【発注EDI】発注業務のペーパーレス化・効率化で年間1210時間の工数削減！メール中心のサプライヤー対応をシステム化し属人化・ヒューマンエラーも解消

新生電子株式会社様

システム概要

導入の背景

受注数増加に伴い発注業務の負荷も増え、システム化による効率化が必要になった

自動車部品、医療機器や産業機器の電子部品組み立て製造をはじめ、幅広い業界向けに回路・基板の企画開発設計まで手掛ける新生電子株式会社様。新規顧客や既存顧客からの新機種案件が増えるにつれ、発注の工数も増加しているという課題をお持ちでした。現在の発注担当の人数で対応していくためには作業効率化が急務となり、発注EDIシステムの検討を始められました。

また、従来の発注方法では、電子帳簿保存法に対応するための作業も多く、その点においてもペーパーレスで発注できる発注EDIが必要だとご判断されました。

スマートＦに決めた理由

低コストかつ自社が使いやすい画面カスタマイズが可能、基幹システムとも連携できた

ネット検索や展示会で発注EDIの情報収集を始め、最終的に4〜5社で比較検討をされました。検討当初はクラウド型とオンプレミス型をどちらも見られていましたが、オンプレミス型の高額なシステムは検討が難しいと判断し、クラウド型システムを中心に検討したとのことです。

その中でもスマートＦは、基幹システムとの連携や、140社以上のサプライヤー登録を考慮したうえでも総合的に低価格でした。また、他社システムでは不要な項目も表示されてしまうことがある中、スマートＦは表示項目の柔軟なカスタマイズが可能でした。自社だけでなく、サプライヤー側も使いやすいシステムとなると感じ、導入を決めていただきました。

導入効果　

発注EDI機能により注文書印刷や再PDF化の手間がゼロに

【導入前】発注時は、注文書印刷・押印・PDF化・メール送信といった手間が必要だった

以前の発注方法は、基幹システムから注文書を印刷したあと、上長承認の印鑑を押印したあとにPDFスキャンし、サプライヤー宛にメール添付して送信する流れだった。1社1社メールを送るのは工数負荷がかかるだけでなく、送り先に間違いがないか確認する手間や心理的負担もあった（部材の発注点数としては、月平均1100点）。

【導入後】発注業務のシステム化で年間1210時間の工数削減、メール送信ミスのリスクもなくなった

スマートＦの発注EDI機能を、同社とサプライヤーに導入。基幹システムで作成した発注データをスマートＦにCSV連携し、発注業務がスマートＦで完結できるようになった。これにより、1社ずつ注文書データをメール送信していた作業は、複数サプライヤー宛に1クリックで発注できるようになった。

上記のシステム化により、注文書発行からメール送付までの作業について、従来は1明細あたり6分かかっていたが、EDI運用で1明細あたり0.5分（30秒）となり、大幅な作業短縮が実現。年間1210時間の工数削減に繋がった。また、登録されたサプライヤー宛にミスなく発注できるようになり、送信間違いのリスクもなくなった。

電子帳簿保存法のためにPDFデータを都度保存していた手間がゼロに

【導入前】発行した注文書のPDFデータを手作業で保存していた

電子帳簿保存法に対応するため、サプライヤーに送付した注文書のPDFスキャンデータは、社内共有フォルダに保存していた。そのため、発注のたびに顧客ごとのフォルダに手作業で保存する手間が発生していた。

【導入後】発注EDI上に注文書データを自動的に電子保管

スマートＦの発注EDI導入後は、送信した発注データがシステム上に自動保存されるようになり、電子帳簿保存法のためにわざわざデータ保存する手間がなくなった。

発注業務のペーパーレス化で印刷コストがゼロに

【導入前】発注のたびに注文書を紙に印刷していた

サプライヤーに注文書を送る前に上長承認の押印が必要となるため、基幹システムから発行した注文書データを都度印刷していた。購買部門の発注担当者11名は、製品機種ごとに発注業務を分担しているため、同じサプライヤーに同じ部品の注文書を別々に送るような場面もあり、注文書の印刷枚数が増えやすい状況だった。

【導入後】発注業務のペーパーレス化で印刷の手間とコストを大幅削減

発注ごとの上長承認もスマートＦ上で可能になり、サプライヤーとの発注やり取りも発注EDIで完結するようになった。これにより、EDI導入済みのサプライヤーに対しては、注文書を印刷する必要が一切なくなり、発注業務に関わる印刷コストを大幅に削減できた。また、サプライヤーも注文書をバラバラに受け取ることがなくなり、注文データを発注EDI上でまとめて管理できるようになった。

サプライヤーとの個別対応が発注担当者全体で見える化

【導入前】サプライヤーとの個別対応内容は、担当者しか把握できない状態

全11名の各発注担当者がサプライヤーと個別で発注やり取りを行うため、納期短縮や納品先変更といった例外対応については担当者しか把握できない属人的な状況だった。このため、担当者不在時に対応が難しい場面が時折あった。

【導入後】発注EDI上で個別対応内容を簡単に共有

現在は、スマートＦの発注EDIの「連絡事項」欄に個別対応の内容を書き残すことで、購買グループ全体で共有できるようになった。担当者が不在のタイミングでも、ほか担当者が発注内容を把握・対応でき、業務の属人化を解消できた。

納期回答管理のシステム化でより最新の納期確認が可能に

【導入前】サプライヤーの納期確認は月1～2回のメール連絡

サプライヤーへの納期回答フォローを、月1〜2回ほどメールで行っていた。具体的には、基幹システムから注残リストをエクセル出力し、そのデータを各サプライヤーへメール送付し、回答納期の入力を依頼していた。サプライヤーから回答納期記入済みのエクセルデータが返ってきたら、基幹システムへ再度取り込み、データ反映していた。

【導入後】納期回答を発注EDI上で完結し、メールやりとりの手間がゼロに

サプライヤーの納期回答は発注EDI上で行えるようになり、メールでのやりとりが不要になった。納期回答フォローの工数が削減したぶん、基幹システムへの回答納期反映の頻度を週1回に増やすことで、より最新の回答納期をシステム上で確認できる体制にできた。

お客様の声

注文書を印刷後に再度PDFスキャンするなど、発注業務に関わる業務作業を削減できて助かりました。印刷物の削減効果も大きかったと感じています。

初めは慣れないマスタ設定などに苦労しましたが、表示項目数を絞るなどのカスタマイズでシンプルな運用が実現できました。複数の発注担当者と各サプライヤーが管理しやすくなるよう、柔軟に対応していただけて助かりました。今後もさらなるアップデートで、スマートＦがより使いやすくなっていくことに期待しています。

株式会社ネクスタ：営業担当の声

今後もスマートＦの様々な機能で、新生電子様の課題解決と業務効率化にお役立ちができるよう、全力でサポートさせていただきます。

株式会社ネクスタ：導入支援担当の声