【生産管理システム】計量器連携などでアナログ作業を減らし年間450時間の工数削減！将来在庫の自動計算やCSV取込など、人的ミスをなくす仕組みも活用

化粧品製造会社

システム概要

導入の背景

自社製造の開始を機に、製造現場に特化したシステムが必要に

ヘアケアを中心とした化粧品の製造メーカーである同社では、数年前までファブレスにて製造を行われていました。そこから、より柔軟な生産体制やコストコントロールを実現するために、自社製造を開始されました。この生産体制の変化が、生産管理システムの検討を始めるきっかけになりました。

販売管理システムでの原料管理の限界

ファブレス生産のみだった頃は、原料管理が不要だったため、50点程度の資材在庫のみを販売管理ソフトにて管理していました。しかし、自社製造が始まると、数100種類の原料管理が必要となり、生産現場向けに設計されていない販売管理ソフトでは対応が難しい状況になりました。

販売管理ソフトでは、受注・発注の情報を一元管理していたので、将来の合計注文分に対し原料が足りるかどうかは、システム上で確認ができました。しかし、「1週間後」のように任意の日付時点での将来在庫までは見られず、生産調整時には各原料の発注残を1点ずつ調べる必要がありました。

同社の製品は、1品目につき20～30種類の原料を扱うため、それらを1点ずつ個別に調べる作業は非常に手間でした。また、人の手で行う確認作業には、工数圧迫や人的ミスのリスクもありました。

新工場増設も控え、本格的にシステム検討を開始

原料管理に課題感がある中、同社は今後も自社製造の割合を増やす方針、かつ新工場増設の計画もありました。この状況を受け、現場責任者の方は、製造現場に合うシステムで業務効率化を進める必要があると判断されました。そして、社内稟議を上げ、生産管理システムの検討を始められました。

スマートＦに決めた理由

最も低コストで導入しやすい生産管理システムだった

同社で生産管理システムを検討するにあたり、まずはWeb検索や展示会にて情報収集を始められました。SmartFを知っていただいたきっかけは、医薬品・化粧品業界特化の展示会「インターフェックス」にて、当社ブースに足を運んで頂いたことです。ブースでの面談後に個別打ち合わせも行い、複数社で比較検討いただきました。

SmartFに決めていただいた決め手は、最も低コストに導入できる点でした。個社向けにフルカスタマイズできるシステムも検討されたものの、数千万円の費用が必要な状況でした。企業として、まずはコストを抑えて低リスクに導入する方針を取られました。

導入効果　

原料在庫や発注残を手書きで管理する作業がゼロに

【導入前】原料の納期把握のために発注伝票を1枚ずつ確認　人的ミスをなくすことが難しかった

販売管理ソフトで発注原料の総量は確認できるものの、納期管理は担当者が別途行う必要があり、各製造に間に合うかどうかを都度確認していた。

具体的には、注文が入るたびに原料1件1件について過不足を確認していた。生産調整の際は、原料の発注書を見返しながら確認する必要があった。この所要量に対する納期確認作業は、毎週3〜4時間程かかっていた。

また、リードタイムが不安定な原料は、担当者の記憶に基づき注視していた。属人的な管理のため確認漏れをゼロにすることが難しく、原料ピッキング時に原料不足に気づくことが年数回程度あった。

【導入後】原料の発注残と納期を紐づけて管理できるようになり、納期管理の工数を年間約170時間削減

原料在庫管理をSmartFで行い、任意の日付時点での現在庫数や発注残、納入予定日をいつでも確認できるようになった。未来日付の時点での将来在庫は、システム上で受注数と現在庫数をもとに自動計算される。このため、発注伝票を見返す手間はゼロになった。また、この原料管理の脱属人化で、年間約170時間の管理工数を削減できた。

秤量指示書の作成をシステム化し、製品ロット付与の手間も削減

【導入前】エクセルで秤量指示書を1点ずつ作成　指示書・システムへのロット付与で二重作業が発生

秤量指示書は、エクセルの雛形から1点ずつ手作業で作成していた。さらに、秤量指示書には、製品ロットを付与する作業も必要だった。

秤量指示書に記載した製品ロットは、販売管理ソフトにも反映していたため、ロット付与の作業が二重に発生していた。この作業を週に1回、翌週分をまとめて行っており、約3時間かかっていた。また、ロット付与漏れなどの人的ミスの課題もあった。

【導入後】SmartF上での秤量指示書作成・ロット付与で、年間96時間の工数削減

SmartFの生産指示データに製品ロットを設定し、そこから秤量指示書を発行する運用に変更。エクセル手入力で指示書を作る手間がなくなった。SmartF上に製品ロットを登録すれば、秤量指示書・システム双方に反映できるようになり、ロット付与の二重作業もなくなった。

