発注管理システムとは｜主な機能一覧・メリット・製造業での選び方

発注管理システムとは、発注依頼の作成から承認・発注書送付・入荷確認まで、調達業務を一元管理するシステムです。紙やExcelによる属人化・発注ミスを解消し、製造業の購買業務を効率化します。

この記事では、機能一覧・メリット・デメリット・選び方を製造業向けに解説します。サプライヤー管理や生産管理システムとの連携ポイントもあわせて紹介します。

発注管理システムとは

発注管理システムとは、仕入れ先・協力工場への発注から入荷確認までを管理する購買業務に活用するシステムです。

製造業では原材料・部品・外注加工品など多種多様な品目の調達が発生するため、管理すべき情報量が多くなります。

以下では、発注管理の定義・製造業における位置づけ・類似システムとの違いを整理します。

発注管理の定義と業務フロー

発注管理の主な業務フローは以下のとおりです。

• 発注依頼の受付（現場・生産管理部門から）
• 発注内容の確認・上長の承認
• 発注先（サプライヤー）への発注書の送付
• 納期・数量のフォロー確認
• 入荷・検収の確認
• 発注実績・購買コストの記録

このフローを紙・エクセル・メール・FAXで管理する企業では、情報の分散や確認作業の負荷が大きくなりがちです。発注管理システムはこれらのプロセスをデジタル化し、一元管理を実現します。

製造業における発注管理の位置づけ

製造業における発注管理は、生産計画と密接に連動しています。生産計画に基づいて必要な原材料・部品の数量と調達タイミングが決まり、発注業務が動き始めます。

※製造業のリードタイムと調達タイミングの関係については、こちらの記事で詳しく解説しています。

生産計画が変更されれば発注数量も変わります。この連携が適切に機能しないと、部品の調達遅れによる生産ラインの停止や、過剰発注による在庫コストの増大が生じます。

発注管理は、製造効率とコスト管理の両面に直結する重要な業務です。

参考：在庫管理と発注業務の関係について

受発注システムとの違い

発注管理システムと混同されやすいシステムに「受発注システム」があります。以下の表で違いを整理します。

種別	主な用途	主な利用部門
発注管理システム	仕入れ・外注への発注業務を管理	購買・調達担当者
受発注システム	取引先からの受注と自社の発注を一体管理	販売・受発注業務部門
受注管理システム	顧客からの注文受付・管理	営業・販売部門

製造業の購買管理・調達管理の文脈では「発注管理システム」が最も近いカテゴリと言えます。製品によっては受発注管理機能を持つシステムが「発注管理システム」として紹介される場合もあるため、導入検討時には機能の確認が必要です。

製造業の発注管理が難しい3つの理由

製造業の発注管理は、流通・小売業とは異なる複雑さがあります。属人化やミスが起きやすい主な理由を3つ解説します。

生産計画と連動した発注タイミングの複雑さ

製造業では、生産計画に合わせて必要な原材料・部品の発注タイミングを計算する必要があります。調達リードタイムは品目ごとに異なり、発注点の判断が複雑です。

生産計画が変更になれば発注数量も変わります。手作業でこれを追いかけると、タイミングを誤って欠品や過剰在庫が発生するリスクが高まります。

参考：発注点の決め方については

また、定量発注方式・定期発注方式など、品目特性に合わせた発注方法の選択も必要です。

参考：定量発注方式と定期発注方式の使い分け解説はこちら

多種多様なサプライヤーとの取引管理

製造業では、品目ごとに仕入れ先が異なるケースがほとんどです。場合によっては、リスク分散の観点から2社購買をするケースもあるかと思います。

サプライヤーの数が多くなると、各社との発注条件・価格・リードタイムの管理が煩雑になります。また、サプライヤーへの発注はFAX・メール・電話など手段が混在することも多く、発注内容の抜け漏れや確認作業の負荷が増大します。

外注管理・協力工場との発注フローの煩雑さ

製造業では自社内での加工だけでなく、協力工場への外注加工が発生することも多くあります。外注品の場合は図面・仕様書の送付・確認も発注フローに含まれるため、情報管理がさらに複雑になります。

