【生産管理システム】生産計画の作成工数50％減！受注管理も一元化し、特急案件の即時納期回答も可能に

エーアールファクトリー有限会社

システム概要

導入の背景

受注情報が分散し、生産計画の属人化によりバタバタ生産の原因となっていた

精密特殊スクリーン印刷やパッド印刷を、一品物の試作から量産まで手掛けるエーアールファクトリー様。同社では、受注情報がFAX・メール・電話・カレンダーに分散しており、それらを集約して生産計画を立てるという手間が必要でした。製造責任者が受注情報をまとめ、頭の中で工程時間を計算しながら管理する作業は、工数の負担にくわえて属人化の課題も大きい状況でした。

この属人的な生産管理状況は、受注管理における納期管理も難しくしていました。受注担当者は製造現場に都度生産状況を確認する必要があり、生産が集中する時期は、納期直前まで余裕の有無を把握できない時もあったとのことです。

これらの課題感から、生産状況の見える化・平準化を目指し、システム導入を決められました。

スマートＦに決めた理由

必要な機能だけを選んでスモールスタートできる仕組みが決め手に

同社は、Web検索を中心に「中小企業向けの生産管理システム」に絞って情報収集を始められました。中小企業が大手企業と同じようなシステムを導入し、失敗するケースがあると見聞きしていたため、中小企業にマッチするという点を重視されたとのことです。

その情報収集の中で、SmartFを知っていただき、当社主催の生産管理システムの選び方セミナーにも参加していただきました。そこで「自社でも活用できそう」というイメージを持っていただいたことから、お打ち合わせの機会をいただきました。

SmartFを選ぶ決め手となったのは、必要なモジュールのみでスモールスタートができる点でした。初期費用・月額費用ともに抑えられるのはもちろん、最初から全機能を使う必要がなく、同社の業務課題に合った機能から段階的に導入できる点を評価いただきました。

導入効果

受注情報の一元管理で生産状況を可視化し、特急案件への即時対応を実現

【導入前】受注情報がFAXやメールなど複数媒体に分散　生産状況も見えないため納期管理が困難だった

FAX・メールなどから受けた受注情報をもとに、カレンダーアプリで納期（納品日）を管理するという運用で受注管理を行っていた。カレンダーアプリの仕様上、受注件数が多いとカレンダーの表示が埋まってしまい、全表示の手間がある上に見落としリスクもあった。受注情報を見落とすと、急ぎの計画変更が必要となっていた。

また、納品日はカレンダーで確認できても、以下は可視化できていなかったため、納期管理が難しい状況だった。

• 注文詳細（注文内容や数量など）：FAXやメールなど、さまざまな媒体に分散した受注情報を確認する必要があった
• 製造現場で判断する「生産着手日」：各工程の着手日も含めた全体の生産計画を把握しているのは製造責任者1名のみ。受注担当者は生産の混み具合を把握しづらい

このような状況から、特急案件の対応時は、製造責任者に空き状況を都度確認しないと回答できなかった。

【導入後】受注内容をシステム上で見える化し、特急案件への即時回答が可能に

FAX・メールで受けた注文内容を、SmartFの生産管理一覧に集約する運用を導入。カレンダーアプリでは可視化できなかった、生産着手日や納期も含めた受注情報・生産計画の一元管理を実現した。これにより「SmartFを見れば注文詳細や生産状況がわかる」状態となり、複数の媒体を確認する手間がなくなった。

その結果、受注情報の見落としリスクも大きく低下し、急ぎの生産調整の頻度も減りつつある。さらに特急案件がきた際も、受注担当者がSmartFの受注状況を確認してその場で回答できるようになった。現場確認を挟む必要がなくなったことで、顧客対応のスピードが向上した。

生産計画の脱属人化で、計画作成時間を年間60時間短縮

【導入前】その日の生産計画表を毎朝手作業で作成　各工程時間は経験則で計算

生産計画の作成は、製造責任者が頭の中で品番ごとの工程時間を計算しながら行っていた。具体的には、FAXやメールなど分散した受注情報を検索し、各工程を把握した後に、その日の生産分の計画表を作成する作業を毎朝約30分かけて行っていた。

【導入後】生産計画立案のシステム化で、計画立案工数を50％削減

受注情報がSmartF上に集約されたことで、生産計画立案時に必要な受注情報の参照工数が削減。さらに、生産内容に応じた生産着手日もSmartFで自動計算できるようになり、生産計画表の作成時間は約15分に半減した。1日15分の工数圧縮だとすると、年間60時間の工数削減が実現した試算となる。

負荷一覧の活用で生産調整の意思決定がスピードアップし、協力会社との連携も早期化

【導入前】現場の負荷状況が見えず、納期直前に緊急で協力会社への依頼が発生していた

生産の負荷状況を数値で把握する手段がなく、生産が集中する時期は納期が迫るまで「間に合うかどうか」を判断できない状況だった。受注数が多いと、納期直前になってから協力会社との連携が必要だと気づくこともあった。

【導入後】現場の負荷をシステム上で確認し、余裕を持った納期調整が可能に

SmartFの負荷一覧を活用することで、日毎の生産負荷をリアルタイムで確認できるようになった。「この日にどれぐらい負荷があるか」がひと目でわかるため、生産調整が必要かどうかの判断を早めに下せるようになった。

実際にSmartF導入後、負荷一覧を確認して納期調整や生産計画の最適化を行ったところ、余裕のある段階で意思決定できるようになった。

お客様の声

機能を絞ってスモールスタートし、サポートを受けながらシステムに慣れていけたお陰で、当社は3か月程でSmartFの本格稼働ができました。今回は我々にとって初めての生産管理システム導入だったので、まずは最低限の機能から早々にシステム運用をスタートしようと決めていました。

