【在庫・発注管理システム】ロット・期限管理、2拠点の管理工数を年間300時間以上削減！年間3600枚分の印刷コストも削減

ドクターリセラ株式会社

システム概要

導入の背景

既存システムではロット管理・期限管理・複数拠点の管理に対応しておらず、アナログでの対応も限界だった

化粧品やサプリメント、食品などを販売するドクターリセラ様。自社スクラッチ開発の基幹システムと、WMS（倉庫管理システム）を併用して在庫管理を実施されていました。

しかし、既存のシステムでは、ロットや期限に関する情報を管理できず、Excelでの補完作業が必要でした。

さらに、基幹システムの仕様上「1拠点からしか在庫引当ができない」点も課題となっていました。同社では物流拠点を1拠点から2拠点体制に拡充し、CO2削減やリードタイム短縮の取り組みを開始。実際に、2拠点での運用を始めたところ、「どの拠点に、どの商品が、いくつ在庫としてあるのか」が把握しづらく、Excelでの対応では限界があると判断されました。

こうした背景から、システムの再検討がスタートしました。

SmartF（スマートＦ）に決めた理由

品質重視の同社が求める在庫管理機能を備え、スモールスタートが可能だった

SmartFの導入を決めていただいた理由は、求める品質基準に対応した在庫管理を、低コストでスモールスタートできるシステムだったためです。

同社は、防腐剤などを使用しない無添加化粧品を開発されており、厳格な期限管理と迅速な出荷体制が必要不可欠です。その運用を実現するためには、これらも管理できる柔軟な生産管理・在庫管理システムが求められていました。

しかし、パッケージ型やスクラッチ開発を含め、複数のシステムベンダーに相談をしても、要望に合致するシステムがなかなか見つからなかったとのことです。

その中でSmartFは、必要な機能に絞って段階的に導入でき、かつ同社が実現したい業務フローに柔軟に対応可能である点が評価されました。まずはトライアル導入からスタートし、本格的な導入へとつながりました。

化粧品業界の導入実績と、業界特有の運用に対する理解も後押しに

SmartFには大手化粧品メーカーの導入実績があり、化粧品業界の商流や運用に関する知見も豊富です。この点も同社から高く評価いただきました。

また同社では、複数のシステムベンダーとやり取りを進める中で、化粧品業界特有の在庫・発注業務を理解してもらいにくいという課題も感じていました。

SmartFの導入検討時には、同社のシステム担当者様も同席のもと、詳細な要件定義や運用フローの確認が行われ、「やりたいことができそう」とご判断いただけたことが導入を後押ししました。

導入効果　

複雑なロット・期限管理の作業時間を大幅に短縮

【導入前】WMSのデータをもとに、Excelでロット・期限情報をまとめ直す作業が必要

従来の基幹システムでは、ロットや期限管理ができず、2拠点からWMSデータを抽出・統合し、Excelでロットと期限を紐付け、色分けで管理するなどの作業が発生していた。

対象製品はおよそ300アイテム。半年に1度、1日約3時間ｘ15営業日ほどの作業が必要で情報更新の頻度も半年に1度と、在庫の最新情報を把握しづらい状態であった。

【導入後】ロット管理・期限管理をシステム化　年間90時間の工数削減

SmartFの在庫管理機能により、ロット管理・期限管理をシステム化。WMSデータをExcelで再加工する必要がなくなり、年間90時間の工数削減 となった。

製品マスタへ複数の納品先を設定し、発注書の電子化を実現

【導入前】発注書を作成・印刷した後、納品先を手作業で修正し、PDF化してメール送付

同社では毎月約300点の発注を行っており、基幹システムでは1点あたり発注書作成に約5分を要していた。作成後は印刷し、社内で承認・チェックを行ったのちにPDF化、メール送付していた。

特に非効率だったのが、納品先の手作業での訂正だった。同社の発注では、代理店経由の取引先が多く、発注先と納品先が異なるケースがある（例：発注書は代理店宛に送るが、納品先はOEM工場等）。