外注先ごとに発注方法・フォーマット・確認手順が異なる場合、担当者が変わったときに業務が滞るリスクが高まります。

発注管理システムの主な機能

発注管理システムには、調達業務を効率化するための機能が備わっています。主要な機能を紹介します。

発注データ管理・ワークフロー承認

発注管理システムの中核となる機能です。発注依頼の作成から承認・送付をシステム上に集約し、紙やメールによるやり取りを一元管理します。

■発注管理システムの主な機能

• 発注状況・履歴の検索・閲覧
• 発注計画立案・発注書の作成や送付
• 上長・購買管理部門への承認ワークフロー

承認ワークフローを設定することで、未承認のまま発注が進む誤発注・不正発注を防止できます。

参考：発注ミス（誤発注）の原因と防止策とは

在庫・入荷管理との連携

在庫管理システムと連携することで、現在の在庫数量に基づいた発注点管理や所要量の自動計算や、入荷情報の自動更新が可能になります。

在庫情報と発注データを一元管理することで、欠品・過剰在庫の防止につながります。

サプライヤー管理機能

取引先（サプライヤー）ごとの発注条件・単価・リードタイム・評価情報を一元管理する機能です。

■主な管理項目

• サプライヤーの基本情報（連絡先・担当者・取引条件）
• 品目ごとの単価・発注ロット・リードタイム
• サプライヤーごとの発注実績・評価履歴

サプライヤー情報をシステムで一元管理することで、担当者の異動・退職時の引き継ぎもスムーズに行えます。

購買予算・コスト管理機能

発注金額を集計し、月次・年次の購買予算と実績を管理する機能です。品目別・サプライヤー別・部門別など、さまざまな切り口でコスト分析が可能になります。

購買コストの可視化により、コスト削減の優先順位を判断しやすくなります。

発注管理システム導入のメリット・デメリット

発注管理システムの導入は業務効率化に有効ですが、デメリットや注意点もあります。導入前に両面を理解しておくことが重要です。

導入によるメリット

業務工数の削減

紙・Excel・メール・FAXで分散していた発注業務をシステムに集約できます。入力・確認・転記などの手作業が大幅に減少し、担当者がコア業務に集中できる環境が生まれます。

発注ミス・重複発注の防止

手作業による転記ミス・発注漏れ・重複発注をシステムで防止できます。承認ワークフローを設けることで内部統制も強化されます。

発注情報の一元管理と可視化

発注状況・納期・在庫情報をリアルタイムで確認できるため、現場と管理部門が同じ情報を共有できます。確認のための電話・メールのやり取りが不要になります。

購買コストの最適化

発注実績・サプライヤーごとの単価推移を可視化することで、価格交渉の根拠データとして活用できます。購買予算の管理精度も向上します。

導入前に知っておくべきデメリット

導入・運用コストがかかる

システムの初期費用・月額利用料・設定コストが発生します。スモールスタートが可能なクラウド型を選ぶことで、初期負担を抑えられる場合があります。

社内定着に時間がかかる

現場担当者がシステムを使いこなすまでに、一定の教育・定着期間が必要です。使いやすいUIや手厚いサポートのあるシステムを選ぶことが重要です。

既存システムとの連携設定が必要な場合がある

生産管理システムや会計システムとのデータ連携が必要な場合、連携設定の工数やコストが発生します。導入前に連携要件を整理しておくことが重要です。

紙・Excel・システムの発注管理方法を比較

発注管理の方法は大きく3つに分かれます。コスト・効率・リスクの観点で比較します。

管理方法	コスト	業務効率	ミス・リスク	業務拡大への対応
紙・FAX	低（初期）	低	紛失・転記ミスが多い	業務量の増大に対応困難
Excel・メール	低〜中	中	共有・バージョン管理に限界	品目・取引先増加で管理が崩れやすい
発注管理システム	中（月額）	高	承認フロー・履歴管理で防止	業務拡大にも柔軟に対応

紙・エクセルは初期コストが低い一方、品目数・取引先数が増えると管理の限界が生じます。システム化はコストがかかりますが、業務拡大に伴うリスクを抑えつつ効率を維持できます。

