【在庫・発注管理システム】脱エクセルで発注工数75％削減！購買・出荷チームの連携強化・将来在庫予測でより強いロジスティクスチームへ

株式会社ACRO

システム概要

導入の背景

自社ブランド「THREE」の化粧品を製造・販売するACRO様。事業の急成長に伴い、組織としての新たな管理基盤を作るために、システムの検討を始められました。

事業の急成長に伴う管理負荷を解消し、組織基盤を強靭化する

同社では2024年から、さらなる原価低減と独自の価値創出を両立させるための戦略的な取り組みを開始されています。その中核となるのが、原材料を自社倉庫で一括管理し、各OEMメーカーへ支給するという新しい運用スキームです。

これまでも包材の支給などは自社で行われてきましたが、今後はオリジナル原料の取り扱いも拡大していく計画です。しかし、物量や管理項目が増大していく中で、従来の管理方法ではこの運用がより煩雑になることが予測されました。

さらなる価値創造を推し進める工数を作り出すためにも、現在の運用の見直しが急務でした。

エクセル管理の限界：複雑な手作業による「属人化」を解消し、業務の標準化を目指す

以前は基幹システムからのデータをエクセルで補完していましたが、複雑な関数や担当者の経験則に依存しており、業務の「属人化」が課題でした。また、エクセルにて丁寧な管理を行われていたものの、実情はアナログ作業の連続で、効率性に課題がありました。

サプライチェーンリスク：在庫の不一致を防ぎ、供給責任を確実に果たすために

同社は包材に加え、オリジナル原料の運用も開始しており、今後この支給運用はさらに拡大していく方針です。その中で、従来のエクセルでは管理と運用が極めて煩雑であり、担当者の経験則やEXCEL関数の扱いなどに依存する管理体制では、情報統制の観点での懸念、必要数と実在庫の乖離（不一致）を防ぎきれないという課題がありました。

在庫の不一致は即座に生産計画の停滞に直結し、ブランドとしての供給責任を果たせなくなるという、深刻なサプライチェーンリスクとなります。メーカーとしての供給責任を全うし、事業拡大の土台を固めるためにも、アナログ管理を脱却して正確性やより広範囲な管理が可能となるシステム環境が不可欠でした。

SmartF（スマートＦ）に決めた理由

自社の課題に寄り添う提案姿勢と、直感的な操作性・コストパフォーマンス

SmartFを知ったきっかけは、パートナー企業からの紹介でした。システム導入にあたり、2〜3社と比較検討されました。

そこからSmartFを選ぶ決め手となったのは、以下3点です。

• 同社の課題に対し、共に解決しようとする姿勢が見える提案だった
• トライアルで現場が迷いなく使えると感じた
• 低コストで社内稟議のハードルが低かった

他社の提案の多くは、使わない機能も含めた「全部入りのシステム」が中心でした。その中で、ネクスタ（SmartF）は同社の「煩雑な支給運用の解決」という課題に対する提案を行いました。このような、ただのシステム提供会社ではなくパートナーのような提案姿勢に、信頼感を感じていただいたとのことです。

また、トライアル導入を通じて、現場が迷いなく使える直感的なインターフェースであると感じていただきました。費用面に関しても、SmartFは月額モデルで低コストに導入できるため、社内の稟議を通す際のハードルが低かったそうです。他社の機能数が多いシステムでは、初期費用だけで数千万円規模のケースもあったとのことでした。

導入効果

発注業務の工数を75％圧縮し、少人数での効率的な運用体制を確立

【導入前】購買担当者3名でエクセル管理・基幹システムへ手入力

導入前は、計3名体制で発注業務を行っていた。エクセルで算出・決定した発注数を、さらに基幹システムへ手入力するという二度手間が発生しており、入力ミス防止のためのダブルチェックも行っていた。

また、OEM先への支給管理などが複雑で、月に何度も発注作業を行う必要があり、担当者は常に業務に追われている状態だった。

【導入後】購買担当者1名で発注可能になり、月の作業日数は約4分の1に短縮

フォーキャストデータをSmartFへ取り込み、フォーキャストを元に在庫切れのタイミングで商品発注を行い、自動計算された所要量を確認して包材や原料までの発注を一度に行うフローに変更したことで、作業効率が劇的に向上。3名で行っていた発注業務は、1名で回せるようになった。

さらに、二重入力やダブルチェックなどのアナログ作業がなくなり、生産性も向上。これまで月内に分散して行っていた発注業務を、月初めに5営業日程度で完了できるように。これにより、全体の発注工数は約4分の1に圧縮（75％工数削減）できた。

在庫情報の可視化により他部門との連携がスムーズになり、問い合わせ工数削減

【導入前】在庫状況は購買担当者のエクセルの中にしかなく、出荷担当者から都度確認が発生

在庫情報が購買担当者のエクセル在庫管理表内に閉じており、出荷担当者は在庫状況を把握しにくい状況下にあった。

そのため、「この製品はいつ入荷するのか」「在庫は足りているのか」といった問い合わせが週に2〜3回発生していた。在庫確認や回答の手間をふまえると、月間約4時間の工数が割かれていた。

【導入後】出荷担当者もSmartFで在庫・入荷予定を確認可能になり、問合せ削減・自発的な在庫把握も実現

SmartFの在庫一覧機能にて、いつ在庫が切れるか、いつ入荷予定があるかなどを見える化。出荷担当者が自らシステムを見て情報を取得できるようになったため、購買担当への在庫問い合わせはほぼなくなった。これにより、年間48時間（月4時間）ほどの在庫確認工数が削減できた。