この作業効率化により、秤量指示書の作成とロット付与の手間は3分の1に。年間96時間の工数削減を実現した。

計量器連携にて原料在庫をリアルタイム管理　品質管理体制も強化

【導入前】秤量数は計量器で目視確認・手書き記録　引当分の在庫更新のためシステムへの手入力も必要だった

原料の秤量時は、計量器で量った数量を目視確認し、手書きで記録していた。あくまで目視や手作業による管理だったため、情報の正確性を担保することが難しかった。

また、秤量後の原料数量は、製造後に販売管理ソフトで手入力していた。この作業を毎週、2〜3時間かけて行っていた。手入力の手間がかかるだけでなく、最新の原料在庫がシステムに反映されるまで、タイムラグがあるという課題もあった。

【導入後】秤量連携機能で計量数値をSmartFに自動反映　リアルタイム在庫管理で年間120時間の手入力工数を削減

デジタル計量器とSmartFを秤量連携し、量った数値をSmartFに自動反映・ラベル印刷できる仕組みを導入。秤量ラベルを秤量指示書に貼付することで、正確な記録を残せるようになった。この品質管理体制の強化は、作業者のミスを防げるだけでなく、正確な秤量の証左を残すことによる品質管理体制の強化にも繋がった。

また、秤量後はすぐにSmartFの在庫数から引き落とされるため、リアルタイムの在庫管理も実現。秤量後の在庫数を手作業で修正する手間がなくなり、年間120時間の工数削減となった。

共通原料・資材の切り替えに伴う事務作業が、マスタ情報の修正だけで完結

【導入前】共通原料・資材の切替時は、エクセルの指示書フォーマットや販売管理ソフトデータを1点ずつ手作業で修正

共通原料や資材の切り替えを行う際、指示書類のエクセルフォーマットや販売管理ソフトのマスタを全て手作業で修正しなければならなかった。多いときでは、約20品目の製品で共通使用している原料や資材のデータを更新しなければならない。

このような大掛かりな原料や資材の切り替えは、年に1回程度発生。全てのデータ修正まで、1日以上かかる作業だった。

【導入後】エクセル・販売管理ソフトでのマスタ管理をSmartFに集約　1日かかっていたマスタデータ更新は30分に

販売管理ソフトでの生産データ管理をSmartFに置き換え、エクセルで管理していた指示書類もSmartFから発行する運用に。共通の原料や資材を切り替える際は、SmartFのマスタ情報さえ更新すればOKになった。今まで1日以上かかっていた事務作業は、30分程度で終わるようになった。

生産伝票の手入力作業がCSV取り込みで完結

【導入前】生産伝票を販売管理ソフトに1件ずつ手入力

お客様から生産伝票が入るたびに、販売管理ソフトに生産情報を1件ずつ手入力していた。特に最近は、売上増加に伴い受注件数が増え、入力作業だけで1回1〜2時間はかかっていた。

【導入後】受注データをCSV取り込みし、自動で生産伝票を発行　年間60時間の工数削減

SmartFでは、お客様からの受注データのCSV取り込みで完結できるよう設定。受注件数に関わらず、受注登録が15分程度で終わるようになり、年間60時間の工数削減に成功した。これにより、今後さらに売上が増加しても、受注登録の手間が増えない体制にできた。

お客様の声

SmartFを導入し、あらゆる管理工数を減らすことができました。煩雑なアナログ作業や調整業務が多かった者にとっては、心理的な負担も減ったように思います。

目視確認や手入力といったアナログ作業は、人間がやる以上、慣れや思い込みによるミスは起こり得ます。原料の秤量を例に挙げると、計測ミスに気をつけていても、エラーをゼロにすることは困難です。改めて、SmartFと計量器の秤量連携で、作業員が安心して作業できる環境が構築できて良かったと思います。

SmartFは導入後も、頻繁に機能アップデートがあり、作業性が向上する機能が増えて助かっています。当社も今後、工場増設で生産規模が大きくなっていきますので、より生産管理を効率化すべく新機能も積極的に活用していきたいです。SmartFのさらなるアップデートにも期待しています。

株式会社ネクスタ：営業担当の声

初回のご提案時から、費用対効果の高さには確信を持っておりました。

お客様へのヒアリングで特に印象深かったのは、業務管理の徹底ぶりです。作業ミスや発注漏れが少なく、「システム導入は不要かもしれない」と感じる場面もあるほどでした。

しかし同時に、その徹底した管理体制に対するお悩みもお聞かせいただきました。目視確認・指示書作成・データ入力などの工数や属人化のため、全員が同品質の作業をすることが難しいという課題感をお持ちでした。

お客様には「低コストでの運用実現」と「トライアル後に継続・解約の判断ができる」という価値をご評価いただき、導入へとつながったと考えております。このたびSmartFが本稼働を迎えたことを、私自身大変嬉しく思います。

今後も継続的な機能アップデートを通じて、お客様の業務効率化と標準化をさらに推進できるよう、サポートしてまいります。

株式会社ネクスタ：導入支援担当の声

【運用提案する上で心掛けたこと】

お客様の現在の業務フローとSmartFの運用に乖離が生まれないように、FIT＆GAP分析を行い、業務にFITする運用のご提案を心掛けました。

【導入時を振り返って】

製造現場の肝となる製造指示書は入念に担当者様と確認を重ね、現場にFITするレイアウトで作成しました。

担当者様が積極的にSmartFの仕様・機能をキャッチアップしてくださったことで、導入支援をスムーズに進行できました。