昧な表現を避け、数値に基づいた具体的なデータや根拠を示すことで、信頼性が向上します。

生産管理システムは不具合対策書作成に有効

生産管理フロー

信頼性の高い不具合対策書を作成するためには、数値に基づいた不具合の原因特定や製品の情報を正確に追跡できる体制構築が重要です。これらを実現するための一つの手段として、生産管理システムの導入が効果的です。

生産工程や在庫管理がシステム化されていないと、不良が起きた際の原因特定が難しく、作業者の記憶のみに頼る状況に陥りがちです。そうなると、工程の洗い出しが十分にできず、効果的な再発防止策を検討できない可能性があります。対策書を提出したにも関わらず、類似の不適合品が発生してしまうと、顧客との信頼関係が悪化してしまう可能性があります。そのような事態を防ぐために、生産データのシステム管理が重要です。

生産管理システムには、品番ごとの検査設定、検査記録の保存、ロット管理やトレーサビリティ確保の機能があります。これらは、不具合が発生した際に原因特定の基となるデータといえます。このようなデータを蓄積する品質管理機能を活用することで、信頼性の高い不具合対策書の作成が可能となります。

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