さらに、出荷担当者から「出荷数が伸びているが在庫は大丈夫か」「発注漏れはないか」といった、より高度なレベルでの確認や提案が自発的に行われるようになった。その結果、縦割りの組織から、お互いが連携して機能する「ロジスティクスチーム」として動ける体制になった。

属人化していたアナログ管理からの脱却と、精度の高い在庫コントロールの実現

【導入前】経験則に依存するエクセル管理の限界

エクセルによる発注管理では、担当者の経験則や複雑な関数に依存していたため、情報の正確性を担保することが困難だった。また、将来的な在庫推移を予測するには限界があり、担当者が変われば業務が回らなくなるという懸念もあった。

【導入後】発注の効率化だけでなく、将来在庫予測などの高いレベルの管理実現

SmartFにフォーキャスト情報や発注数を入れ、必要資材の所要量を自動計算することで、誰が操作しても正確な判断が可能になった。この「脱・属人化」によって、担当者の異動があっても業務が滞らない、強いサプライチェーン基盤が構築できた。

さらに、将来の在庫推移や欠品予測など、より高いレベルでの在庫・発注管理もシステム上で可能に。欠品を防ぐための前倒し発注などの判断スピードが向上した。

お客様の声

システムに抵抗感のある現場への「システムの正確さの証明」と「エクセルをやめる決断」

導入当初は、長年慣れ親しんだエクセル業務のシステム移行に対して、現場では心理的な抵抗感もありました。管理方法が変わることに対してだけでなく、「システム情報が本当に正しいかわからない」という不安もあったようです。

転機となったのは、購買担当の一人が他業務で忙しくなり、発注工数の課題が顕在化したタイミングです。その際、私の方でSmartFをフル活用して購買業務を行い、情報の確からしさを自ら担保しました。結果的に、SmartFのデータの正確性を証明できたかと思います。

その後の大きな組織変更に際し、私一人で一通りの購買業務に取り組んでみたところ、SmartFがあれば1人で回ることがわかりました。そこで、思い切ってエクセル在庫管理表を廃止し、SmartFの運用へ正式に切り替えました。結果的に、大きな工数削減とリスク回避につながったと思います。

このトップダウンの決断ができたのは、ネクスタ社から本稼働前に「現場の抵抗で導入失敗するケース」について聞いていたことも、理由の一つだと思います。システムを入れること自体はできても、現場がそれを使わずにプロジェクトが失敗に終わるケースがあると知っていたことで、私自身も危機感を持って推進できました。

SmartFの活用範囲を広げ、現場DXだけでなく経営DXまで

導入によって発注工数が大幅に圧縮された分、将来在庫のキャッチアップなど、より高いレベルでの在庫管理が可能となりました。これまでは日々の処理に追われる「作業」と化していた在庫管理や発注が、価値を生む本来の「業務」になったと実感しています。

さらなるSmartFの活用として、現場だけでなく経営面へ活用する土台も整いつつあります。例えば今年度は、システムに蓄積された発注・仕入データをもとに年間の予算組みを行いました。予算に対する進捗もSmartF上で見やすいため、これからの経営にも繋げられると思います。

生産面でのSmartFの活用拡大としては、製品の生産計画と精油原料となる植物の「栽培計画」を一元管理する構想を検討しています。ネクスタ社には、このような私たちの独自の挑戦を支えるパートナーとしても、引き続きご支援いただけると幸いです。

株式会社ネクスタ：営業担当の声

【提案時を振り返って】

ACRO様との初回打合せが終わったあと、印象的なお言葉をいただけたのを覚えています。

「説明がわかりやすかった」
「他社と比較して使いやすそう」
「アップデートしていく姿勢が良い。化粧品の事例も非常に参考になった」

お打ち合わせでは機能説明をするだけではなく、ACRO様の事業戦略と、今後拡大する原料支給運用を前提に、以下を整理しながらお話しするよう意識しました。

• どこがボトルネックになるのか
• このまま拡大した場合のリスクは何か
• なぜ今、仕組み化が必要なのか

また、同じ化粧品業界の事例を具体的にお伝えできたことで、自分たちの未来像をイメージしていただけたのだと思います。

システム選定は、機能の多さだけではなく、「この会社となら一緒に前に進めそうか」で決まることが多いと感じています。その信頼をいただけたことが、ご契約につながった最大の要因だと思います。

【導入効果を受けて】

発注工数75％削減という数字を聞いたときは、営業として本当に嬉しかったです。ただ、私が一番価値を感じたのは「数字」ではありません。

• 購買担当者と出荷担当者が、同じ在庫情報を見て会話できるようになったこと
• 在庫確認のやり取りがなくなり、「出荷が伸びているが、先手は打てていますか？」という前向きな会話に変わったこと

これらは単なる効率化ではなく、組織の質が一段上がった証だと思っています。正しいタイミングで正しい決断をすれば、システムを活用することで1人1人の意識が変わり、組織全体を変えていくことができます。営業として、「入れてよかった」と思っていただける瞬間に立ち会えることが、何よりのやりがいです。

今後さらに活用範囲が広がり、経営の意思決定にもつながっていくことを、心から楽しみにしております！

株式会社ネクスタ：導入支援担当の声

【運用提案する上で心掛けたこと】

当初の計画に縛られすぎず、対話を重ねる中で見えてきた真の課題に対し、いかに柔軟に軌道修正できるかを最優先に考えました。

【導入時を振り返って】

ファブレスメーカー様にとって、外注先との情報共有は最大の肝です。外注先との情報の断絶が起きない仕組みを二人三脚で形にできたと感じています。

株式会社ACRO

ポーラ・オルビスホールディングスのグループ企業として、化粧品の製造販売および輸入販売を行う。代表的なブランドとして、精油などの植物由来成分を活かす「THREE」を展開。