【発注管理システム】発注・承認のシステム化で年間800時間の工数削減！ペーパーレス・ハンコレス、エクセル手入力なしの発注フローに

航空宇宙産業会社様

システム概要

導入の背景

量産体制となる前に、紙・エクセル・ハンコによる管理を脱却したかった

航空宇宙開発企業である同社では、以下2つの課題感からシステム導入の検討を始められました。

1. 紙・エクセル・ハンコによる管理体制の脱却
2. 調達データの蓄積・分析によるコストダウン実現

同社では、生産に関する情報の管理を紙・エクセルで行っていました。また、月間約200件の部品調達には社内承認と捺印が都度必要で、発注者・承認者の双方に負担がありました。さらに、紙やエクセルではコスト分析用のデータ蓄積が難しく、コストダウン戦略を立てづらいという課題もあったとのことです。

上記の状況を受け、生産数量が少ない開発フェーズのうちに、システム導入の推進を始められました。今のアナログな業務で管理が回らなくなる前に、体制を整え始めたいという思いをお持ちでした。

スマートＦに決めた理由

必要な機能が揃っており、スモールスタートで導入しやすかった

同社のシステム検討にあたっては、Web検索や展示会、システムベンダーからの紹介などで情報収集をされました。SmartFを知って頂いたきっかけは、Web検索です。当社HP上に掲載していた展示会の出展情報を見ていただき、その後展示会ブースにもお越しくださいました。

情報収集の後は、以下の機能があることを条件に、コストパフォーマンスが最もよいシステムを検討されました。

• 在庫管理～生産管理が可能
• BOM連携可能
• 承認フロー機能あり

特に、承認フロー機能があるシステムは限られており、最終的には3社での比較検討となりました。その中でもSmartFに決めていただいた理由は、以下2点とのことです。

1. 「スモールスタート」ができる
2. はじめに取り組みたい在庫管理の機能が使いやすそうだと感じた

一番の決め手は、SmartFの特徴の一つである「スモールスタート」で、機能数を抑え小さく導入できる点でした。また、最初に導入予定だった在庫管理機能が、同社に合いそうだと感じていただきました。営業担当が自信を持って提案する姿勢も、安心感に繋がったとのことでした。

導入効果

紙・エクセル中心の発注業務をシステム化し、工数を1／3に圧縮

【導入前】エクセルでの発注書作成や上長承認が必要、年間1200時間の工数が発生していた

従来、同社の発注業務は以下の流れで行っており、発注1件につき30分ほどかかっていた。

1. 依頼元が調達部門へ発注依頼
2. 発注書類を作成
3. 上長へ申請理由の説明・承認依頼
4. 上長承認・捺印
5. 仕入先へ発注書送付
6. 捺印後の発注書類一式をPDFスキャンし、紙とデータで保管

調達部門では、上記の発注処理を1日10件ほど行っており、月間およそ200件の発注手配が必要。年間に換算すると、1200時間を発注業務に割かなければならない状況だった。

また、部品を一式発注しており、部品単位で管理していなかった。そのため、部品単位のコスト管理も難しかった。

【導入後】一連の発注業務がSmartF上で完結し、年間800時間の工数を削減

SmartF導入後は、発注データ作成・上長承認・発注書発行まですべてシステム上で完結するフローを実現。1件につき30分かかっていた発注業務は10分で終わるようになり、年間800時間の工数削減となった。

また、一式発注から、部品単位の発注も可能に。部品単位で納期やコストを管理ができるようになり、発注管理の精度も向上した。

発注承認フローのシステム化で、紙・ハンコ・対面での承認依頼が不要に

【導入前】発注承認依頼の際、申請理由を対面で説明し、承認・捺印をもらう必要があった

従来の発注では、以下2点の書類を作成・印刷し、対面で申請理由を説明したうえで捺印をもらうフローだった。さらに、捺印済みの書類はPDFで保管する必要があった。

• 発注書（エクセル作成）
• 決裁書（上長承認の証跡を残すため）

発注者は、申請のために承認者の予定を日々確認、調整しなければならなかった。金額によっては、発注申請・承認が上長→役員→社長と多段になることもあり、承認まで時間がかかることも度々あった。また、社長や役員の限られた時間で効率よく申請するため、発注担当者間で依頼の優先度を相談するケースもあった。