しかし、従来の基幹システムでは、1製品に対し、1つの納品先しか登録できず、印刷後に手書きやスタンプで修正する必要があった。

【導入後】発注業務をペーパレス化　年間150時間の工数削減＋年間3600枚分の印刷コスト削減

SmartFでは、1つの製品マスタに対して複数の納品先を登録可能。納品先が異なる発注書もシステムから発行できるようになり、手作業の修正が不要になった。

さらに、発注書はPDFで出力・メール送付できるようになり、印刷作業も不要に。

これにより、年間150時間の工数削減に加え、年間3,600枚分の印刷コスト削減にもつながった。

2拠点ごとの在庫推移を詳細に可視化

【導入前】既存システムでは1拠点のみの管理しかできず、Excelでの補完が必要だった

WMSで全体の現在庫数は把握できるものの、「どの拠点から」「どの製品が」「何点出荷された」などの在庫推移は追えなかった。

そのため、出荷履歴をもとにExcelで管理をしていたが、セット商品の出荷などは複雑で、誤認が発生することも。結果として、発注ミスにつながることもあった。

【導入後】2拠点それぞれの入出荷状況が可視化され、Excelでの作業が不要に

SmartFの拠点管理機能により、2拠点ごとの入出荷状況をシステム上で明確に把握できるように。出荷処理ごとに拠点情報が紐づくため、在庫の動きもリアルタイムに追跡可能に。

その結果、WMSデータを基にしたExcelでの補完作業は不要となった。

各工場の棚卸しデータの一括取り込み

【導入前】棚卸しは紙の棚卸表に手書き後、システムへ手入力

従来の基幹システムでの棚卸しは、各工場で紙の棚卸表を印刷し、数量を手書きする運用。その後、手書きした数量を1点ずつシステムへ手入力していた。

また、部材マスタの品番コード・工場管理コードが異なるため、マスタの統合ができない点も、棚卸時に苦慮していた。

【導入後】各工場の棚卸データの一括取り込みで年間78時間の工数削減

SmartFの導入にて、工場の棚卸データを一括取込できるようになり、手入力作業が不要に。部材マスタのコード差異についても、追加開発にて解消。これにより、年間78時間の工数削減となった。

希望納期と確定納期をシステム上で管理し、納期管理を効率化

【導入前】既存システムでは確定納期の管理機能がなかった

従来のシステムには、確定納期の管理機能がなかった。そのため、確定納期を確認する場合、工場や部材メーカーに都度確認が必要だった。

【導入後】納品希望日と確定納品日を別管理　納期管理の手間を年間36時間削減

SmartFでは、納品希望日と確定納品日を別々に登録可能。これにより、納期管理が効率化され、年間36時間の工数削減となった。

お客様の声

他社のシステムをいくつか検討していた当時は、機能が多すぎて高額なものや、逆に機能が不足しているものばかりで、しっくりくるものがありませんでした。

そんな中で初めてSmartFの話を聞いた際は、「本当に自社がやりたい運用ができるのだろうか」と半信半疑だったことを覚えています。

ですが、実際に導入・運用をしてみると、ロット管理や期限管理が非常にスムーズにできるようになり、効率化の効果を実感しています。

今後は、たとえば外部工場での入荷処理など、SmartFをさらに活用していくことで、よりスピーディな在庫反映が可能になると考えています。今後のさらなる発展にも期待しています。

引き続き宜しくお願いいたします。

生産・物流部 部長 後藤様

株式会社ネクスタ：営業担当の声

ドクターリセラ様とのお取り組みでは、すぐにシステム導入に入るのではなく、まずは2ヶ月間の業務フロー整理からスタートしたことが非常に特徴的でした。

製造から出荷に至るまでの業務が複雑、かつスピード感も求められる中で、「本当にSmartFで対応できるのか？」というご不安を何度も率直にお伝えいただきました。そうしたお声に対して、営業としてスピード感を持って打ち合わせを重ね、導入支援チームも実際の業務フローを丁寧に整理・可視化することで、懸念点を一つひとつクリアにしていきました。

この業務整理のプロセスが、お客様にとっても私たちにとっても大きな信頼構築の土台となり、最終的なシステム契約につながったと感じています。ご担当者様の「SmartFでできそうだね」とのお言葉をいただいたときは、ここまで一緒に積み上げてきたプロセスが実を結んだ瞬間でもありました。

今後も、導入前から導入後まで一貫して寄り添う姿勢を大切にしながら、お客様と共により良い運用を築いてまいります。

株式会社ネクスタ：導入支援担当の声

【運用提案する上で心掛けたこと】

お客様のWMSと複数のデータをSmartFに自動連携する運用設計では、取り込みエラーなどのイレギュラー対応を含め業務が止まることのないよう連携仕様のすり合わせを入念に行いました。

また、現在の運用から変わる部分は、お客さまがご理解・ご納得いただけるようにご提案を進めるよう心がけました。

【導入時を振り返って】

ご担当者様がSmartFを積極的に操作していただき、質問→解決のサイクルを回すことで着実にプロジェクトを進めることができました。

ドクターリセラ株式会社

化粧品開発を主軸に、美容機器や健康食品の開発等、美・健康・地球環境に貢献する多種多様な事業を展開。安全で結果を追求した製品づくりを徹底し、お客様の人生に寄り添う企業として事業展開中。