SmartF本格導入前には、従来の運用とSmartFの双方で管理する並行稼働期間を半月ほど設けました。その間にSmartFを色々触ってみて、自分たちの使いやすいやり方を模索する中で、少しずつ慣れていけました。SmartFの操作も直感的でわかりやすいため、比較的スムーズに慣れることができたと感じています。

現場でも生産一覧画面を見ることで、受注管理者と現場で「共通認識」が生まれた

SmartFを導入し、受注管理側と製造現場で「同じデータで共通認識を持てるようになった」ことが、大きな変化だったと感じています。今までは、製造現場は忙しく感じていても受注側に伝わりづらい等、認識の違いがどうしても起きやすい状況でした。今は両部門がSmartFで同じデータを見て会話でき、現場負荷を加味した生産調整なども早々にできるようになりました。

また、現場に大型モニターを設置し、SmartFの生産一覧を常時表示するようになってから、現場スタッフが「これいつやるの？」「誰がやるの？」などの確認を自発的に行うようになったのは、思わぬ変化でした。今まで現場スタッフには当日から翌日くらいまでの生産予定しか共有していなかったのですが、SmartFで先々の生産計画も見えるようになったことで、新たなコミュニケーションが生まれています。

製品マスタの整備を通し、販売単価の見直しのきっかけにも

SmartF導入にあたり、マスタ設定は少し大変でした。しかし、その過程で各製品のコスト（原価構造）が可視化されるという、経営面でのメリットがありました。

具体的には、SmartFにマスタ情報を登録する準備として、過去の日報をもとに各工程にかかる時間を数値化していきました。これにより、現在の販売単価の採算性を確認したり、新規引き合い時に適性価格で見積提示したりと、利益率改善に繋がる活動ができるようになりました。

中小印刷業も生産管理システムで生産性を向上できる

今回のSmartF導入による生産効率化を皮切りに、他の業務のシステム化も進めていきたいと考えています。例えば、まだメールやFAXで行っている協力会社との連携のシステム化などに挑戦したいです。

また、我々は従業員15名規模の印刷会社ですが、生産管理システムを導入して様々なメリットを感じることができています。しかし、同業や同規模の製造業では、まだまだシステム導入が進んでいない会社も少なくないかと思います。私たちの事例が、同業・同規模製造業のシステム検討のきっかけの一つになれば幸いです。

株式会社ネクスタ：営業担当の声

【提案時を振り返って】

初めて新井専務とお話しさせていただいた際、自社の受発注や生産管理における課題を非常に高い解像度で捉えられていたことが強く印象に残っています。

当時はベテラン責任者様の頭の中にある生産計画の「属人化」や、システムの分断による「リアルタイムな進捗の見えづらさ」に強い危機感を持たれていました。そこで、少量多品種かつ限られた人数で製造されている状況を踏まえ、一括刷新のリスクを避けた、工程管理に絞る「スモールスタート」をご提案いたしました。

新井専務の「現場が本当に使いこなせるかを見極めたい」という現場ファーストの視点が、弊社の伴走型トライアル制度がピタリと合致し、生産性向上に向けた確実な一歩を共に踏み出していただけたことは大変嬉しかったです。

【導入効果を受けて】

わずか3ヶ月での本格稼働、そして年間60時間もの計画作成時間の短縮を伺い、営業担当としてこれ以上ないほど嬉しい気持ちでいっぱいです。

特にお聞きして感動したのは、現場に大型モニターを設置したというお話です。「受注側と現場で同じデータを見て共通認識を持てるようになった」というお言葉は、単なる効率化を超えて組織が一段強くなった証拠だと思います。

さらに、マスタ整備の苦労をきっかけにコストが可視化され、販売単価の見直しや利益率改善といった経営面での大きな成果にまで繋がり「入れてよかった」と思っていただけたことは、何よりのやりがいです。新井専務がご入社直後から強い危機感を持ってDXを主導され、現場の皆様と真摯に向き合われたからこその素晴らしい成果だと思います。

今後もさらなる改善に向けて、良きパートナーとして伴走し続けたいと思います。

株式会社ネクスタ：導入支援担当の声

【運用提案する上で心掛けたこと】

「生産計画の属人化」や「受注から出荷にいたるデータの分散管理」に強い課題を感じていらっしゃったため、実際のデータを用いて、これらの情報がSmartF上でどのように可視化されるかをいち早く実感いただけるよう意識いたしました。

SmartFで表現されたデータをもとに、「これでお困りごとが解決できそうか」といった一歩踏み込んだコミュニケーションを密に取らせていただくことができました。お客様が課題と真摯に向き合ってくださったおかげで、3か月という短期間でのスムーズなシステム導入へと進めていくことができたと考えております。

【導入時を振り返って】

初めてのシステム導入ということもあり、マスタ情報を一から構築いただく点では大きなご負担をおかけしたかと存じます。しかし、日常業務でお忙しい中、無事に稼働まで進めることができましたのは、皆様の「現場の課題を解決したい」という強い想いとご協力があったからこそだと確信しております。

貴社のプロジェクトメンバー皆様の熱意に、この場を借りて改めて深く感謝申し上げます。

エーアールファクトリー有限会社

パッド・スクリーン印刷を主軸に、ホットスタンプ・転写UV印刷・インクジェット印刷など多彩な印刷工法を保有する印刷会社。一品物の試作や小ロット生産から量産まで対応し、製品の組立・品質検査まで一貫して請け負うトータルサポートが特長。