承認者である上長も、承認のためにオフィスへ行かねればならない時もあり、双方の業務効率に影響を与えていた。

【導入後】承認フロー機能で発注申請がペーパーレス・ハンコレスに

SmartFの承認フロー機能で、発注申請・承認をシステム化。以下の運用により、発注の申請・承認のスピードが向上した。

• 発注者：システム上で発注申請（申請理由も記載）
• 承認者：申請理由をシステム上で確認し、承認ボタン押下

この承認フロー機能で、発注者は申請のためのタイムマネジメントをする手間がなくなった。上長も、承認のために事務所に滞在する必要がなくなり、双方の負荷が軽減した。

また、上長承認の証跡もシステムで残せるようになったことで、別途作成していた決裁書も不要になった。発注工数の削減だけでなく、ペーパーレス・ハンコレスによる業務効率化の効果も得られた。

ハンディーターミナル導入で入荷検品の人的ミス・工数削減

【導入前】一式発注の内訳を図面等の資料で確認しながら入荷検品後、エクセルに手入力

以前は部品を一式発注していたため、入荷品の内訳は別途資料などから確認する必要があった。従来の入荷検品は、以下の流れで行っていた。

• 入荷物に過不足がないか、図面等の資料などのリストから目視確認（一式注文のため、検収データなどは「一式」となっていた）
• 入荷データをエクセルに手入力
• 受領伝票を作成・発行

資料を見ながら1点ずつ入荷検品する作業は煩雑で、入荷点数が多い拠点では人的ミスをゼロにすることが難しかった。

また、入荷データをエクセルに手入力するタイミングは担当者ごとに異なり、多忙なタイミングでは反映が遅れる時もあった。そのため、本当に入荷しているかを着荷担当者に確認することが時折あった。

【導入後】ハンディーターミナルによるリアルタイム入荷処理で、エクセル手入力が不要に

SmartFと連動するハンディーターミナルによる入荷検品を導入。入荷検品作業は以下の通り、QRコードを用いる運用となった。

• 発注データをもとにQRコード付き入荷予定表を発行
• 入荷品リストをもとに検品し、ハンディーターミナルでQRコードをスキャン
• 入荷処理後、データはSmartFへ即時反映
• 自動発行されるQRコード付きラベルを入荷品に貼付

ハンディーターミナルで入荷処理を行うと、入荷情報がSmartFのデータベースへ即時反映される。これにより、入荷情報をエクセルで手入力する手間がなくなったうえに、タイムラグのない入荷実績管理が可能となった。

また、受領伝票もSmartFから出力できるようになり、伝票作成時間も不要となった。

お客様の声

お陰様で、生産管理のシステム化を目指す上での第一歩である「発注業務のシステム化」を実現できました。初めは、自由度の高いエクセルからシステム移行することに不安もありましたが、思っていたよりもスムーズに慣れることができたように感じます。ハンディーターミナルの扱いも、1ヶ月ほどで慣れることができました。

現時点で特にメリットを感じているのは、承認を含めた発注業務を1つのシステムで完結できた点です。承認の手間を削減できたのはもちろん、承認の証跡をシステム上に残せるようになったことで、監査対策にもなっています。以前までの監査では、書類を収めているバインダーから情報を見ていただく必要がありました。しかし現在は、SmartFの画面を見せるだけで良いので、書類を保管・管理していく将来的な工数も削減できました。

次のシステム化のステップとしては、在庫の見える化とBOMデータ連携を推進し、将来在庫の自動計算や発注自動計画を実現したいと考えています。量産フェーズになれば、計画生産やトレーサビリティ強化なども必要になってくるかと思います。改めて、生産全体のシステム化を実現するまで、引き続き宜しくお願い致します。

株式会社ネクスタ：導入支援担当の声

【運用提案する上で心掛けたこと】

SmartFの新機能である、多段階の発注承認機能のご提案でした。皆様のご希望通りの機能になるよう、擦り合わせを行いました。また、可能な限り実運用でスムーズに処理が行えるよう、画面のUIや帳票の各種設定を調整いたしました。

【導入時を振り返って】
SmartFを積極的に触っていただき、具体的なご要望も沢山いただいたことで、着実にプロジェクトを進めることができました。課題解決に向けご尽力いただけたことに感謝しております。また、当インタビュー記事で効果を実感いただけていることが知れて非常に嬉しく思っています。

次のステップとして、生産管理もSmartFで行うプロジェクトも始まります。より効果をご実感いただけるよう、引き続きサポートいたします。