【生産管理システム】仕掛品の在庫・原価管理をシステム化！複数エクセルへの横断確認をなくし、受注別原価の見える化を実現

受託開発製造・セキュリティ機器製造会社

システム概要

導入の背景

仕掛品の在庫数を把握できず、複数ファイルの横断確認が業務の課題となっていた

同社では、制御システムの受託開発製造、宅配ロッカーやセキュリティ収納保管庫の製造など、「保管」に関わる製品を開発から製造まで一貫して手掛けられています。保管庫の製造は外部に委託し、自社では開発・設計・調達・営業を担う体制をとられています。

SmartF導入前は、受注・売上・仕入・在庫をそれぞれ別のエクセルで管理されていました。案件の進捗を把握するには複数のエクセルファイルやフォルダを横断して確認する必要があり、担当者は確認のたびに各ファイルを見回る状態でした。

さらに、部材を外注先に送った時点で在庫から払い出す処理を行っていたため、製造途中の仕掛品の在庫数を正確に把握できない状況が続いていました。月次決算での金額のずれが慢性的な課題となっており、親会社からの指摘を受けてシステム導入を決断しました。

SmartF（スマートＦ）に決めた理由

自社製品の生産管理に適した機能とエクセルに近い操作性

SmartFはインターネット検索で3社ほどを比較した中の1つでした。親会社の紹介で販売管理系の製品も候補に挙がりましたが、生産管理がメインの用途であったため対象外となりました。システム導入後担当者様は前職で他社の生産管理システムを導入された経験があり、その経験からもSmartFを評価いただいたとのことです。

SmartFを選んだ決め手は、エクセルに近い操作画面でデータ入力やCSV出力などの拡張性が高い点でした。マスタ登録画面を見た際に「細かい情報まで登録できそう」と感じ、自社の業務フローに合うと判断しました。初期費用・月額費用が抑えられ、必要な機能だけでスモールスタートできる点も、中小企業にとって導入しやすいポイントとなりました。同社が早々にシステム導入したいというお考えもあり、検討開始から約2ヶ月で導入を決定されています。

導入効果

受注単位での仕掛品在庫・原価のリアルタイム把握を実現

【導入前】エクセルでは仕掛品の在庫数を正確に把握できず、月次決算の金額に実態との乖離が生じていた

同社では製品の製造を外部に委託しており、部材を外注先に送った時点でエクセルの在庫から払い出す処理を行っていた。このため、外注先での製造途中にある仕掛品の在庫数を正確に把握できない状態が続いていた。仕掛品の在庫数を正確に把握する手段がなく、月次決算での金額のずれが慢性的な課題となっていた。

【導入後】受注単位の仕掛品在庫・原価をリアルタイムに確認できるようになった

SmartFにて、製品が出荷されるまでの間、受注（プロジェクト）に紐づく形で仕掛品の在庫数とその時点の原価が継続的に管理される仕組みを導入。仕掛品の在庫数が把握できるようになったことで、外注依頼の状態も確認できるようになった。

さらに、以前は小口購入でプロジェクトの原価に乗ってこなかった細かい部材費も、SmartFを通じた購買管理によってプロジェクトに紐づけて記録できるようになった。月次決算における仕掛品金額の乖離を解消する基盤が整い、決算精度の向上が見込まれている。

複数のエクセルに分散していた購買・在庫・原価情報をSmartFで一元管理

【導入前】案件の進捗把握のために、受注・仕入・在庫の各エクセルを横断して見る必要があった

SmartF導入前は、営業担当が受注・売上をエクセル管理、製造・購買担当が仕入・在庫のエクセル管理と、担当者ごとに別々のファイルで管理していた。そのため、案件の進捗を把握するには複数のエクセルファイルやフォルダを横断して確認する必要があった。品番の管理が統一されておらず、案件ごとの情報を追うのに手間がかかっていた。過去のリピート品の原価推移を確認する場合も、過去のエクセルファイルを個別に見に行かなければならない状態だった。経営層が全体の在庫状況や仕掛品の状況を確認したい場合も、担当者が複数のエクセルを組み合わせて資料を別途作成する必要があった。

【導入後】受注・購買・在庫・原価のすべての情報をSmartFの一画面で確認できるようになった

SmartFを導入したことで、受注情報に紐づく形で購買・在庫・原価情報の一元管理が実現。案件ごとの原価内訳や在庫状況は、SmartFの生産指示一覧表や在庫一覧から確認できるようになった。これにより、複数のエクセルを横断して見回る作業が不要になり、情報確認の手間が大きく軽減されている。リピート品については、システム上の登録データから注文書をボタン一つで自動作成できるようになり、入力作業の効率化も図られている。データが蓄積されるにつれ、リピート品ごとの原価推移や利益変化も一元的に把握できるようになる見込みである。

お客様の声

SmartFを導入し、マスタをきちんと統一・登録するという意識がついて良かったと感じています。エクセルはどんなデータでも自由に入力できる分、表記のばらつきが起きやすいものです。今回のシステム移行を機にデータ整理・統一までできたことは、導入を通じた嬉しい副産物でした。

今後はSmartF一本化でエクセルからの完全脱却を目指す

現在はSmartFとエクセルを並行して運用しながら、在庫数量・単価の整合性を確認している段階です。今年中にはエクセルの管理から脱却して、すべてSmartFで完結できるようにしていきたいと考えています。

データが蓄積されていけば、リピート品の案件ごとの原価推移や利益の変化がSmartFで把握できるようになります。そこから営業活動での販売単価判断にも活かせると期待しています。また、CSVで工数管理システムとの連携も現在構築中です。月ごとの工数データをSmartFへ取り込む運用が軌道に乗れば、工数を含めた原価管理が出来るようになり、原価管理の精度はさらに高まると見込んでいます。

操作で分からないことがあった際はSmartFのWebマニュアルを参照しており、今後はAIチャットボット機能も積極的に活用していきたいと思っています。引き続き宜しくお願い致します。

株式会社ネクスタ：営業担当の声

【提案時を振り返って】 

ご検討当初、お客様はエクセル管理において、まだ引き当てられていないフリー在庫と、受注に紐づいた仕掛品の管理が曖昧になっていることに強い課題を感じておられました。一方で、システム化にあたっては「受注案件の原価を把握するために、部品一つ一つに原価を入力していく作業が膨大になるのではないか」というご不安を抱かれていました。

そこで、SmartFの「エクセルに近い高い自由度」を活かし、マスターの項目を柔軟に変更しながら、受注ナンバーに紐づけて購買・在庫・原価を一元管理する運用をご提案しました。また、コスト面や運用負荷に対する懸念に対しても、いきなり全機能を網羅するのではなく、機能を絞ったスモールスタートをご提示しました。これがご安心に繋がり、目標スケジュールに向けた早期ご決断の決め手になったと感じております。

【導入効果を受けて】 

本稼働後、最大の課題であった「受注単位での仕掛品在庫と原価のリアルタイム把握」が実現し、月次決算における金額の乖離解消に貢献できていることを大変嬉しく思います。

また、システム移行を機に、マスタデータの整理や統一といった社内の意識改革まで進んだことは、お客様の熱意の賜物です。

現在もエクセルとの並行運用で慎重に確認を進められていますが、この「無理のない段階的な移行」こそが現場定着の鍵です。これからシステム導入を検討される皆様にも、最初から完璧な運用やエクセルからの完全脱却を目指すのではなく、現場の抵抗感を和らげながら小さく始め、着実にシステムを育てていく「スモールスタート」を強くお勧めいたします。