製造業向け発注管理システムの選び方

製造業の発注管理システムを選ぶ際は、汎用的な選定基準だけでなく、製造業固有の要件を考慮することが重要です。

生産管理システムとの連携性を優先する

製造業では、生産計画に基づいて発注が動きます。生産管理システムとデータ連携できるかを最優先で確認することをおすすめします。

連携が取れていると、生産計画の変更が発注必要量に自動反映されます。手動での転記・計算が不要になり、発注のタイミングを見誤るリスクが大幅に下がります。

もしくは、発注機能を有する生産管理システムを活用することで、一元管理するという方法もあります。

参考：生産管理システムの機能・選び方について

集中購買・2社購買に対応できるか確認する

コスト管理と安定調達を目的に、集中購買や2社購買を採用している製造業企業も多くあります。発注管理システムがこれらの購買戦略に対応した運用設計ができるか確認することが重要です。

参考：集中購買と分散購買の比較

クラウド型かオンプレミス型かを判断する

クラウド型は初期費用が低く、インターネット環境があればどこからでも利用できます。複数拠点・テレワーク環境にも対応しやすいのが特徴です。

オンプレミス型はネットワーク環境を自社内に構築するため、セキュリティ要件が厳しい企業に適しています。ただし、導入・保守コストはクラウド型より高くなる傾向があります。

製造業の中小〜中堅企業は、まずクラウド型でスモールスタートし、運用しながら機能を拡張していくアプローチが現実的です。

参考：クラウド型生産管理システムとは

費用・サポート体制の確認ポイント

発注管理システムの費用は、月額数万円〜数十万円程度が一般的です。費用は、利用ユーザー数・品目数・機能範囲によって大きく異なります。導入時は以下の点を確認してください。

• 初期費用の有無と内訳
• 月額料金の計算方法（ユーザー数課金・機能課金など）
• 導入サポート・教育研修の内容
• トラブル時のサポート対応時間・方法

SmartFで実現する製造業の発注管理効率化

SmartFは、製造業向けのクラウド型生産管理システムです。発注管理機能を含め、在庫管理・工程管理・原価管理などの機能が揃っており、1機能からスモールスタートで導入できます。段階的に機能を追加しながら、製造業のデータ一元管理を実現できます。

発注管理の観点では、以下の課題に対応できます。

• 発注依頼〜承認〜発注書発行をシステム上で完結
• 在庫管理・生産管理との連携による発注タイミングの最適化
• 発注点管理による在庫適正化
• サプライヤー情報・発注実績の一元管理
• 購買コスト・予算の可視化
• 発注EDI連携

生産管理との一体運用により、生産計画の変更を発注業務に自動で反映できる仕組みの構築を支援します。まずは使いたい機能だけをスモールスタートで導入できるため、初期投資を抑えながらDXを進められます。

SmartFの導入事例

SmartFを活用した製造業の発注管理・購買管理の改善事例を2件紹介します。

発注管理システムを標準機能のみで移行した事例

既存のオーダーメイドシステムの廃止を機に、SmartFへ切り替えた製造業企業の事例です。必要な機能だけをスモールスタートで導入した結果、約半年という短期間での移行を実現しました。パッケージソフトに比べて不要な機能を省けるため、低コストでの代替導入に成功しています。

【導入事例】発注管理システム｜標準機能のみで約半年・低コストの代替移行に成功

在庫・発注管理の一元化で年間300時間以上の工数削減を実現した事例

化粧品の製造・販売企業では、2拠点の在庫・発注管理の一元管理をSmartFで実現しました。 ロット管理・期限管理のシステム化により、管理工数を年間300時間以上削減しています。 年間3,600枚分の印刷コスト削減も実現しており、業務効率化と経費削減を同時に達成しています。

【導入事例】在庫・発注管理システム｜2拠点管理の工数を年間300時間以上削減

発注管理・購買管理の効率化にお悩みの方は、ぜひSmartFにご相談ください。

SmartFの生産管理システムをもっと詳しく見る →

よくある質問

22種類の生産管理システムをランキングで比較

初期費用相場や選び方のポイントをチェック

生産管理システムをそれぞれの特徴や初期費用相場などで比較したい場合は、「生産管理システムランキング」も是非ご覧ください。生産管理システムは、自社の製品・生産方式・企業規模などに適したものを導入しないと、得られるメリットが限定されてしまいます。事前適合性チェックや生産管理システムを選ぶ前に押さえておきたいポイントも解説していますので、製品選びの参考にしてみてください。

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